Реквизит «Адресат»: кому, куда

Помните, Ваньку Жукова, чеховского героя, который писал «на деревню дедушке, Константину Макаровичу»? В деловой практике такое адресование не принято, поэтому для начала нужно тщательно проверять, кому и куда адресован документ. И оформлять реквизит «Адресат» тоже нужно правильно. Иначе… 

Хорошо, если ошибку обнаружила Почта России. Тогда письмо, скорее всего, вернут отправителю. Но бывает и так: почтовый адрес указан правильно, а в адресате указана совсем другая (не ваша) организация. Или в письме указан один адрес, а на конверте (без «окошка») другой - перепутали. Возможны разные варианты… Вот тогда приходится надеяться на совесть, профессионализм и лояльное отношение получателя этого послания.

По идее, делопроизводитель, вскрывший такое письмо, должен отправить по верному адресу (если он указан в письме) или вернуть его отправителю. Для бумажных писем еще прикладывается «сопроводиловка», объясняющая возникшую ситуацию. Но это «по идее», а на практике: кому сегодня нужна «лишняя головная боль и чужие проблемы», опять же затраты на канцелярию, и такие письма, чаще всего, летят в корзину…

Для информации и справки…

Адресование является обязательной составляющей информционно-справочных документов: справок, докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений, всех видов писем. Даже если документ отправляется нарочным (курьером) или передается лично, все равно, указывать, кому он адресован – обязательно. Передача «на словах» здесь недопустима. Документы адресуют юридическим лицам: организациям, их структурным подразделениям, руководителям организаций. В адресате могут быть указаны и физические лица: бывшие и работающие сотрудники, просто граждане, имеющим деловые и личные контакты с организацией.

Адресат располагают в правом верхнем углу документа, составные части реквизита ограничиваются правым полем. Допускается центрирование каждой строки относительно самой длинной. При адресовании достаточно названия организации, но, как правило, информационно-справочные документы адресуют первому руководителю. Он принимает управленческое решение, наносит на письмо резолюцию, которая и направляет документ для исполнения конкретным должностным лицам. Обращаем ваше внимание на то, что первым лицам организации письма и другие документы адресуют, начиная с наименования должности, затем указывают наименование организации, инициалы и фамилию, почтовый адрес или факс. Должность указывают в дательном падеже, инициалы - перед фамилией, через точку. Ниже указывают почтовый адрес или факс, если речь идет о внешней переписке или обращении граждан в различные организации. Во внутренних документах, по понятным причинам, никто и никакого почтового адреса не указывает.

Почтовый адрес указывается в соответствии с правилами, установленными Почтой России. Прошло около 8 лет, как мы перешли на «европейские» нормы: улица, номер дома, квартира, офис, город, индекс. Раньше слово «офис» писали с двумя «ф», на англоязычный манер, теперь осталось – одно. На практике этот порядок приживается плохо: в большинстве случаев адрес продолжают указывать «по старинке», в обратном порядке, начиная с почтового индекса.

Традиционно, в реквизите «Адресат» города Москва, Санкт-Петербург, а также города, имеющие в своем названии составную часть «город», «град», указываются без сокращения «г.»: Волгоград, Нижний Новгород, но зато при проведении факсовой отправки необходимо указывать код города. Например

                                                                                       Генеральному директору  

                                                                                       ЗАО «Фининвестконсалтинг»

                                                                                       А.Л. Кострикову 

                                                                                       ул. Вешних вод, д.23, офис 15

                                                                                       Москва. 112561

Специалистам организации письма адресуют, начиная с наименования организации; далее – структурное подразделение; должность, фамилия, инициалы специалиста, которому адресован документ.

                                                                                      ЗАО «Конструкция»

                                                                                      Отдел маркетинга

                                                                                      Старшему маркетологу  

                                                                                      М.И. Долининой 

                                                                                      Факс 8 (495) 117 8120

 При адресовании документа в конкретное структурное подразделение без указания должностного лица используется именительный падеж. Например

                                                                                     Коммерческий банк «Амбассадор» 

                                                                                     Департамент управления персоналом 

                                                                                     ул. Сталеваров, д.14, 

                                                                                     Москва, 117425

Можно адресовать документ просто в организацию, указав ее наименование и почтовый адрес. Оно все рано попадет на стол к руководителю или его референту и будет расписано для исполнения по должностной принадлежности. Но в этом случае прохождение документа внутри организации займет немного больше времени.

