Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Уничтожение документов

Уничтожение документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Архив любой организации рано или поздно доходит до крайней точки наполненности, когда руководством компании принимается решение об уничтожении архивных документов.Уничтожение документов возможно только в случае истечения сроков их хранения, установленных нормативными документами для определения сроков хранения документов (Перечнями), при условии упорядочения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения требует юридически грамотного оформления в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Особенно это касается документов, содержащих конфиденциальную информацию. В этой статье мы расскажем ,как правильно провести процедуру уничтожения документов.

Способы уничтожения документов


Уничтожение архивных документов возможно при помощи шредера и промышленного пресса (измельчение, гидрообработка и прессование). Данный способ уничтожения применяется для бумажных документов (архивные и бухгалтерские документы, журналы, книги, рекламные материалы и т.д.).

Сжигание используется для всех видов документов. Термическая обработка в высокотемпературной печи позволяет уничтожить, помимо бумаги, пластик и даже магнитную ленту. Сжигание подходит для уничтожения конфиденциальных документов.

Выездное уничтожение предполагает выезд к заказчику и утилизацию документов прямо на месте.

Уничтожение секретных документов


У многих государственных (министерств, силовых ведомств и др.) и некоторых коммерческих организаций существует вид документации, который содержит информацию особой значимости. В данном случае такого рода сведения подлежат уничтожению как секретные документы. К их уничтожению предъявляются высокие требования, которые бы обеспечивали безопасность и конфиденциальность процедуры.

Как закон регламентируют уничтожение секретных документов?

Хранение и уничтожение конфиденциальных документов государственной важности определяются положениями нормативно-правовых актов:

  • Закон РФ N 5485-1 «О государственной тайне» от 21.07.1993 г.
  • Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
  • Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Уничтожение секретных документов проводится в безопасной зоне, которая исключает доступ посторонних лиц.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов

После проведения экспертизы ценности документов и выделения дел с истекшим сроком хранения комиссии в составе не менее трех человек принимает решение об уничтожение дел. Члены экспертной комиссии утверждают каталожный перечень и рассматривают каждый документ на основании его значимости. В соответствии с этим принимается решение о его ликвидации, при этом дела, выделенные к уничтожению, формируются в отдельный блок, который необходимо опечатать.

Перед уничтожением документы распечатываются и проверяются на предмет соответствия перечню. Необходимо внимательно проверить номера, количество страниц и приложений, дополнительные рисунки, схемы и вклейки.

После того как уничтожение было завершено, нужно составить акт уничтожения секретных документов на отдельном листе бумаги (1 экземпляр) для подшивки в папки строгой отчетности или нужно сделать запись в книге учета.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru