Внедрение электронного архива на предприятии

С момента изобретения компьютера мир изменился до неузнаваемости. Если до этого офис оснащался печатной машинкой и калькулятором, то в наши дни без офисной техники не обходится ни одна фирма, ни одно производство. Документы создаются и передаются на расстояние в электронном виде. Это удобно как для работы, так и для поиска информации. Однако, если не систематизировать электронный архив, то можно утонуть в хаосе информации.

Преимущества хранения документации в электронном виде

Согласно законодательству субъекты хозяйствования обязаны обеспечить сохранность оригинальных документов в течение регламентированного законом времени. Для решения этой задачи организовываются бумажные архивы: выделяются специально оборудованные помещения, обеспечивается оптимальный режим хранения, обучается персонал. Но найти документ, созданный несколько десятков лет назад, не так легко. И занимает такая процедура немало времени. Куда проще при наличии электронного архива, обладающего следующими преимуществами:

• высоким уровнем конфиденциальности, что обеспечивается разграничением доступа;

• удобным и быстрым поиском информации, что повышает эффективность работы на местах;

• не занимает много места, что даёт возможность освободить часть помещений для более перспективных целей;

• возможностью работать удаленно над одним документом сразу нескольким специалистам, база данных может храниться на виртуальном сервере;

• предотвращает безвозвратную утерю информации, что в случае с бумажными документами невозможно (пожар, наводнение);

• защитой от потери данных, что осуществляется беспрерывным резервным копированием.

Электронный вид архива предприятия и его возможности

Под электронным архивом подразумевают систематизированное хранение документов в цифровом формате, гарантирующее сохранность информации, быстрый доступ и удобство работы. Это специальная программа, обеспечивающая автоматизацию процесса управления архивными данными согласно требованиям законодательства и особенностям работы компании.

Функциональные возможности электронного архива:

• прием на хранение документации как из других компьютерных программ, так и посредством сканирования архивных фондов;

• комплектование архивных дел;

• управление документацией;

• выставление опций, позволяющих автоматически удалять неактуальную информацию;

• удобный и быстрый поиск по полям и фрагментам текста;

• отслеживание процесса работы с документами;

• предоставление доступа к архивной документации.

Преобразование бумажного архива в электронный

Для начала содержащиеся в архиве предприятия документы анализируют на предмет актуальности, то есть проводят экспертизу ценности, в результате которой отбирают бумаги, подлежащие уничтожению. Оставшиеся архивные материалы систематизируют и подготавливают к оцифровке.

Затем приступают к процессу сканирования архива. Для получения качественных копий лучше использовать профессиональные сканеры, обладающие большой скоростью работы и высоким разрешением. В случае необходимости такое оборудование можно быстро перенастроить.

Полученный в результате оцифровки материал сверяют с оригиналами и проверяют на наличие повторов, ошибок и неточностей. Выявленные недочеты исправляют, используя при этом соответствующее программное обеспечение.

Цифровые копии документов индексируют и систематизируют, составляя впоследствии каталоги. Полученный массив данных интегрируют в существующую информационную базу предприятия.

Электронный архив документов создают один раз, совмещая его с информационной системой предприятия. С течением времени он пополняется документами с ЭДО и сканированными копиями. Документы с истекшим сроком хранения автоматически удаляются программой.

Услуги по хранению архивной документации предоставляются в течении некоторого промежутка времени. Для этого заключают договор с компанией, оказывающей архивные услуги на срок не менее 1 года. После чего документацию, подлежащую хранению, транспортируют, подвергают архивной обработке и помещают в архивохранилище. При этом все бумажные носители сканируют и вносят в базу данных с указанием их места размещения, что упрощает поиск и работу с документацией в архивохранилище.

Если создание электронного архива — это одноразовая услуга, то хранение архивной документации – это услуга, оказываемая на абонентской основе в течение определенного календарного срока.