Оплату гарантируем…

Использование гарантийных писем в практике работы, зависит от сферы деятельности организации, в которой они работают. При выполнении сложных заказов, связанных с изготовлением, установкой, проверкой, имеющих гарантийные сроки и массу других условий и обязательств, а также приличную стоимость, заключаются договоры, и только договоры.

В гарантийном письме все эти многочисленные и юридически значимые позиции прописать достаточно сложно. Тем не менее, если эти позиции отсутствуют, оплата незначительна и деловые партнеры вполне доверяют друг другу, целесообразно воспользоваться именно гарантийным письмом. Ведь порядок его согласования, оформления и подписания не требует столь же значительных временных и трудозатрат. А его получение позволяет приступить к исполнению заказа практически немедленно.  

Юридический статус

Как правило, гарантийные письма используются при выполнении локальных заказов. Например, при заказе и приобретении полиграфической, рекламной и сувенирной продукции; мебели по каталогу (офисных стульев, различных подставок и т.д.), бронировании номеров в гостинице, билетов и прочих подобных случаях. По гарантийным письмам приобретают книги, методические указания и другую информационную продукцию. Порядок доставки различных изданий может предполагать почтовое отправление с оплатой «наложенного платежа», т.е. заказчик расплачивается в непосредственно при получении в почтовом отделении и в стоимость услуги включается не только фактическая цена продукции, но и стоимость доставки.

Гарантийные письма успешно выполняют функцию документа, который обеспечивает исполнение изложенных в письме обязательств заказчика по оплате предоставленного товара или услуг, но могут также гарантировать исполнение и каких-либо других обязательств. Слово "гарантия" может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, правильно оформленное письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантийное письмо может представлять собой отдельный документ, а может входить составляющей частью в текст другого по виду и содержанию письма.

Несмотря на то, что гарантийное письмо не является надёжным юридическим залогом исполнения обязательств, его текст отличается четкостью и не допускает непонимания или двоякого толкования содержания получателем документа. При неправильном составлении или оформлении такого рода документов рассчитывать на своевременное исполнение заказа весьма проблематично.  

Порядок оформления

Гарантийные письма имеют особый порядок оформления. Для их написания выбирают бланк письма. Но если в организации разработан бланк для переписки по финансовым и хозяйственным вопросам, то используют именно его. Помимо обычных реквизитов бланка письма: (почтового адреса, телефонов и т.д.) на таких бланках обязательно указывают наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер расчетного и корреспондентского счета, другие банковские и финансовые реквизиты. В «шапке» (так на сленге часто называют совокупность реквизитов бланка) может быть также указан код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (выдается налоговой) и др. (Смотрите позиции 04, 05, 06 ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов»).

В тексте письма банковские реквизиты повторяются, даже, если они полностью воспроизведены вверху. Если в организации для написания гарантийных писем используют «обычный» бланк письма, то указание банковских реквизитов в тексте - обязательно. Подписывают гарантийное письмо руководитель организации и главный бухгалтер, затем ставят печать организации или печать для финансовых документов.

Стандартные выражения

Когда речь идет об оплате за изготовление или поставку чего-либо, стандартных выражений не так уж и много и все они варьируются вокруг одной темы, темы гарантийного письма:

Оплату гарантируем с нашего расчетного счета…

Оплата гарантируется с нашего расчетного счета…

Гарантируем…

Гарантируем, что…

Компания «Стратегия» гарантирует...

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…

Образец

Образец гарантийного письма выглядит приблизительно так.