Восстановить документы и спать спокойно

Что говорит закон

Срок хранения документации, напрямую связанной с доходами и расходами организации и необходимой для исчисления и уплаты налогов, закреплен в 23 статье Налогового кодекса РФ (НК) и составляет 4 года. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает еще больший период хранения первичных учетных и бухгалтерских документов – не менее 5 лет после отчетного года. Такие же сроки хранения для данного комплекса документов устанавливает и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Однако организации не всегда удается выполнить эти требования: подлинники могут быть утеряны по случайности, повреждены или уничтожены при чрезвычайных обстоятельствах и несоблюдении условий хранения. В таком случае повторная проверка, инициированная руководителем налогового органа, грозит налогоплательщику, не сумевшему в срок предоставить истребованную документацию, штрафными санкциями и непредвиденными судебными издержками. По 126 статье НК РФ юридическое лицо, не предоставившее вовремя требуемые бумаги, должно заплатить штраф в размере 200 рублей за каждый непредоставленный документ. Если же организация отказывается от выдачи документов или уклоняется от этого, то налоговики обяжут ее выплатить 10 000 рублей штрафа, и это только в том случае, если они не увидят действиях фирмы признаков нарушения налогового законодательства. Налогоплательщик имеет право уведомить налоговую службу, что предоставить требуемые документы своевременно невозможно, объяснить причины и попросить об отсрочке. Однако руководитель налогового органа вправе как одобрить продление сроков, так и отказать в этом.

Чтобы оградить себя от конфликтов с ФНС и соблюсти нормы законодательства, организации следует заняться восстановлением подлинников безотлагательно, сразу же после их утраты. Именно на это решение как единственно верное и легитимное указывает Минфин в своем письме от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610. В таких случаях компания или восстанавливает документы самостоятельно, или обращается к контрагентам и аудиторам с просьбой выдать сохранившиеся у них копии.

Что говорит судебная практика

Своевременное получение от партнера дубликата утраченного акта выполненных работ помогло компании ООО «Автотор-Холдинг» выиграть дело против налоговой инспекции, обвинявшей ее во внесении в статью расходов затрат, не связанных с хозяйственной деятельностью. Основным аргументом стороны обвинения было то, что организация предоставила недостаточно документов в подтверждение реальности расходов: только копию акта выполненных работ без счета-фактуры. Оригинал акта был утрачен, так как ООО «Автотор-Холдинг» применяло упрощенную систему налогообложения. Однако Федеральный арбитражный суд Московского округа в своем постановлении от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08 отказал налоговой инспекции в удовлетворении требований, так как счел документальные доказательства компании соответствующими нормам права и достаточными. Арбитраж Московского округа своим решением от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146 на практике закрепил установленную Налоговым кодексом легитимность копий утраченных документов. Таким образом даже частично восстановленная документация может быть успешно использована для обоснования тех или иных статей доходов и расходов.

Налоговое законодательство в пункте 5 статьи 93 учитывает и те случаи, когда документация утрачена безвозвратно вследствие «неопреодолимой силы», которой считаются чрезвычайные непредотвратимые обстоятельства. По закону налоговики при дополнительной проверке не могут повторно требовать от организации документы, утраченные таким образом. Но при этом налогоплательщик должен иметь доказательства того, что он предпринял все возможное для исполнения своих обязательств по хранению отчетности, хотя и не смог предотвратить утрату.

Суд счел «утратой вследствие непреодолимой силы» возгорание автомобиля, перевозившего документацию ОАО «Мег инвест», что помешало фирме предоставить в ФНС аналитические регистры налогового учета, подтверждавшие расходы. Факт возгорания был зафиксирован сотрудниками МЧС, которые выдали организации справку. Арбитраж Московского округа в постановлении от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 по делу N А40-4302/07-107-33 признал причины непредоставления документов уважительными и счел неправомерным то, что ФНС отказалась признать понесенные ОАО «Мег инвест» расходы, требуя доказательств. Как «непреодолимую силу» суд также рассматривал кражу документов, подтвержденную справкой из районного УВД, куда поступило заявление (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.04.2010 по делу N А32-774/2009-33/44), и уничтожение подлинников пожаром в офисе (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.08.2009 N Ф04-4575/2009(11959-А75-14) по делу N А75-7938/2008).

***

Обширная правовая практика доказывает не только правомерность использования дубликатов утерянных документов, но и то, что даже восстановленные косвенные документы могут свидетельствовать в пользу налогоплательщика. Таким образом, скрупулезное отношение к документам с неистекшим сроком хранения значительно увеличивает шансы коммерческой организации работать без претензий налоговых органов, а в крайнем случае – избежать несправедливого судебного решения в тяжбе с ФНС.

НААР.РУ ©