Об использовании Перечней документов со сроками хранения

Перечни являются универсальным и наиболее удобным инструментом при проведении сложного и весьма трудоемкого комплекса работ по экспертизе ценности документов, отборе их к дальнейшему хранению, в том числе и вечному, или к уничтожению.

Виды перечней

Перечни документов со сроками хранения подразделяются на два вида:

• Перечни типовых документов – включают документы, образующиеся в процессе общих для всех или большинства организаций функций (управление, кадры, труд, бухгалтерия и т. д.). 
• Перечни отраслевые (ведомственные) – включают в себя типовые документы и документы, образующиеся в процессе документирования функций, установленных для данной отрасли (ведомств) сферы деятельности.  

Правовая основа применения перечней

Правовая основа сфер применения типовых и ведомственных перечней документов закреплена в соответствующих статьях Федерального закона об архивном деле в Российской Федерации.

В части 3 ст.6 Закона говорится, что специальный уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Часть 1 статьи 23 Закона устанавливает обязанность федеральных органов исполнительной власти разрабатывать и утверждать по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации органом исполнительной власти перечни документов, образующиеся в процессе их деятельности, а так же в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

В настоящее время действуют два перечня типовых документов:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010, зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 №18380);  
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России №1182 от 31.07. 2007, зарегистрирован Минюстом России 27.09.2007, регистрационный №10194).  

Перечней отраслевых (ведомственных) в настоящее время разработано пока еще не много. Это перечни, прежде всего, силовых ведомств, органов суда и прокуратуры, финансов, налоговой, банковской систем, корпорации «Росатом», ОАО «Российские железные дороги».

Следует подчеркнуть, что многие из ведомственных (отраслевых) перечней, разработанных в прежние годы, не потеряли и сегодня своего значения и могут, с известными оговорками, применяться при проведении экспертизы ценности документов, характеризующих основную деятельность организаций и предприятий в соответствующей отрасли.

Правила использования типовых перечней

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года вступил в действие после регистрации его в Минюсте России.

Одновременно приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был отменен Перечень типовых управленческих документов 2000 года.

Однако, при проведении экспертизы ценности документов, образовавшихся за 2010 год и ранее, и еще не принятых на госхранение, применяется Перечень типовых управленческих документов 2000 года. При разработке номенклатур дел организаций начиная с 2011 года нужно использовать сроки хранения документов, указанные в Перечне типовых управленческих архивных документов 2010 года со ссылками на его соответствующие статьи.

Структура Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 года

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года в целом сохранил схему построения и звенность Перечня 2000 года. Вместе с тем объем документов, включенных в него, вырос практически в два раза. Это произошло за счет включения в новый Перечень многих новых документов:

• по вопросам имущества: создание, регистрация, ликвидация организаций, по проведению конкурсов на получение заказов и грантов;
• по вопросам применения электронного документооборота, по информационному обеспечению;
• по вопросам документооборота органов местного самоуправления.

Ряд статей по сравнению с предыдущим Перечнем раскрыт более детально.

Сроки хранения основных групп документов в Перечне установлены в соответствии с действующими государственными и ведомственными нормативными правовыми актами. Виды и сроки хранения бумажных и электронных документов едины. Специальная графа или примечание о виде носителя документов в Перечне отсутствует.

Эти уточнения являются прерогативой каждого конкретного органа исполнительной власти или иной организации при разработке ими своего отраслевого (ведомственного) перечня.

Уместнее всего детализацию по виду носителя применять при разработке номенклатуры дел каждой организации с учетом индивидуальной специфики электронного делопроизводства. В расчет берутся:

- законодательные требования, ограничивающие ведение отдельных видов документов с временными сроками хранения только в электронном виде,

- практическая целесообразность.

Целесообразно в электронной форме вести проекты документов, информационные документы, плановые документы, информация которых обобщается, справочные документы, документы регистрации, контроля, учета. Всё это – документы временных сроков хранения и внутреннего документооборота.

В качестве методической основы при переходе на безбумажный документооборот и составлении локального нормативного акта можно воспользоваться Рекомендациями по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденными приказом Росархива от 29.04.2011 № 32.