Руководство по самостоятельной оценке работы архивной службы и службы делопроизводства. Национальные архивы США

Национальное управление архивов и документации США (Национальные архивы США) разработало руководство оценке деятельности в области управления документами в федеральных службах органов исполнительной власти Records Management Self-Evaluation Guide (2001). 

В его основе лежит более ранняя публикация Records Management Self-Evaluation Guide, National Archives and Records Administration Management Guide Series (1995), переработанная и актуализированная в последней редакции.

Публикация представляет собой обзор основных направлений работы службы по управлению документами1. Приведенный список вопросов по каждому из них позволяет самостоятельно оценить степень соответствия службы законодательным требованиям и ранее поставленным задачам, а также выявить проблемные зоны и определить приоритетные направления дальнейшего развития.

Руководство состоит из шести разделов («Управление планом работы», «Требования к созданию и хранению документов», «Хранение основных документов», «Хранение специальных документов», «Уничтожение документов» и «Важнейшие документы»), каждый из которых включает краткое описание раздела и список тематических вопросов (например, по хранению электронных документов или уничтожению бумажных документов) с вариантами ответа «да» или «нет». Чем больше положительных ответов, тем выше степень соответствия работы службы стандартам и рекомендациям Национальных архивов США.

Как подчеркивают авторы руководства, оно является основой для проведения всестороннего анализа работы службы по управлению документами, но не может претендовать на звание универсального источника информации.

Внимание! Приведенная ниже информация не является полным переводом оригинального текста и не может считаться официальной русской версией руководства Национальных архивов США. Рекомендуем во время прочтения обращаться к примечаниям в конце статьи, где даны пояснения к некоторым терминам, которые связаны со спецификой работы служб по управлению документами в федеральных органах исполнительной власти США.

Раздел I. Управление планом работы

План работы любой службы по управлению документами должен включать четкое определение основных целей, обязанностей и прав сотрудников, перечень основных источников ресурсов, необходимых для реализации плана, программу непрерывного повышения квалификации персонала и внутреннюю оценку соответствия общему плану работы.

Результатом грамотно составленного плана работы будет целесообразное использование ресурсов и увеличение эффективности работы службы благодаря непрерывному мониторингу, позволяющему предотвратить потенциальные риски и ненужные расходы, а в случае необходимости – обеспечить своевременную защиту прав сотрудников.

А. Создание и организация службы по управлению документами

1. Выделена ли в службе отдельная штатная единица (специалист по управлению документами), в чьи обязанности входит выполнение плана работы в области управления документами?
2. Определены ли в должностной инструкции права и обязанности специалиста по управлению документами, объем выполняемой им работы, а сам работник при этом наделен полномочиями, достаточными для осуществления эффективной деятельности по управлению документами?
3. Является ли план по управлению документами частью общего плана по управлению информационными ресурсами?
4. Направляет ли руководитель службы по управлению документами Центрального аппарата федерального органа исполнительной власти (далее – руководитель службы) план работы, рекомендации и пр. указания координирующим сотрудникам других подразделений, то есть сотрудникам на местах и специалистам общих структурных подразделений, взаимодействующим с ним (далее – координаторы)?
5. Включены ли обязанности по управлению документами в должностную инструкцию координаторов?
6. Ведется ли взаимодействие специалиста по управлению документами и координаторов на регулярной основе?
7. Ознакомлены ли сотрудники организации с ролью специалиста по управлению документами и координаторов?
8. Участвует ли специалист по управлению документами в разработке новых электронных систем и общих программных изменений согласно современным стандартам с целью убедиться в том, что в них были учтены требования по хранению и уничтожению документов?
   • Участвует ли специалист по управлению документами в развитии микрографических приложений²?
   • Участвует ли специалист по управлению документами в разработке электронных систем хранения документов, включая закупку компьютерного оборудования?
   • Участвует ли специалист по управлению документами в разработке систем сканирования документов?

B. Обучение и повышение квалификации сотрудников

1. Получил ли специалист по управлению документами необходимую подготовку в отношении федеральных нормативных актов, политик и процедур, регламентирующих управление документами?
2. Повышают ли квалификацию (в области хранения, архивной обработки и уничтожения документов) координаторы, секретари и офисные работники, постоянно работающие с документами?
3. Направляет ли специалист по управлению документами всем координаторам руководства Национальных архивов и других надзорных служб?
4. Были ли эти руководства приспособлены (в случае необходимости) к потребностям конкретной службы по управлению документами перед тем, как они были направлены сотрудникам?
5. Информирует ли служба старших сотрудников и руководителей отделов о значимости управления документами и ведения работы в этой области?
6. Отправлены ли сотрудникам, ответственным за управление электронной информацией и систем хранения документов, указания Национальных архивов США (NARA), Управления общих служб (General Services Administration), Службы управления и бюджета (Office of Management and Budget) в области электронного документооборота (Titles 41 and 36, Chapter XII, of the CFRand OMB Circular A-130)?

