К вопросу о сроках хранения документов по личному составу

Этот комплекс образуется и накапливается в течение всей трудовой жизни человека и документы, входящие в него, отражают, практически, все стороны его трудовой деятельности.

Состав видов документов достаточно разнообразен. К ним относятся: комплекс документов непосредственно фиксирующих трудовую деятельность:

• кадровая документация;
• документы, отражающие форму вознаграждения человека за труд – зарплаты, премии, надбавки за те или иные условия труда, т. е. бухгалтерская документация;
• документы, в которых находят отражение образование и повышение квалификации работника;
• документы, фиксирующие случаи производственного и трудового травматизма и удостоверяющие работу в условиях вредного производства, дающие право на льготы, досрочную пенсию, в том числе и за инвалидность, полученную в процессе труда;
• учетные документы – специальные учетные формы, регистрирующие наличие, ведение и движение всех видов документов по личному составу в организации, в том числе и выдачу их в иные организации или непосредственно работнику.

Данный комплекс документов, объединенных одним общим понятием – документы по личному составу, образуется в разных структурных подразделениях (участках работы) организации. Многие виды этих документов относятся к персональным данным человека. И все эти документы содержат информацию, защищающую социальные права человека и работника.

Лишь несколько категорий документов из перечисленных, которые указаны в соответствующих статьях Перечней типовых видов документов (1967, 1989, 2000, 2010 гг.), имеют постоянный срок хранения и входят в состав Архивного фонда РФ.

Уточнение оптимальных сроков хранения для документов по личному составу - одна из наиболее значимых проблем, решение которой имеет первостепенное значение для дальнейшей организации работы и хранения документов по личному составу. Решение по данному вопросу принимают ЭПК органов управления архивным делом субъектов РФ и ЦЭПК при федеральном органе управления архивным делом.

Безусловно, при определении сроков хранения данных видов документов и историки, и архивисты, и источниковеды исходили и исходят из принципа «не навреди», имея в виду как социальную, так и историческую значимость документов по личному составу.

Парадоксальным образом, обеспечение сохранности и длительности сроков хранения документов, отражающих все аспекты жизни, трудовой и общественной деятельности человека отвечало интересам правоохранительных и карательных органов страны. Использование информации, содержащейся в этих документах, с учетом того, что каждый шаг гражданина фиксировался документально, значительно облегчало выполнение ими своих функций.

Думается, что во многом в силу вышеназванных причин и были установлены столь высокие (75 лет) сроки хранения документов по личному составу.

Однако сегодня с полным основанием может быть поставлен вопрос о возможности пересмотра срока хранения документов по личному составу за весь исторический период с точки зрения практической целесообразности.

Анализ показывает, что для подтверждения трудовой деятельности гражданина, получаемого им вознаграждения и иных льгот, необходим лишь небольшой состав документов, которые должны быть представлены в отделение пенсионного фонда отдела социальной защиты. Это, прежде всего, трудовые книжки, копии приказов и распоряжений по личному составу, карточки по форме Т2, лицевые счета, ведомости, документы, подтверждающие особые, вредные условия труда, документы по государственным и ведомственным наградам, дающие право на льготы.

Информация других видов документов по личному составу имеет лишь косвенное применение и может быть использована только как дополнительный источник.

Стоит проанализировать в течение каких сроков возможно реальное использование документов по личному составу основной массы потребителей этой информации.

Несложные расчеты показывают, что трудовая деятельность человека, как правило – 35-45 лет от его общего жизненного цикла. Если даже трудовая деятельность начата с 16 лет, в соответствии с действующим трудовым законодательством, гражданин достигает пенсионного возраста в 60 лет. Следовательно, его трудовая деятельность с учетом всех составляющих (один год за два и т. д.) длится максимум 50 лет. При выходе на пенсию любой гражданин собирает документы, фиксирующие его трудовые отношения во всех организациях, где он работал, с учетом требований пенсионного и социального законодательства РФ. Практика показывает, что после оформления пенсий, последующие обращения к этим документам крайне редки.

Уже сейчас выходят на пенсию граждане, начавшие свою трудовую деятельность в конце 60-х годов ХХ века. То есть, уже в течение 35-45 лет создаются их документы по личному составу (здесь необходимо также учесть десятилетнюю разницу в возрасте мужчин и женщин. Даже, прибавив для перестраховки еще 5 лет, выходим на пятидесятилетний срок хранения этих документов. Но ведь в действующих нормативных актах установлен срок хранения 75 лет с момента ухода с последнего места работы, т. е. фактически получается, что гражданин ушел с места работы в 1980 году в возрасте 50 лет, однако его документы по личному составу должны будут храниться в организации до 2055 года!

На сколько это реально и целесообразно, а главное выполнимо. На наш взгляд эти запредельные сроки хранения уже являются излишним отягощением для всех юридических лиц – хранителей документов по личному составу.

Таким образом, можно сделать предварительный вывод о том, что для подтверждения социальных прав граждан вполне достаточен срок хранения документов по личному составу не более 50 лет. Вопросы изучения историко-культурного и источниковедческого значения этих документов требует отдельного анализа и рассмотрения. Однако, по нашему мнению, к ним может быть отнесена лишь небольшая группа документов по личному составу и, прежде всего личные дела и частично карточки по форме Т2.

Вместе с тем, имея в виду общую сложность проблемы, ее важный социальный аспект, можно подходить к ее решению поэтапно, в частности, рассмотрев возможности снижения сроков хранения для отдельных категорий документов по личному составу, имеющих косвенное и справочное значение, информация которых непосредственно не влияет на решение правовых вопросов пенсионного обеспечения граждан и иных льгот.

Безусловно, все предлагаемые решения о возможности изменения сроков хранения документов по личному составу должны быть в обязательном порядке согласованы с соответствующими государственными и федеральными органами исполнительной власти, Пенсионным фондом РФ, научной общественностью, в результате чего должны быть выработаны единые подходы к решению этой сложной проблемы.