Акт о выделении дел к уничтожению

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуре отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

В акте о выделении документов на уничтожение (см. Акт о выделении дел к уничтожению) обязательно указывается количество по каждой позиции, а также указываются нормативные документы, согласно которым возможно составление акта на уничтожение (обычно «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»).

В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без занижения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение. Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам компании.

Акт о выделении документов на уничтожение

Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Как правило, в компании существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», принятому в 2002 году. В том случае если в акте на уничтожение документов указываются дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

В заключительной части акта на уничтожение документов непременно должна содержаться запись об утверждении описи/описей дел по личному составу компании за весь указанный промежуток времени, не считая дат документов-дублей.

Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт, в котором обозначено общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожение, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.