Яндекс.Метрика Внеофисное хранение документов – экстренная помощь архиву организации - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах naar.ru
Главная > Статьи > Архивное дело > Внеофисное хранение документов – экстренная помощь архиву организации

Внеофисное хранение документов – экстренная помощь архиву организации

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Внеофисное хранение документов – экстренная помощь архиву организации
Хранение документов – часть офисно-кабинетной жизни. Архив (каким бы он ни был) находится в точке баланса лишь до определенного времени. И, как правило, этот момент остается либо не замеченным, либо намеренно упущенным. Дальше «по плану» – красная кнопка вызова «что делать с документами?». Коммерческий директор  компании «Делис Архив» Александр Фукс рассказывает нашим читателям о том, как действовать в экстренной ситуации, когда вопрос хранения документов требует безотлагательного решения.

Квадратный дефицит

С проблемой нехватки архивных площадей рано или поздно сталкивается любая организация. Но каждая переживает дефицит квадратных метров по-своему. Кто-то, зная о «дырах» в архивах, переходит к состоянию боевой готовности: проводит архивную обработку, уничтожение документов с истекшими сроками хранения и пр. И хотя эти типовые архивные мероприятия не решают проблему на корню, они помогают значительно улучшить «пищеварение» архива, например, в части поиска документов и удобной работы с ними. Архивные истории клиентов «Делис Архив» показывают, что чаще всего руководство занимает не активную, а выжидательную позицию, полагаясь на то, что аренда не подорожает, сотрудники потерпят или деньги на архив найдутся «завтра». В итоге вместо запланированного «завтра» наступает неожиданное «сегодня». Сегодня – последний день сдачи отчетности. Сегодня контрагенты ждут затерявшиеся документы. Сегодня вам сообщают о том, что нужно в судебном порядке освободить помещения.

СЛУЧАЙ ИЗ АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКИ. КОМНАТА № 29

В 2011 году Арбитражный суд г. Москвы рассмотрел дело в отношении Министерства промышленности и торговли РФ, которому были предъявлены требования освободить занимаемые под архив помещения и выплатить сумму в размере почти полутора миллионов рублей. Истцом по делу проходило ОАО «Научно-исследовательский тракторный институт НАТИ», на территории которого (ул. Верхняя, 34, стр. 1, пом. III, комната 29) хранились архивные документы по личному составу министерств и ведомств СССР и РФ с 1939 по 1997 годы.

Как владелец земельного участка и всех расположенных на нем зданий и сооружений, ОАО «НАТИ» заявило о том, что Министерство промышленности и торговли РФ без каких-либо законных оснований занимает помещение площадью 108,2 кв. м для хранения архива и документации. Ни договор аренды, ни другой договор на пользование и владение данным помещением между сторонами заключен не был. В результате этого истец понес убытки в виде упущенной выгоды, то есть неполученных доходов от невозможности сдачи данного помещения в аренду. По оценкам экспертов, за три года компания не получила 1 424 993 руб. 76 коп.

Наряду с Министерством энергетики РФ, Министерство промышленности и торговли РФ (ответчик) являлось правопреемником Министерства промышленности и энергетики РФ. Согласно Указу Президента РФ от 17.03.1994 года № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», вновь образовавшееся ведомство было обязано обеспечить сохранность переданных архивных документов. В 2005 году из-за высокой нагрузки на федеральные архивы Правительство РФ приняло распоряжение № 857-р, которым обязало федеральные органы исполнительной власти (в частности, ранее действовавшее Министерство промышленности и энергетики РФ) обеспечить хранение, учет и использование архивных документов.

По заявлению ответчика, архив находился в спорных помещениях по договоренности между должностными лицами министерства и ОАО «НАТИ», которое еще с 1990-х годов являлось подведомственным учреждением Министерству промышленности, науки и технологий РФ (правопредшественник Министерства промышленности и энергетики РФ). С 2008 по 2011 годы, в период акционирования НАТИ, его руководство не обращалось к министерству с требованием освободить помещение с целью его сдачи в аренду другой организации. 

