Прочитать позже Отправить по e-mail
С момента изобретения компьютера мир изменился до неузнаваемости. Если до этого офис оснащался печатной машинкой и калькулятором, то в наши дни без офисной техники не обходится ни одна фирма, ни одно производство. Документы создаются и передаются на расстояние в электронном виде. Это удобно как для работы, так и для поиска информации. Однако, если не систематизировать электронный архив, то можно утонуть в хаосе информации.
Согласно законодательству субъекты хозяйствования обязаны обеспечить сохранность оригинальных документов в течение регламентированного законом времени. Для решения этой задачи организовываются бумажные архивы: выделяются специально оборудованные помещения, обеспечивается оптимальный режим хранения, обучается персонал. Но найти документ, созданный несколько десятков лет назад, не так легко. И занимает такая процедура немало времени. Куда проще при наличии электронного архива, обладающего следующими преимуществами:
Под электронным архивом подразумевают систематизированное хранение документов в цифровом формате, гарантирующее сохранность информации, быстрый доступ и удобство работы. Это специальная программа, обеспечивающая автоматизацию процесса управления архивными данными согласно требованиям законодательства и особенностям работы компании.
Для начала содержащиеся в архиве предприятия документы анализируют на предмет актуальности, то есть проводят экспертизу ценности, в результате которой отбирают бумаги, подлежащие уничтожению. Оставшиеся архивные материалы систематизируют и подготавливают к оцифровке.
Затем приступают к процессу сканирования архива. Для получения качественных копий лучше использовать профессиональные сканеры, обладающие большой скоростью работы и высоким разрешением. В случае необходимости такое оборудование можно быстро перенастроить.
Полученный в результате оцифровки материал сверяют с оригиналами и проверяют на наличие повторов, ошибок и неточностей. Выявленные недочеты исправляют, используя при этом соответствующее программное обеспечение.
Цифровые копии документов индексируют и систематизируют, составляя впоследствии каталоги. Полученный массив данных интегрируют в существующую информационную базу предприятия.
Электронный архив документов создают один раз, совмещая его с информационной системой предприятия. С течением времени он пополняется документами с ЭДО и сканированными копиями. Документы с истекшим сроком хранения автоматически удаляются программой.
Услуги по хранению архивной документации предоставляются в течении некоторого промежутка времени. Для этого заключают договор с компанией, оказывающей архивные услуги на срок не менее 1 года. После чего документацию, подлежащую хранению, транспортируют, подвергают архивной обработке и помещают в архивохранилище. При этом все бумажные носители сканируют и вносят в базу данных с указанием их места размещения, что упрощает поиск и работу с документацией в архивохранилище.
Если создание электронного архива — это одноразовая услуга, то хранение архивной документации – это услуга, оказываемая на абонентской основе в течение определенного календарного срока.
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.