C. Внутренняя оценка качества работы

1. Проводит ли специалист по управлению документами совместно с координаторами периодическую оценку работы в области управления документами?
2. Включены ли в эту оценку электронные документы?
3. Составляет ли специалист по управлению документами отчет по результатам проведенной оценки?
4. Быстро ли отделы, где проводилась оценка, реагируют на результаты отчетов?
5. Отслеживает ли специалист по управлению документами или координатор внесение необходимых поправок и применение рекомендаций по усовершенствованию работы отдела?

Раздел II. Требования к созданию и хранению документов

От того, насколько четко в службе по управлению документами сформулированы требования к хранению документов, зависит сохранность информации и в конечном счете полнота ее представления. Правила хранения документов содержат общие требования к созданию и хранению документов службы. Важность сохранности таких документов очевидна. Они обеспечивают непрерывность административных процессов благодаря преемственности информации; позволяют членам Конгресса США и другим уполномоченным органам проводить необходимую проверку; помогают отстоять права Правительства США и лиц, которых затрагивают его действия; документально отражают значимые государственные события и др.

А. Создание документов и полнота представления информации

1. Ознакомлены ли сотрудники службы с информацией о документальных и недокументальных фондах (включая документы, созданные электронным способом), а также о способах работы с ними?
2. Есть ли у каждого отдела письменное руководство о том, какие документы (включая электронные) необходимо создать и обеспечить их сохранность, а также в каком формате должен храниться официальный экземпляр?
3. Есть ли в службе руководство или инструкция с указаниями о том, как документировать политики и решения, особенно принимаемые в устном виде?
4. Существуют ли в службе правила определения документного статуса рабочих материалов и проектов?
5. Есть ли в службе руководство по личным архивам?
6. Необходимы ли для работы архивной службы специальные инструменты поиска (создание системы заголовков, индексация³ и др.), которые позволяют облегчить доступ к отдельным файлам или документам?

Раздел III. Хранение основных документов

Грамотное управление документами гарантирует, что:

• служба обеспечивает необходимые условия сохранности документов;
• документы можно без труда найти в случае необходимости;
• разные виды документов (бумажные, электронные и личные архивы) хранятся отдельно друг от друга;
• внедрены системы идентификации и хранения документов постоянного срока хранения;
• уничтожение документов осуществляется своевременно и согласно требованиям законодательства.

Этот раздел направлен на оценку общей практики хранения документов, независимо от вида носителя информации. Тем не менее, второй подраздел посвящен особенностям хранения только бумажных документов. В следующем разделе «Хранение специальных документов» вы найдете дополнительные требования, которые предъявляют к хранению информации на специальных носителях.

А. Хранение основных документов

1. Существуют ли в службе стандарты и установленный порядок работы для классификации, индексации, брошюровки и поиска документов, понятные для работников разных отделов?
2. Ограничен ли доступ к документам (независимо от носителя информации) кругом уполномоченных лиц?
3. Установлены ли и выполняются ли на практике правила отсечки⁴ для каждого вида документов?
4. Промаркированы ли документы постоянного срока хранения и хранятся ли они отдельно от документов временного срока хранения?
5. Были ли в службе разработаны и реализованы основные положения и порядок работы с секретными документами и иными документами ограниченного пользования?

В. Бумажные документы

1. Отведено ли в каждом отделе специальное место для хранения документов?
2. Существуют ли в каждом отделе описи дел временного и постоянного срока хранения?
3. Установлен ли для каждого отдела порядок учета документов⁵ (в момент поступления, при выдаче в пользование какому-либо сотруднику и внесении изменений в дело)?
4. Правильно ли промаркированы ящики с файлами и папки с документами?

Раздел IV. Хранение специальных документов

Физические особенности небумажных носителей информации требуют применения особых стандартов хранения. Этот раздел позволит оценить эффективность хранения небумажных документов, а именно электронных документов, аудиовизуальных, картографических, архитектурных материалов и др.

А. Электронные документы

Общие положения

1. Опознаваемы ли документы в электронных системах?
2. Предусмотрена ли в электронной системе хранения документов, содержащей копии текстовых документов, возможность индексации и/или контекстного поиска?
3. Требуется ли код доступа или пароль для входа в систему хранения электронных документов?
4. Выполняется ли периодическое создание резервных копий электронных документов на случай потери информации по вине сотрудника или из-за технических ошибок?
5. Избегают ли сотрудники использовать дискеты для хранения документов постоянного срока хранения или документов, сроки хранения которых не установлены указанием Национальных архивов (далее – не указанные в GRS)⁶?
6. Предусмотрен ли в электронной системе хранения документов удобный формат, читаемый в разных операционных системах и программах, а также пересылка и конвертация документов из одной системы в другую?
7. Есть ли в службе актуальная техническая документация для каждой информационной системы?
8. Обеспечена ли защита и сохранность программного обеспечения и оборудования, необходимого для прочтения файлов, на протяжении всего срока хранения электронных документов?
9. Существуют ли меры процедурного контроля в области хранения документов в электронных системах с целью обеспечить целостность работы Федеральных архивов и их законное использование в соответствии с уголовно-процессуальным кодексом США?

Магнитные носители

1. Предусмотрена ли система внешнего распознавания (идентификации) содержания дискет, дисков, магнитных лент и картриджей?
2. Была ли проведена проверка магнитных лент постоянного срока хранения и не указанных в GRS за шесть месяцев до начала их использования с целью убедиться в отсутствии неисправимых ошибок?
3. Проводится ли каждые три года перемотка магнитных лент постоянного срока хранения и не указанных в GRS при соответствующем натяжении ленты?
4. Проводится ли ежегодная проверка (чтение) статистического образца пленки постоянного хранения и не указанного в GRS с целью выявить возможную потерю данных, а также обнаружить и исправить причины порчи?
5. Копируется ли содержимое магнитных лент на новые ленты каждые 10 лет?
6. Соблюдается ли температурно-влажностный режим, необходимый для хранения магнитных лент: 17-20 °С при постоянной относительной влажности воздуха 35-45 процентов? Защищен ли носитель от потенциального воздействия магнитных полей?

Документы, созданные в компьютерных программах и приложениях

В данном разделе речь пойдет о документах, созданных при помощи программ и приложений на компьютере: электронной почте, текстовых документах, электронных таблицах, базах данных и др.

1. Получили ли все работники, пользующиеся ПК, руководства и указания по определению статуса документов, созданных с помощью офисных программ и приложений?
2. Разработан ли стандарт, который регламентирует порядок хранения документов, созданных с помощью офисных программ и приложений на бумаге или в электронном виде?
3. Прошли ли сотрудники, работающие с офисными программами и приложениями, обучение с целью приобрести навыки по созданию резервных копий, обращению с дискетами и выполнению иных действий, направленных на предотвращение рисков потери информации?

Оптические системы хранения информации

1. Отвечает ли устройство CD-ROM/DVD-ROM, которое используется для хранения постоянных документов, техническим требованиям Национальных архивов?
2. Отвечают ли оптические системы положениям Национальных архивов, согласно которым в случае преобразования документов в систему хранения оптических цифровых данных оригиналы документов должны быть уничтожены?

В. Аудиовизуальные материалы

1. Хранятся ли копии и оригиналы аудиовизуальных материалов отдельно друг от друга?
2. Предусмотрены ли инструменты поиска (индексы, заголовки, список заголовков, таблица данных, списки проверок, каталоги и др.) для всех хранящихся аудиовизуальных материалов?
3. Предусмотрены ли перекрестные ссылки для аудиовизуальных материалов, связанных между собой содержательно
4. Закреплен ли порядок работы службы, который обеспечивал бы сохранность информации на аудио- или видеоносителе постоянного срока хранения или не указанной в GRS (информация не должна быть стерта или на ее месте записаны другие данные)?
5. Хранятся ли в службе фотографии, созданные электронным способом (цифровые фотографии)?
6. Хранятся ли в службе отсканированные оригиналы фотографий постоянного срока хранения и не указанные в GRS?
7. Соблюдены ли условия хранения аудиовизуальных материалов постоянного срока хранения, в частности, цветных фильмов и фотографий: не выше 20 °С при относительной влажности воздуха 30-40 процентов?

С. Картографические и архитектурные документы

1. Хранятся ли карты и чертежи в расправленном положении без сгибов (документы не должны быть скручены в рулоны или сложены пополам)?
2. Хранятся ли карты и чертежи в папках из бескислотных материалов?
3. Хранятся ли большие и тяжелые атласы, а также другие связки карт и чертежей в расправленном виде и желательно на полках с вращающимися элементами (цилиндрами), которые позволяют с легкостью передвигать их?
4. Предусмотрена ли для картографических и архитектурных документов система индексации?
5. Поддерживается ли система перекрестных ссылок для картографических и архитектурных документов с близким содержанием?

