Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Выделение дел к уничтожению

Выделение дел к уничтожению

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Документы, образующиеся в процессе деятельности любой организации, имеют разное предназначение и разные сроки хранения. Рано или поздно возникает вопрос об уничтожении документов. Предприятия могут уничтожать дела  как собственными силами, так и с привлечением специализированных организаций.

Предприятия могут уничтожать дела, как собственными силами, так и с привлечением специализированных организаций. Но и в том, и в другом случае самому процессу уничтожения предшествует стандартная процедура выделения документации к уничтожению — важный и ответственный этап, от грамотного оформления которого зависит успешное развитие бизнеса в целом.

Этапы уничтожения документов


Процедура уничтожения документации унифицирована и состоит из нескольких этапов:

  • проведение экспертизы ценности,
  • составление акта о выделении дел к уничтожению,
  • физическое уничтожение документов,
  • составление акта о физическом уничтожении документов.

Для проведения экспертизы ценности создается экспертная комиссия.

Деятельность экспертных комиссий


Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертная комиссия является совещательным органом, председателем которого обычно назначается один из руководителей организации. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений (не менее трех человек).

В комиссию могут входить, например, начальник отдела кадров, начальник канцелярии, заместитель начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности и т.п. Специалисты определяют значение и ценность информации, содержащейся в документах. В экспертную комиссию можно пригласить архивариуса — он поможет избежать типичных ошибок и разрешит возникающие вопросы по хранению и уничтожению документов.

Перед тем как комиссия приступит к осуществлению своих полномочий, руководитель организации издает Приказ о созыве постоянно действующей экспертной комиссии. Заседания экспертных комиссий протоколируются.

В министерствах, ведомствах и других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Экспертные комиссии осуществляют свою деятельность в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Экспертные комиссии рассматривают описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе дел по личному составу, номенклатуры дел, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. Главной задачей экспертной комиссии является организация и проведение экспертизы ценности с целью отобрать документы на хранение, а также выделить дела к уничтожению.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то экспертная комиссия проводит отбор и подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Экспертная комиссия вправе не принять к рассмотрению и вернуть для доработки некачественно и небрежно обработанные документы (п. 4.5 Приказа Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»).

Экспертиза ценности


Экспертиза ценности — это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно.

Главная задача экспертизы ценности — установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их на постоянное хранение и какие документы не представляют ценность и могут быть уничтожены. На документы, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению составляются описи.

Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в «Основных правилах работы архивов организаций» (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»).

Сроки хранения документов


Экспертная комиссия выделяет документы на хранение и на уничтожение в соответствии с установленными законом сроками хранения документов, которые определены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010. Действие перечня распространяется только на документы 2010 года издания и документы, изданные позже.

Сроки хранения, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются ли они источниками комплектования архивных учреждений или нет. Стоит учитывать, что расчет сроков хранения документов, производится не от даты их составления, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством (п. 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 06.10.2000).

Срок хранения документов можно увеличить, но только при согласовании с экспертной комиссией. Уменьшать сроки хранения нельзя.

При выделении дел к уничтожению их просматривают полистно с целью убедиться, что срок хранения истек, а сам документ больше не понадобится. Помните, что документы, связанные с судебными разбирательствами, уничтожать нельзя. Лучше сохранить и документацию, которая может подтвердить проведение некоторых операций.

Акт о выделении дел (документов) к уничтожению


В акт о выделении дел к уничтожению  вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение.

Это может быть «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения », утвержденный 25.08.2010 Минкультуры России (или более ранний — утвержденный Росархивом 06.10.2000 — для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы.

В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов.

Физическое уничтожение документов


После того как документы отобраны, они направляются на уничтожение. Компания может сама уничтожить документы или обратиться в соответствующую организацию, которая может обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.

Способ уничтожения выбирается заранее и зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики, а также от финансовых возможностей компании: офисные шредеры, базы вторсырья, производственные шредеры, сжигание и.т.п. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца.

Узнайте больше:

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru