НААР – это наша профессиональная энциклопедия

НААР: Денис, Вы являетесь членом Общественного совета при Федеральном архивном агентстве. Расскажите, пожалуйста, о своем профессиональном опыте. С чего Вы начинали свой профессиональный путь и чем занимаетесь в настоящее время?

Д.А. В архивный бизнес я попал совершенно случайно в самый разгар кризиса 1998 года. Мне было 18 лет, и я только что закончил Московский техникум информатики и вычислительной техники. Меня пригласили на должность менеджера по продажам услуг архивной компании ООО «НПО «Дельта». В то время это была небольшая «домашняя» компания со штатом не более 15 человек, которые занимались архивной обработкой и переплетом документов. (Сегодня это одна из крупнейших российских архивных компаний ЗАО «Тэлос архив»). Продавать услуги было нелегко, значительное влияние на принятие клиентами решений оказывал кризис, со всеми вытекающими отсюда последствиями. В ООО «НПО Дельта» я дослужился до должности заместителя генерального директора, а 2000 году решил заняться собственным архивным бизнесом. Для меня уже тогда было очевидно, что потенциал российского рынка огромный, конкуренция незначительная, а таких услуг на рынке недостаточно.

Моя первая компания называлась ООО «Делис А». В дальнейшем она вошла в группу «Делис Архив». Именно на ниве собственного бизнеса я познавал все нюансы архивного дела: от проведения экспертизы ценности и нумерации документов до их переплета. Из года в год мы улучшали качество услуг, что и повлекло значительное увеличение постоянной клиентской базы и закрепило имя «Делис Архив» на профессиональном рынке. Это позволило нашей команде развивать новые перспективные и необходимые потребителям направления наших услуг. В 2005 году мы оснастили свое первое архивное хранилище площадью всего 400 метров. Сейчас общий объем эксплуатируемых «Делис Архив» архивных хранилищ превышает 6000 метров. Мы закупили дорогостоящее оборудование по конфиденциальному уничтожению документов и первыми вывели данную услугу на рынок. По состоянию на 2013 год «Делис Архив» представляет компанию полного цикла услуг (архивная обработка, сканирование, хранение, уничтожение, внедрение систем учета документов), с развитой инфраструктурной базой и штатом более 200 человек.

Создавая и развивая собственный бизнес, и мы, и наши конкуренты, понимали, что полученные нами опыт, знания и идеи, могут быть полезны всем участникам рынка, в том числе на государственном уровне, и наше коллективное мнение уже невозможно игнорировать. Это очевидно и для только что вступившего в должность руководителя Росархива Артизова Андрея Николаевича.

Именно Андрей Николаевич первым во всеуслышание заявил, что помимо государственных архивов есть коммерческие архивы, и что мы такая же неотъемлемая часть архивной отрасли РФ. Это вызвало большой и в основном негативный резонанс в устоявшейся и закостенелой профессиональной среде. Именно с этого момента и впервые за все время существования архивной отрасли в Российской Федерации началось конструктивное взаимодействие власти и бизнеса. 

Следующими позитивными шагами со стороны Росархива было приглашение меня и Алексея Рыкова как представителей бизнес-архивов в состав Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, а затем – в состав вновь созданного Общественного совета.

НААР: Вы являетесь одним из инициаторов создания архивного портала: Ваша фамилия указана в списке экспертов портала НААР. Как возникла идея создать такой портал?

Д.А. Принимая участие в различных рабочих и экспертных группах, да и просто общаясь с коллегами, мы с удовольствием и в то же время с удивлением наблюдали, как происходит общение между корифеями своего дела. В течение короткого времени происходил мощный мозговой штурм, обсуждалось большое количество вопросов и проблем. Затем этот вал информации плавно перетекал в экспертные мастер-классы. Складывалось ощущение, что каждый участник этих встреч пребывает в своей закрытой среде, что-то сам делает, с чем-то сам борется, на свой страх и риск принимает какие-то решения, зачастую, не подкрепленные нормативной базой, а главное, имеет свое собственное мнение. Было очевидно, что нам всем не хватает площадки, которая позволила бы в режиме реального времени профессионалам общаться и находить ответы на свои вопросы. Мы хотели предоставить архивистам и делопроизводителям возможность высказаться по отдельным вопросам и поделиться своим опытом и проблемами. Именно тогда было принято решение создать первый профессиональный интернет-ресурс для архивистов и делопроизводителей НААР, чтобы объединить на его базе специалистов и экспертов в этих областях.

НААР: На кого ориентирована информация архивного портала? Не могли бы составить портрет среднестатистического пользователя: образование, профессиональный опыт, возраст и т.д.?

Д.А. НААР ориентирован в первую очередь на архивистов и делопроизводителей, а также на всех тех, кто по роду своей деятельности связан с этими проблемами. Очень активными пользователями ресурса являются секретари и офис-менеджеры, а также студенты профильных учебных заведений. Среднестатистический портрет пользователя: высшее или незаконченное высшее образование, возраст от 20 до 45 лет, аудитория – преимущественно женская, поскольку указанные профессии привлекают в основном прекрасную половину человечества.

НААР: Как Вы видите дальнейшее развитие архивного портала НААР? Какие новые интересные рубрики ожидают пользователей, какие проблемы хотелось бы обсудить?

Д.А. С точки зрения наполнения и создания рубрик, НААР – это постоянно развивающийся и гибкий ресурс. С одной стороны, у экспертного совета портала существует план развития, с другой, мы постоянно учитываем пожелания и рекомендации пользователей. В ближайшее время будут запущены разделы, связанные с юридическим анализом нормативно-методической базы, трудоустройством и проводимыми тендерами. Также планируется реализовать личный кабинет пользователя НААР со значительным количеством сервисов. Помимо этого, каждый желающий может направить редакторам для размещения любую полезную информацию по тематике НААР, в т.ч. свои авторские статьи и материалы. Мы ведем постоянную работу по привлечению новых экспертов и увеличению объема полезной информации. Наши специалисты стремятся к тому, чтобы именно НААР стал тем ресурсом, который объединит разрозненных экспертов в профессиональное сообщество и поможет всем желающим совершенствоваться в области архивного дела и делопроизводства.

НААР: В каком состоянии находится сегодня архивное дело в России? Какие проблемы у современных архивистов? Как взаимодействуют между собой коммерческие и государственные архивы в России?

Д.А. На мой взгляд, у архивного дела в РФ, как и в любой другой бурно развивающейся отрасли, существует множество проблем. Но основными из них являются: нехватка молодых квалифицированных специалистов, недооцененность значимости архива в жизни страны и отдельной компании и, как следствие, низкие зарплаты. Архив, по представлению большинства руководителей, это склад, и его значимость все понимают только тогда, когда нужный документ бесследно исчез, а ненужный – внезапно появился. Существует проблема и со скоростью внедрения современных технологий в жизнь архива. Такие технологии позволили бы оптимизировать процессы хранения и использования документов, в том числе и на государственном уровне. Во многих архивах для поиска и учета дел до сих пор используются бумажные картотеки.

Конечно, стоит признать, что за последние десять лет ситуация существенно изменилась к лучшему и в государственных архивах, и в архивах организаций. Многие компании, обжегшись, изменили подход к вопросам хранения и использования своих документов. Кто-то создает свои собственные архивы, кто-то передает документы на внеофисное хранение архивным компаниям. Однако, в отличие от западного стран, взаимодействие частных архивных компаний с государственными архивами в России в области проведения экспертизы ценности документов, в области внеофисного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда РФ, не происходит. Данный запрет был внесен в свое время на законодательном уровне и, как мне кажется, в настоящее время уже не актуален, а ведет лишь к увеличению затрат государства на обеспечение сохранности документов, ограничению конкуренции и замедленному развитию передовых технологий на рынке архивных услуг. 

НААР: Изменилось ли отношение к архивному хранению документов среди представителей различных организаций? Они по-прежнему стремятся хранить документы неважно как, но «у себя» или все-таки склоняются к тому, чтобы передать их на внеофисное хранение и, таким образом, доверить специалистам в области архивного дела? 

Д.А. Много лет назад, когда мы только начали оказывать услуги в области хранения документов, нашим менеджерам приходилось долго уговаривать клиентов, рассказывать им об услуге, ее преимуществах и эффективности. Несмотря на то, что при сравнительном экономическом анализе затрат при хранении документов в офисе и при передаче на внеофисное хранение в «Делис Архив», в большинстве случаев побеждало внеофисное хранение, многие директора так и не решались расстаться с документами.

За последние пять лет мы и другие участники рынка приложили значительные усилия по продвижению услуги хранения документов вне офиса. Все это время мы рассказывали потенциальным клиентам о безопасности, оперативности, а также об экономичности предлагаемой услуги. И все наши совместные усилия увенчались успехом: в настоящее время все больше компаний, вне зависимости от размера их бизнеса, передают документы на внеофисное хранение. Наконец, предлагаемая нами услуга перестала быть иноземной и непонятной диковинкой.

НААР: Моей знакомой при оформлении пенсии пришлось обращаться за справкой о переименовании организации, в которой она работала лет 30 назад. Женщина позвонила в архив организации и получила ответ, что может приехать «хоть сейчас». Через полчаса, которые заняла дорога, она получила нужную справку. Сколько же времени все-таки занимает подготовка и выдача архивной справки?

Д.А. Скорее всего, речь идет о получении справки в действующей организации, которая не передавала документы ни на государственное хранение, ни на внеофисное хранение. По архивному законодательству архив обязан совершенно бесплатно предоставить заявителю необходимую справку социального характера в довольно сжатые сроки. При хранении документов в государственном архиве справка Вам будет предоставлена в течение 30 дней. 

Архив организации, учитывая свои возможности, количество обращений и состояние документов, вправе установить свой срок выдачи справки, но не более установленного законом срока. В Вашем случае срок подготовки справки составлял всего один день. 

Комментарии по поводу исполнения социально-правовых запросов:

Обязанность архивов, независимо от форм собственности, бесплатно предоставлять гражданам архивные справки или копии архивных документов, связанные с их социальной защитой и пенсионным обеспечением  определена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 26 п.3).       

Традиционный 30-дневный срок установлен Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Однако, нормы этого закона распространяются на государственные органы и органы местного самоуправления, коими архивы не являются.

В архивном законодательстве 30-дневный срок исполнения социально-правовых запросов установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (п. 5.8.3). С разрешения руководства этот срок может быть продлен.

На практике архивы отвечают на социально-правовые запросы гораздо быстрее, в сроки, определенные их внутренними административными регламентами.

НААР: Честно скажу, такая оперативность порадовала.

Д.А. «Делис Архив» также принимает на хранение документы по личному составу действующих организаций и выдает справки социального характера по запросам работников этих организаций. Срок подготовки указанных справок определяется условиями договора с клиентом, сложностью и объемом поиска информации, и составляет от одного дня до недели за справку. Кстати, выдаваемые нами справки без проблем принимаются государственными органами. 

НААР: Что ж от одного дня до недели – тоже совсем неплохо.

НААР: Понятно, что архивисты не оценивают документы, принимаемые в архив, качество оформления и соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Тем не менее, как Вы оцениваете уровень современного делопроизводства в различных областях деятельности организации? Кто, с Вашей точки зрения, лучше всех оформляет документы в текущем делопроизводстве?

Д.А. Я бы так не сказал. Многие архивисты, в том числе и коммерческих архивов, принимая документы на хранение в свой архив, оценивают и состав, и качество обработки, и оформление поступающих на хранение объемов документов. Все зависит от наличия и соблюдения работниками организаций тех внутренних регламентов, которые устанавливают требования к формированию и порядку передачи работниками документов в свой ведомственный архив. Конечно, до сих пор существуют и такие ситуации, когда документы привозят на грузовиках россыпью и сваливают в архив кучей, со всеми вытекающими отсюда последствиями. Относительно уровня делопроизводства, нельзя сказать, что у одних все замечательно, а у других все плохо. Я видел огромные государственные организации, у которых понятие «делопроизводство» было только в регламентах и маленькие коммерческие организации с четко организованной делопроизводственной структурой и наоборот. Все зависит от конкретных людей на местах, их дальновидности и отношения к качеству своей работы.

НААР: И последнее. Слоган НААР: «Архивный портал правильных решений». Прокомментируйте его, пожалуйста.

Д.А. В огромном массиве информации каждый пользователь при помощи НААР может найти отвечающее на его вопрос и ситуацию решение, а если оно отсутствует, то совместно выработать и опубликовать. Сообщество ему в помощь! НААР – это единственный в своем роде справочник по делопроизводству и архивному делу. Это наша профессиональная энциклопедия.

Интервью подготовила и провела Ирина Мурнина

Комментарии Светланы Бузенковой