D. Микрографические документы

1. Упорядочены и проиндексированы ли микрографические документы с целью обеспечить быстрый поиск отдельных документов?
2. Содержит ли микроформа⁷ заголовок или описание первой страницы документа?
3. Промаркированы ли коробки с микроформами с помощью заголовка вида документов и диапазона данных документов? Пронумерованы ли они по порядку?
4. Обеспечено ли раздельное хранение документов временного и постоянного сроков хранения?
5. Раздельно ли хранятся серебряно-желатиновые документы (фотографии) и документы, не содержащие серебро?
6. Проводится ли каждые два года ревизия серебряно-желатиновых документов постоянного срока хранения и не указанных в GRS?

Раздел V. Уничтожение документов

Уничтожение документов – важный этап в процессе управления записями. Федеральные службы исполнительных органов США уполномочены проводить уничтожение документов, сроки хранения которых истекли. Таким образом, уничтожение документов позволяет оставлять в дорогом офисном пространстве лишь те документы, которые действительно участвуют в текущих бизнес-процессах службы.

Уничтожение документов или их транспортировка в другие архивохранилища для последующего уничтожения может осуществляться федеральными службами при соответствующем разрешении Национальных архивов США.

Национальные архивы разрабатывают единые для большинства служб указания по срокам хранения документов и действиям по их истечению (General Records Schedules). Они описывают порядок действий федеральных органов исполнительной власти в случае проведения уничтожения документов (для документов временного срока хранения) или передачи документов на постоянное хранение в Национальные архивы США. Такие указания охватывают документы, относящиеся к гражданскому персоналу, финансовому учету, снабжению, переписке и др. типичным видам деятельности (включая нетекстовые документы).

Поскольку служба наделена правом уничтожать документы согласно GRS, у архивных работников нет необходимости составлять их самостоятельно, за исключением случаев, когда необходимо отклонение от указанных сроков хранения. Службы имеют право истребовать разрешение на применение стандарта уничтожения, отличного от указанного в GRS, путем отправки формы SF 115 Request for Records Disposition Authority вместе с объяснением причин этих действий.

Внимание! Все остальные федеральные документы (не указанные в GRS), которые были созданы в службе или ей получены, должны быть выделены к уничтожению в индивидуальном порядке.

Важно помнить, что федеральные службы обязаны запросить разрешение от Национальных архивов США в том случае, если требуется перевести документы в другую службу или если документы даруются частному лицу или негосударственной организации. Разрешение на транспортировку электронных документов постоянного хранения, а также аудиовизуальных, картографических и архитектурных материалов должно быть истребовано как можно быстрее в виду хрупкости и специальных требований к консервации этих документов.

А. Подготовка указаний, необходимых для выделения дел к уничтожению

1. Основаны ли указания GRS на актуальных описях дел? Обновляются ли периодически описи дел и отражают ли они новые виды документов или электронных систем, а также изменения в порядке хранения документов и законодательстве?
2. Включают ли такие указания точное и полное описание документов, которое отражает содержание и организацию файлов? Содержат ли они четкое описание электронных документов, которое отражает цель, содержание, источник информации и представляемую документацию?
3. В том случае если одна и та же информация хранится на бумаге и на электронном носителе (при этом она не включена в GRS), был ли каждый из них выделен к уничтожению?
4. Содержится ли в инструкции по уничтожению документов порядок действий по отсечке, указания по передаче бумажных документов с истекшими сроками хранения в хранилища самой службы или коммерческих компаний, имеющих с ней соответствующие договоренности, а также указания по доставке всех документов постоянного срока хранения в Национальные архивы и по определению особых сроков хранения до момента проведения конечного уничтожения документов? Требует ли инструкция по уничтожению электронных документов их передачи в Национальные архивы, как только они станут неактивными?
5. Проверили ли уполномоченные лица указания GRS, которые имеют отношение к работе их отдела или выполняемым ими обязанностям?
6. Были ли указания GRS, содержащие юридические документы, проверены руководителем отдела?
7. Были ли указания GRS одобрены бухгалтерским отделом? (Это требование актуально для документов, подлежащих уничтожению в течение ближайших трех лет или в том случае, если планируемое уничтожение отклоняется от требований GRS.)
8. Есть ли в службе пособие, руководство или инструкция, которая регламентирует порядок и правила уничтожения документов, а также содержит одобренные Национальными архивами США указания GRS?
9. Проводится ли периодическая проверка практики уничтожения документов с целью определить виды новых документов и информационных систем, которые подлежат списки с указанием сроков хранения и действий по их истечению, а также установить изменения в практике хранения документов, требующей пересмотра указаний по уничтожению документов?

В. Выполнение плана по уничтожению документов

1. Отслеживает ли специалист по управлению документами выполнение плана по уничтожению документов – в Центральном аппарате федеральной службы органов исполнительной власти и на местах?
2. Обеспечивает ли служба копиями указаний GRS, одобренных Национальными архивами, всех уполномоченных сотрудников в Центральном аппарате федеральной службы органов исполнительной власти и на местах?
3. Были ли документы уничтожены в соответствии с общими указаниями Национальных архивов (GRS)?
4. Если в службе нет своих указаний о порядке уничтожения документов, применимы ли общие требования GRS к ее документам?
5. Быстро ли действуют уполномоченные лица в случае срочной отсечки документов, уничтожении документов с истекшими сроками хранения и доставки соответствующих документов в региональные службы в соответствии с порядком работы, указанным в GRS?
6. Были ли документы постоянного срока хранения доставлены в Национальные архивы США согласно указаниям GRS?

Раздел VI. Важнейшие документы

Программа по обеспечению сохранности важнейших документов8 призвана помочь архивным службам определить и обеспечить надлежащую защиту документов, которые необходимы для непрерывной работы службы на случай катастрофы и устранения ее последствий (план эвакуации на этаже, список телефонов и адресов сотрудников, сведения о задолженности клиентов перед организацией, адреса и телефоны специализированных служб и т.п.), а также отстаивания прав правительства и лиц, которых напрямую затрагивают его действия.

1. Оценила ли служба потенциальные риски для документов?
2. Есть ли в службе по управлению документами указание или соответствующий приказ, устанавливающий порядок работы с важнейшими документами, а также соответствующие обязанности должностных лиц?
3. Выделила ли служба по управлению документами сотрудника для координации работы с такими документами?
4. Выявлен ли в службе состав важнейших документов?
5. Проводит ли служба периодическую проверку плана работы с важнейшими документами и обновляет ли его содержимое, когда это необходимо?
6. Если в службе важнейшие документы хранятся в электронном формате или в виде микроформы, были ли они обеспечены необходимым для их использования оборудованием в случае наступления чрезвычайной ситуации?

1. Управление документами (records management) – термин, широко используемый в англоязычной литературе для обозначения архивной и делопроизводственной практики в совокупности, то есть с момента создания документа и до его уничтожения. Приводя его к российским реалиям, можно отметить, что служба по управлению документами берет на себя обязанности службы по делопроизводству (большая часть функций) и архивной службы. В работе по управлению документами также принимают участие основные структурные подразделения организации: юридический отдел, IT-служба и др.

2. Микрографика – технология, связанная с созданием микроформ (см. Микроформа).

3. Индексация – буквенное и/или цифровое обозначение.

4. Отсечка – это способ формирования документов в дела по времени или условию (например, при формировании дел по годам отсечка происходит в конце каждого года).

5. Учет документов – с англ. filing, charging out и refilling. Эти процедуры относятся к обслуживанию места хранения документов (filing station). Подробнее см. здесь.

6. General Records Schedules (GRS) содержат указание (одно или несколько) по срокам хранения документов и действиям по их истечении. Они не являются полным аналогом российских перечней, содержащих сроки хранения документов. В отличие от России, где их используют для отбора документов на архивное хранение, в практике Национальных архивов США ими главным образом руководствуются при уничтожении документов с истекшими сроками хранения. В тексте речь идет о документах, сроки хранения которых не были установлены государственным органом. Согласно правилам Национальных архивов США, до установления срока хранения государственные документы не могут быть уничтожены и де-факто являются документами постоянного хранения. См. также Н. Храмцовская «США: Применение типовых перечней документов с указанием сроков хранения».

7. Микроформа – см. определение здесь. Также, согласно Википедии, микроформа – это фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует увеличения при помощи микрографической техники. Документами на микроформах являются: микрокарты, микрофильмы, микрофиши и ультрамикрофиши.

8. Важнейшие документы – от англ. vital records. Помимо указанного в тексте значения, отсылающего к документам, которые необходимы на случай катастрофы и устранения ее последствий, под этим термином в некоторых случаях подразумевают документы с записью актов гражданского состояния: свидетельства о рождении, смерти, заключении и расторжении брака. Подробнее см. на сайте Национальных архивов США.

НААР.РУ ©