Если документ направляется по нескольким адресам и ознакомление каждого из адресатов с содержанием документа является целью и необходимостью, то на одном письме можно расположить подряд 4 адреса – не больше. При этом адресование производится, начиная с наиболее значимых организаций. Когда значимость выделить невозможно, допустимо использовать алфавит – по наименованию организации. Перед вторым и последующими адресами слово «Копия» не ставится, потому что все четыре экземпляра являются подлинниками, все подписываются собственноручно, при необходимости ставится «натуральный» оттиск печати. Если документ рассылается в большее количество адресов, то составляется список рассылки. При приемлемом количестве позиций в этом списке (не несколько сотен или тысяч адресов), на каждый экземпляр документа вбивается конкретный адрес.

Адресат – физическое лицо

Организация ведет переписку не только с юридическими лицами. Среди его партнеров и клиентов могут быть и физические лица. Например, банки и другие финансовые организации часто вынуждены напоминать заемщикам – физическим лицам о существующей задолженности перед кредитной организацией и необходимости его погашения.

В письме, адресованном физическому лицу, порядок адресования несколько иной. Сначала указывают фамилию, инициалы получателя, затем адрес:

                                                                                               Баркалову Ю.К.

                                                                                               ул. Тагильская, д. 17, кв. 36 

                                                                                               Москва, 121415

Внутренние документы

Здесь соблюдаются общие правила адресования. Обращаетесь к первому лицу организации, начинайте с должности, наименование организации можно не указывать. Вы ведь пишете своему, а не чужому директору. Почтовый адрес? А зачем он? Хотя на практике приходилось встречаться с тем, что на докладной записке, адресованной директору своей же организации, люди не поленились и указали почтовый адрес полностью.

На самом деле нужно так:

                                                                                                Генеральному директору 

                                                                                                П.Р. Самохвалову 

или

                                                                                                Отдел кадров

Коротко и ясно.

Заявления и объяснительные записки 

Не коротко, но ясно выглядит адресование на заявлениях и объяснительных записках. Ведь они пишутся на чистом листе бумаги, желательно, «от руки», но в этих документах, к реквизиту «Адресат» добавляется информация об их авторе и составителе.

Как правило, они адресуются первому руководителю, даже если речь идет о совершенно стандартной ситуации, где все неоднократно согласовано, и, главное, нет возражений. Сначала указывают должность руководителя, затем наименование организации, инициалы перед фамилией, через точку, затем следует наименование должности, при необходимости – структурного подразделения, инициалы и фамилия (по той же схеме) работника, который обращается к руководителю с заявлением или объяснительной запиской. Например:

                                                                                          Генеральному директору 

                                                                                          ЗАО «Композит» 

                                                                                          Д.С. Жаркову 

                                                                                         *от старшего инспектора отдела кадров 

                                                                                           М.Р. Михневой 

Заявление

Прошу…

Если заявление составляется сторонними гражданами, то, по понятным причинам, никакая должность не указывается. Они ведь не работают в этой организации. Зато указывают фамилию, имя, отчество – полностью, надо же знать, как обращаться к человеку при решении его вопроса. Затем следует почтовый адрес (адрес проживания) с индексом и контактный телефон. Так, например, выглядит адресование в заявлении о приеме на работу. Он же еще не принят, значит не работник, а просто гражданин, без должности и структурного подразделения. Кстати, такое заявление не является обязательным документом и используется – на усмотрение кадровой службы.

                                                                                               Генеральному директору 

                                                                                               ЗАО «Композит»

                                                                                               Д.С. Жаркову 

                                                                                              *от Самарцевой Инны Алексеевны, 

                                                                                               проживающей по адресу: 

                                                                                              113456, Москва,

                                                                                              ул. Липецкая, д.00, кв.000 

                                                                                              контактный телефон: 8 926 0000000 

Заявление

Прошу…

*Некоторыми экспертами по вопросам русского языка и делопроизводства обсуждается целесообразность употребления предлога «от».

В приведенном примере почтовый адрес (адрес проживания) воспроизведен в той форме, которую используют наши заявители. С ГОСТ Р 6.30- 2003 «Требования к оформлению документов» большинство из них, по понятным причинам, не знакомо и, если организация не предложила образец для написания заявления, заморачиваться на эту тему не обязано. Но и образец наши люди могут заполнить по принципу: «мне так удобнее» и «я так привык». Стоит ли с этим спорить? Думаю, в данном конкретном случае – нет.