Поскольку на протяжении многих лет архивные дела с согласия истца хранились на территории НАТИ (в комнате № 29), суд отказал истцу в удовлетворении требования о взыскания с Министерства промышленности и торговли РФ суммы 1 424 993 руб. 76 коп. Но постановил освободить помещения и обеспечить дальнейшую сохранность документов архива. В 2012 году Федеральный арбитражный суд Московского округа, куда истец обратился с кассационной жалобой, оставил решение без изменений.

Скорая архивная помощь

Несмотря на то, что министерству удалось избежать денежного наказания, личное дело в отношении ведомственного архива можно считать проигранным: огромный массив документов оказался под угрозой сохранности своей целостности. Если бы министерство приняло своевременные меры в период акционирования бывшего подведомственного ему учреждения (например, заключило договор аренды), незапланированного переезда документов удалось бы избежать. Но даже в такой ситуации, когда нет пути назад, документы можно спасти силами профессиональных архивных компаний, которые предлагают услуги внеофисного хранения документов.

Стоит сказать, что сама идея внеофисного центра хранения документов появилась как экстренная помощь для госаппарата США при президенте Рузвельте. В конце 1940-х годов из-за резкого разрастания бюрократической машины и увеличения общей экономической активности внеофисное хранение стало самостоятельным видом деятельности. Работник Национальных архивов США Эммет Лихи в поиске методов эффективного управления документами предложил концепцию высокоплотного хранения в центрах хранения документации (records centers), которая позволяла сократить площади, необходимые для хранения архивных документов. 

Профессиональные архивные хранилища обеспечивают
сохранность
каждого документа. Они принимают на хранение
кадровые,
бухгалтерские, медицинские и др. виды документов

Сегодня внеофисное хранение документов, благодаря вмешательству среднего и крупного бизнеса, из государственного инструмента превратилось в почти универсальный способ решения проблемы дефицита площадей. К нему прибегают и органы государственной власти, и общественные организации, и частные компании. Например, в числе клиентов «Делис Архив» есть Министерство иностранных дел, Минрегионразвития, Росздравнадзор, Красный Крест, Мосэнерго и др. И это лишь мизерная часть того архивного спроса, который обслуживают менеджеры «Делис Архив» и специалисты других архивных компаний.

Одним из наиболее популярных способов внеофисного хранения остается хранение в обезличенных коробах в общем хранилище архивной компании. Наибольшую конфиденциальность, но при этом и большие издержки обеспечивает аренда архивного сейфа, куда обычно помещаются наиболее важные документы. Третья альтернатива – хранение в обособленном архиве – предназначена исключительно для хранения документов одной компании-заказчика, то есть к ним будет иметь доступ только один клиент. В «Делис Архив» также существует специальное решение для малого бизнеса: на хранение принимается небольшой объем документов: до 20 архивных коробов или 100 папок «Корона». 

Каждый из этих способов предполагает наличие у архивной компании высокотехнологичного хранилища, которое обеспечивает необходимый уровень защиты и комфортности работы с документами. Для учета документов используется система штрихкодирования, позволяющая быстро найти документ и доставить (или отправить) его оригинал (или копию) в офис. В наших центрах хранения предусмотрена еще и возможность оперативной обработки документов (сканирования, копирования и пр.) в специальной аудит-комнате. Такую роскошь не сможет себе позволить ни один архив-середнячок.

* * *

Внеофисное хранение – одна из первых, но не единственных услуг в наборе скорого спасения архива. Не следует забывать о последующем качестве обслуживания и дополнительных оздоравливающих процедурах. Качество обслуживания должно упираться не только в вежливость персонала и скорость его работы, но и соблюдение в работе профессионального архивохранилища законодательных требований. Архивные работники могут выделить документы с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с порядком и сроками, установленными в архивном законе и специальных перечнях (определить сроки хранения онлайн). Уничтожение документов способно стать тем лекарем, который избавит архив от ненужных бумаг, потенциального компромата и переплаты за хранение. В свою очередь спланированное, структурированное и организованное хранение вне территории компании обеспечит ровное и комфортное течение офисно-кабинетной жизни.

НААР.РУ ©

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.