Риск-менеджмент: архивирование электронной почты

В современном мире информация, пересылаемая с помощью электронной почты, зачастую составляет часть важной документации, которая способна сберечь компанию от многих нежелательных рисков, возникающих из-за утери информации.

Существует великое множество норм, регламентирующих виды и способы архивного хранения электронных писем. В этой статье немецкие специалисты в области архивного дела Патрик Престель и Макс Лион Келлер размышляют о том, как правильно архивировать электронную почту.

На данный момент в Германии нет закона, который бы объединял все действующие положения относительно архивирования электронной почты. Более того, с большим трудом можно собрать воедино относящиеся к этому вопросы положения из многочисленных законопроектов.

Это еще один весомый фактор, который мешает тому, чтобы архивирование электронной почты стало всеобщей практикой в немецких компаниях: слишком многое остается неясным в законодательной части этого вопроса. С другой стороны, закон обязывает их к организации эффективного и прежде всего надежного архивного хранения электронной почты. Таким образом, лишь тот, кто знает законы и регламенты, придерживаясь при этом общепринятой концепции надежности, может предостеречь себя и свою организацию от нежелательных последствий.

В связи с регламентом, обязывающим к архивированию электронной почты, важно обозначить следующие правовые источники:

• Торговый кодекс
• Федеральный закон о защите данных (BDSG)
• Закон о телекоммуникации (TKG)
• Акционерный закон (AktG)
• Закон об обществах с ограниченной ответственностью (GmbHG)
• Закон о контроле и прозрачности компаний (KonTraG)
• Налоговый кодекс ФРГ (AO)
• Основные положения по сбору данных и контролю электронных документов (GDPdU)
• Закон Сарбейнза-Оксли (по всему миру действуют правила комплаенс-контроля)

Особенно стоит отметить Торговый и Налоговый кодексы, которые в значительной степени затрагивают вопросы архивирования электронных писем в Германии. Из них следует, что необходимо различать архивирование исходящих электронных сообщений (исходящая почта) и входящих электронных сообщений (входящая почта).

Исходящая почта

Согласно § 238 Торгового кодекса, архивированию подлежат электронные письма, относящиеся к категории коммерческих писем.

В § 238 законодатель обязует организацию оставлять копии отправленных комерческих писем и надежно их сохранять, будь то бумажная версия, графический или текстовый файл. Под коммерческими письмами понимают все те письма, которые участвуют в процессе «подготовки, проведения, а также расторжения дела» (Боннское руководство учета, § 257, строка 34). Сюда же относится и деловая переписка компании, осуществляемая по электронной почте. А именно:

• заказы, включая вносимые изменения и дополнения
• подтверждения о получении заказа
• уведомления об отправке заказа
• накладные
• бумаги о поставках
• рекламации
• счета и документы о произведённой оплате, а также договоры, закреплённые письменно

Однако коммерческими письмами не признаются:

• не относящиеся к делу рекламные письма;
• обычная переписка, имеющая отношение к сбытовой деятельности и т. д.

Ответственность за архивирование электронной почты возлагается на каждого торгового агента (согласно §§ 1, 2 и 3 Торгового кодекса), торговые общества, зарегистрированные кооперативы и юридические лица (§ 33 Торгового кодекса). Данный закон не действует в отношении лиц, не являющихся предпринимателями, например, мелких предпринимателей и ненаемных рабочих.

Согласно § 147 Налогового кодекса ФРГ, электронные письма, попадающие под определение коммерческих или деловых, должны храниться в течение 6 лет. Вместе с тем другие законы не допускают меньшего срока хранения. По истечении этого срока документы должны сохраняться еще какое-то время, поскольку они могут понадобиться для проверочных органов.

В соответствии с § 165 Налогового кодекса, нужно сохранять документы, представляющие важность для находящихся на рассмотрении в суде дел по взысканию налоговых штрафов или пени, для предстоящего или находящегося в процессе рассмотрения правового нарушения, а также для исковых заявлений.

Входящая почта

Этот аспект регулирует § 257 Торгового кодекса, а также § 147 Налогового кодекса, в которых указано, что каждый торговый агент обязуется упорядоченно сохранять входящие коммерческие письма в электронном формате (§ 257 Торгового кодекса). В 4-м абзаце этого же параграфа закон предписывает сохранять письма в течение 6 лет.

Отсчет ведется с конца календарного года, в котором были получены или отправлены коммерческие письма (§ 257, абзац 5 Торгового кодекса). В соответствии с правилами по истечении 6 лет письма могут быть уничтожены.

§ 147 Налогового кодекса прописывает нормы, согласно которым электронные письма из налоговой сферы должны храниться в течение более длительного периода времени. В данном случае следует обратить внимание на разделы 1 и 2 данной статьи.

Указания: Все электронные письма, имеющие налоговую значимость, должны храниться в электронном формате и в полном соответствии с законом. После принятия Федеральным министерством финансов «Основных положений по сбору данных и контролю электронных документов» больше не допускается:

• хранение электронных писем только в распечатанном и подшитом виде;
• архивирование электронных писем в трудно поддающихся чтению форматах (например, файлы pdf).

Бухгалтерская и налоговая документация: как должны архивироваться электронные письма

За исключением баланса за I квартал и годового баланса, §147 Налогового кодекса не запрещает архивирование прочей электронной почты на фризе (например, в виде фотокопий, микрофильмов) или на других носителях (например, магнитных лентах, дисках или дискетах). При условии, что это соответствует правилам бухгалтерского учета и отвечает всем требованиям безопасности, а изображения и данные на носителях по форме и содержанию соответствуют оригиналам, остаются доступными для чтения в течение всего срока хранения и поддерживаются основными программами для чтения.

К ключевым принципам, регулирующим ведение бухучета, относятся следующие принципы, указанные в Торговом кодексе: принципы понятности (§ 238), целосности (§ 239), достоверности (§ 239), актуальности (§ 239), упорядоченности (§ 239) и неизменности (§ 239).

Помимо этого, лицо, сохраняющее важные для налоговой службы электронные письма на фризе и иных информационных носителях, согласно § 147 Налогового кодекса, обязано за свой счет предоставить необходимые для чтения документов вспомогательные средства. А также по требованию финансового органа власти, он должен за свой счет произвести частичную или полную распечатку либо предоставить читабельные варианты, не требующие дополнительных средств.

Указания: Все электронные письма, имеющие налоговую значимость, должны храниться в электронном формате и в полном соответствии с законом. После принятия Федеральным министерством финансов «Основных положений по сбору данных и контролю электронных документов» больше не допускается:

• хранение электронных писем только в распечатанном и подшитом виде;
• архивирование электронных писем в трудно поддающихся чтению форматах (например, файлы pdf).

Согласно § 147 Налогового кодекса, должны архивироваться следующие электронные письма налогового характера: Наряду с коммерческими или деловыми письмами подлежат архивации те исходящие электронные письма, которые значимы с налоговой точки зрения (§ 147 Налогового кодекса). В частности к ним относятся письма следующего содержания:

• книги и записи
• инвентарная опись
• годовые балансы
• оперативные сводки
• баланс за первый квартал, а также прилагающиеся к нему указания и организационные документы
• полученные и отправленные коммерческие или деловые письма
• учетные документы
• прочие письма, важные для налогообложения

Архив электронной почты: часто задаваемые вопросы

Принимая во внимание сложность темы архивирования электронной почты, ниже мы приводим наиболее часто задаваемые вопросы.

Вопрос № 1: Является ли обязательным архивирование приложений к коммерческим или деловым письмам?

Зачастую неясно, обязывает ли закон, прописанный в § 238 Торгового кодекса, архивировать приложения к коммерческим или деловым письмам. Как правило это необходимо, когда приложение к письму служит в качестве пояснения, без которого письмо было бы лишено конкретного смысла.

Вопрос № 2: Нужно ли архивировать деловые письма, имеющие отношение к делу, находящемуся на исполнении?

В том случае если организация не завершила какое-то дело или операцию, то относящаяся к нему корреспонденция не подлежит обязательному архивированию.

Вопрос № 3: Предписывает ли закон определенные виды и способы архивирования электронных писем?

Нет, законом не установлены конкретные технологии сохранения. Нужна лишь защита от подлога и обеспечение длительного хранения информации в электронном виде. В связи с этим также стоит обратить внимание на «Основные положения по DV-системе ведения бухучета» (GoBS). (DV - Digital Video)

Электронные письма должны архивироваться лишь на видеоносителях, обеспечивающих адекватную передачу изображения, которое полностью соответствует оригиналу. В период обязательного срока хранения электронные документы должны храниться в доступном для чтения формате. Хранение документов в формате микрофильма или в бумажном виде не является достаточным.

Вопрос № 4: Допустимо ли хранение электронных писем в кодированной форме?

Да, это допустимо, если при последующем чтении письма его содержимое можно будет без проблем декодировать. Однако закон не позволяет передавать зашифрованные электронные письма в финансовые органы власти, даже при наличии специальных программ дешифровки.

Вопрос № 5: Что означает ревизионная безопасность при архивировании электронных писем?

Объединение по созданию организационных и информационных систем разработало 10 правил относительно безопасной ревизии электронных сообщений и архивов:

• каждое электронное сообщение должно архивироваться в неизменном виде;
• недопустима потеря электронного письма как по пути в архив, так и внутри архива;
• любое письмо должно быть с легкостью найдено с помощью общих поисковых технологий (например, индексирования на основе метаданных); должно безошибочно находиться именно то письмо, которое вы искали;
• ни одно электронное письмо не может быть уничтожено до истечения установленного срока хранения;
• каждое письмо должно сохраняться в первоначальной форме, легко отображаться и распечатываться;
• каждое электронное письмо должно вновь быстро находиться спустя короткий промежуток времени;
• все процессы в архиве, влекущие за собой организационные и структурные изменения, обязательны к протоколированию. При этом должно быть заверено то, что восстановление первоначального состояния архива осуществимо;
• электронный архив должен размещаться таким образом, чтобы дальнейший переход на новую платформу, медиа, программу обеспечения и прочие без информационных потерь.

Вопрос № 6: Нужно ли производить отчисления в резервный фонд архивного хранения?

Да, от 19.08.2002 г. Федеральный финансовый суд принял постановление в отношении издержек, образующихся в результате хранения деловой документации, согласно § 257 Торгового кодекса и § 147 Налогового кодекса, обязать предприятия производить в фонд отчисления в конце каждого календарного года.

По материалам www.computerwoche.de