Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Новости > Зарубежные новости > Опыт: Из СЭД – в архив. Об управлении изначально электронными документами в Национальном архиве Новой Зеландии

Опыт: Из СЭД – в архив. Об управлении изначально электронными документами в Национальном архиве Новой Зеландии

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Опыт: Из СЭД – в архив. Об управлении изначально электронными документами в Национальном архиве Новой Зеландии
Недостатки в управлении изначально электронными документами (born-digital records) могут повлиять на эффективность работы правительства, говорится в последнем отчете Национального архива Новой Зеландии.

Несмотря на то, что в течение 2016 финансового года деятельность в области управления изначально электронными документами усилилась, главный архивист страны Мэрилин Литтл выразила обеспокоенность состоянием правительственного электронного документооборота.

«Хотя архивное управление усовершенствовало процедуру передачи изначально электронных документов как государственных архивов, мы обеспокоены тем, что отдельные службы не будут готовы к этому как следует», – констатировала она в отчете.

В свою очередь, если электронные документов не будут вовремя готовы к передаче, это поставит под сомнение эффективность процесса управления в тот момент, когда эти документы потребуются для поддержания текущей работы правительства, добавила автор.

Как пишет новозеландское издание Reseller, отчет архивной службы был опубликован с задержкой. Причиной ранее установленных сроков стало землетрясение магнитудой 7,8, произошедшего в ноябре прошлого года в 95 километрах от города Крайстчерч на Южном острове.

Новая модель управления документами: первые трудности

В отчете сообщается, что архивное управление разработало и опробовало новую операционную модель для передачи изначально электронных документов. Однако испытания в одной из правительственных служб (в тексте не называется) не были полностью завершены из-за серьезных технических трудностей.

Известно, что электронные документы из ECM-системы (системы по управлению электронным контентом) использовались как модель для управления более ранними документами, которые мигрировали из систем, унаследованных от предшествующих служб.

Новая модель управления была построена на основе существующей. Обновленное решение содержит процедурное руководство и шаблоны для планирования. В нем также используются новые инструменты преобразования метаданных, предоставленных правительственной службой, в формат, который способно обработать архивное ведомство.

Большим препятствием во время испытаний стал этап принятия решения о сроках хранения (sentencing). Всего предусмотрено три опции – уничтожить, хранить на протяжении установленного периода или передать в архив. Как пояснила архивист, проблему представляет огромный объем документов, создаваемых в электронных системах, и множественность источников информации из старых систем. Кроме того, у значительной части старых документов отсутствовали метаданные, без которых невозможно вынесение финального решения.

На этапе принятия решения о сроках хранения участники не смогли с уверенностью определить содержание, природу и ценность всех документов, говорится в документе. Необходимый уровень качества передаваемых файлов был достигнут при передаче отдельных файлов, в частности, файловых форматов, а также созданных системой и пустых файлов.

В Национальном архиве заявили, что, вероятнее всего, опыт внедрения новой модели будет повторно опробован в этом году в других службах. 

Отметим, что в июле 2016 года правительство приняло новый обязательный стандарт управления информацией и документами (Information and records management standard), в котором в числе прочих обновились процедуры принятия решения об уничтожении и передачи документов на архивное хранение.

Дата публикации: 11.08.17

Полезная новость?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru