Хранение информации на различных носителях. Анализ затрат

В настоящее время все большую актуальность приобретает проблема преимуществ длительного хранения информации на различных носителях и с использованием новых технологий. Нельзя не признать, что внедрение новых технологий связано с дополнительными расходами – замена устаревших систем стоит дорого.  С помощью традиционных методов сопоставим затраты на хранение и использование информации в течение длительного времени (75 лет) на различных носителях: бумаге, дисках, ленте и пленке.

Результаты проведенного анализа являются рамочными, предварительными. Для более точного определения себестоимости различных вариантов необходимо проведение более глубокого, многолетнего исследования, аналогичного проведенному ClipperGroup,Inc. в 2008 г.

При расчете себестоимости учитывались:

1. Оплата труда и обучение/переобучение персонала, занятого на всех этапах хранения, учета и использования информации.
2. Материальные затраты, связанные с приобретением и содержанием основных средств (стеллажей, дисковых (далее RAID-массив) и ленточных (далее – стример) накопителей, сканеров, компьютеров, микрофильмирую-щего оборудования и т.д.), расходных материалов (бумаги, дисков, лент, пленки и др.
3. Затраты по содержанию или аренде помещений, зданий, сооружений, обеспечению вентиляции, охраны и пожарной безопасности. Особенно большую роль играют затраты, связанные с энергопотреблением.
4. Программное обеспечение (с учетом обновления).

Накладные расходы приняты одинаковыми для хранения на бумаге и пленке и большими для хранения на дисковых и ленточных накопителях.

По нашим подсчетам, долговременное (в течение 75 лет) хранение, учет и использование 1 условной единицы хранения на бумажном носителе (100 листов) в настоящее время, при существующем уровне оплаты труда, тарифов на электроэнергию и т.д., в год обходится в среднем в 30 руб. Из них на обеспечение хранения расходуется около 23 руб., на учет и использование около 5 руб.

Часть затрат являются единовременными (на материалы и оплату работ по переплету, оформлению обложек дел, шифровке, нумерации листов, описанию, составлению учетных документов и т.д.), часть – повторяющимися через определенное количество лет. Например, наряду с единовременными работами по картонированию, практикуется периодическое перекартонирование, связанное с закупкой новых архивных коробок, оплатой труда работников. А это, в свою очередь, влечет за собой работы по перемещению, оформлению ярлыков и т.д. Довольно большую долю в себестоимости хранения «бумажного» дела имеют выдача и подкладка дел и часто проводимое обеспыливание. В зависимости от состояния НСА, трудоемким, а значит «дорогим» бывает поиск необходимых данных.

Поскольку все основные затраты, формирующие себестоимость «бумажного дела», постоянно растут (зарплата, аренда и стоимость содержания помещений, материалы и т.д.), его хранение с каждым годом становится все более дорогим. Если в первый год стоимость 1 усл. ед. хр. составляет 11,9 руб., то в конце срока хранения (даже при неизменных ценах и зарплатах) – 49 руб., т.е. в 4 раза дороже. 

Возможности для снижения себестоимости при хранении на бумажных носителях ограничены. Они реальны только с привлечением современных технологий, внедрением электронных поисковых систем, электронного учета и т.п., что трансформирует саму традиционную систему хранения, учета и использования документов на «бумажных» носителях.

Поиск путей снижения расходов на хранение «бумажных» дел может привести к использованию материалов более низкого качества, экономии на обеспечении условий хранения, и, как следствие, – к утрате документов.

Обратную картину дает хранение данных на пленке (микрофильмы, микрофиши). Начальный этап  – процесс микрофильмирования, обеспечение условий хранения – требуют серьезных материальных затрат. Единовременные затраты на микрофильмирование 1 усл. ед. хр. составляют более 800 руб. Они включают закупку дорогостоящего оборудования, обучение персонала, установку системы водоподготовки и др.Оборудование необходимо и для контроля качества, считывания информации с пленки. Значительную долю в себестоимости составляют расходы на покупку пленки, реактивов, очистителей, утилизацию отходов.

Однако со временем хранение 1 усл. ед. хр. на пленке становится все более дешевым, а затем стабилизируется на одном уровне, и в дальнейшем будет мало изменяться.

Что касается учета и использованиямикрофильмов и микрофишей, то (за исключением необходимости в специальных довольно дорогих читальных аппаратах) здесь не так много отличий от «бумажного» варианта. Все зависит от особенностей НСА.

В результате, по нашим оценкам, средняя стоимость хранения, учета и использования 1 усл. ед. хр. на пленке (хранится в течение 75 лет) составляет около 40 руб. Но пленка храниться гораздо дольше (по сравнению и с бумагой, и с дисками, и с лентой), а сравнительно высокая себестоимость компенсируется высокой сохранностью и компактностью хранения. Кроме того, современные технологии позволяют маркировать пленки штрих-кодами и метками для последующей машинной обработки и автоматизации поиска данных, а также осуществлять одновременную оцифровку данных.

Соотношение затрат на хранение, учет и использование близко к «бумажному» варианту: из 40 руб. на хранение расходуется около 30 руб., на учет и использование – примерно 6 руб.

В 2008 г. в издании ClipperNotes были опубликованы результаты расчетов по сравнению стримеров (ленточных накопителей) и дисковых массивов. Согласно их выводам стример имеет значительные преимущества перед RAID-массивом по стоимости и энергопотреблению при длительном хранении и больших объёмах хранимых данных.

Стоимость хранения на дисках почти в 23 раза больше, чем на ленте, а стоимость энергии при хранении на дисках почти в 290 раз выше, чем на ленте.Так, например, для поддержания в постоянном доступе архива размером 6,6 петабайт в течение 5 лет, стоимость дисковой системы (RAID-массивов, контроллеров, разветвителей, дисков, питания, охлаждения и пр.) составит 14,7 млн долларов (в том числе стоимость электроэнергии — 550 тыс. долларов), в то время как стоимость ленточной библиотеки — менее 700 тыс. долларов (в том числе стоимость электроэнергии – 304 доллара). Исходя из этих расчетов хранение 1 усл.ед.хр. в течение 1 года в RAID-массиве стоит 5, 35 руб; в стримере – 2,5 руб.

По времени расходы распределены неравномерно. Большая их часть и в том, и в другом случае приходится на начальный этап хранения, когда приобретается все необходимое оборудование. Затем происходит сокращение затрат в расчете на 1 ед. хр. информации.

Наши расчеты показали, что хранение, учет и использование 1 усл. ед. хр. (400 Мбт) на дисках в течение 75 лет в среднем в год обойдется в 25 руб. Подтверждаются выводы ClipperNotes, что основной объем затрат приходится на начальный этап хранения и использования. В отличие от хранения информации на бумаге и пленке, значительную долю в себестоимости составляет программное обеспечение. Повышается доля затрат на оборудование в учете и использовании, так как при хранении информации на ленточных или дисковых накопителях иные, традиционные, методы ведения учета уже невозможны. Одновременно может произойти значительное сокращение, и как следствие, снижение расходов на оплату труда персонала.

Проблемы, с которыми связано хранение документов в электронной форме, хорошо известны: возможная несовместимость с новыми устройствами или новым программным обеспечением; недолговечность носителей (дисков), а значит необходимость перезаписи; вирусы и т.д.

В целях обеспечения большей сохранности и наиболее удобного и быстрого доступа к информации, в настоящее время все чаще начинают использоваться комбинированные способы хранения. Например, COM-системы позволяют переводить на микропленку любые форматы цифровых данных. С другой стороны, практикуется перевод данных с пленки в цифру. Появление подобных устройств (систем) свидетельствует, что наиболее эффективным (с точки зрения обеспечения сохранности и стоимости) будет сочетание хранения данных в дисковых или ленточных накопителях и на пленке.