Прочитать позже Отправить по e-mail
В современном мире информация, пересылаемая с помощью электронной почты, зачастую составляет часть важной документации, которая способна сберечь компанию от многих нежелательных рисков, возникающих из-за утери информации.
Существует великое множество норм, регламентирующих виды и способы архивного хранения электронных писем. В этой статье немецкие специалисты в области архивного дела Патрик Престель и Макс Лион Келлер размышляют о том, как правильно архивировать электронную почту.
На данный момент в Германии нет закона, который бы объединял все действующие положения относительно архивирования электронной почты. Более того, с большим трудом можно собрать воедино относящиеся к этому вопросы положения из многочисленных законопроектов.
Это еще один весомый фактор, который мешает тому, чтобы архивирование электронной почты стало всеобщей практикой в немецких компаниях: слишком многое остается неясным в законодательной части этого вопроса. С другой стороны, закон обязывает их к организации эффективного и прежде всего надежного архивного хранения электронной почты. Таким образом, лишь тот, кто знает законы и регламенты, придерживаясь при этом общепринятой концепции надежности, может предостеречь себя и свою организацию от нежелательных последствий.
В связи с регламентом, обязывающим к архивированию электронной почты, важно обозначить следующие правовые источники:
Закон Сарбейнза-Оксли
Закон, получивший название от имен создателей – сенатора Пола Сарбейнза (демократическая партия, шт. Мэрилэнд) и члена палаты представителей Майкла Оксли (республиканская партия, шт. Огайо) – состоит из 11 разделов. Рассматриваются вопросы независимости аудиторов, корпоративной ответственности, полной финансовой прозрачности, конфликта интересов, корпоративной финансовой отчетности и др., согласно Wikipedia.
Согласно положениям Закона, в каждой публичной компании должен быть создан Комитет по аудиту.
В соответствии с Законом, для акционерных обществ открытого типа:
Особенно стоит отметить Торговый и Налоговый кодексы, которые в значительной степени затрагивают вопросы архивирования электронных писем в Германии. Из них следует, что необходимо различать архивирование исходящих электронных сообщений (исходящая почта) и входящих электронных сообщений (входящая почта).
Согласно § 238 Торгового кодекса, архивированию подлежат электронные письма, относящиеся к категории коммерческих писем.
В § 238 законодатель обязует организацию оставлять копии отправленных комерческих писем и надежно их сохранять, будь то бумажная версия, графический или текстовый файл. Под коммерческими письмами понимают все те письма, которые участвуют в процессе «подготовки, проведения, а также расторжения дела» (Боннское руководство учета, § 257, строка 34). Сюда же относится и деловая переписка компании, осуществляемая по электронной почте. А именно:
Однако коммерческими письмами не признаются:
Ответственность за архивирование электронной почты возлагается на каждого торгового агента (согласно §§ 1, 2 и 3 Торгового кодекса), торговые общества, зарегистрированные кооперативы и юридические лица (§ 33 Торгового кодекса). Данный закон не действует в отношении лиц, не являющихся предпринимателями, например, мелких предпринимателей и ненаемных рабочих.
Согласно § 147 Налогового кодекса ФРГ, электронные письма, попадающие под определение коммерческих или деловых, должны храниться в течение 6 лет. Вместе с тем другие законы не допускают меньшего срока хранения. По истечении этого срока документы должны сохраняться еще какое-то время, поскольку они могут понадобиться для проверочных органов.
В соответствии с § 165 Налогового кодекса, нужно сохранять документы, представляющие важность для находящихся на рассмотрении в суде дел по взысканию налоговых штрафов или пени, для предстоящего или находящегося в процессе рассмотрения правового нарушения, а также для исковых заявлений.
Этот аспект регулирует § 257 Торгового кодекса, а также § 147 Налогового кодекса, в которых указано, что каждый торговый агент обязуется упорядоченно сохранять входящие коммерческие письма в электронном формате (§ 257 Торгового кодекса). В 4-м абзаце этого же параграфа закон предписывает сохранять письма в течение 6 лет.
Отсчет ведется с конца календарного года, в котором были получены или отправлены коммерческие письма (§ 257, абзац 5 Торгового кодекса). В соответствии с правилами по истечении 6 лет письма могут быть уничтожены.
§ 147 Налогового кодекса прописывает нормы, согласно которым электронные письма из налоговой сферы должны храниться в течение более длительного периода времени. В данном случае следует обратить внимание на разделы 1 и 2 данной статьи.
Указания: Все электронные письма, имеющие налоговую значимость, должны храниться в электронном формате и в полном соответствии с законом. После принятия Федеральным министерством финансов «Основных положений по сбору данных и контролю электронных документов» больше не допускается:
За исключением баланса за I квартал и годового баланса, §147 Налогового кодекса не запрещает архивирование прочей электронной почты на фризе (например, в виде фотокопий, микрофильмов) или на других носителях (например, магнитных лентах, дисках или дискетах). При условии, что это соответствует правилам бухгалтерского учета и отвечает всем требованиям безопасности, а изображения и данные на носителях по форме и содержанию соответствуют оригиналам, остаются доступными для чтения в течение всего срока хранения и поддерживаются основными программами для чтения.
К ключевым принципам, регулирующим ведение бухучета, относятся следующие принципы, указанные в Торговом кодексе: принципы понятности (§ 238), целосности (§ 239), достоверности (§ 239), актуальности (§ 239), упорядоченности (§ 239) и неизменности (§ 239).
Помимо этого, лицо, сохраняющее важные для налоговой службы электронные письма на фризе и иных информационных носителях, согласно § 147 Налогового кодекса, обязано за свой счет предоставить необходимые для чтения документов вспомогательные средства. А также по требованию финансового органа власти, он должен за свой счет произвести частичную или полную распечатку либо предоставить читабельные варианты, не требующие дополнительных средств.
Указания: Все электронные письма, имеющие налоговую значимость, должны храниться в электронном формате и в полном соответствии с законом. После принятия Федеральным министерством финансов «Основных положений по сбору данных и контролю электронных документов» больше не допускается:
Согласно § 147 Налогового кодекса, должны архивироваться следующие электронные письма налогового характера: Наряду с коммерческими или деловыми письмами подлежат архивации те исходящие электронные письма, которые значимы с налоговой точки зрения (§ 147 Налогового кодекса). В частности к ним относятся письма следующего содержания:
Принимая во внимание сложность темы архивирования электронной почты, ниже мы приводим наиболее часто задаваемые вопросы.
Вопрос № 1: Является ли обязательным архивирование приложений к коммерческим или деловым письмам?
Зачастую неясно, обязывает ли закон, прописанный в § 238 Торгового кодекса, архивировать приложения к коммерческим или деловым письмам. Как правило это необходимо, когда приложение к письму служит в качестве пояснения, без которого письмо было бы лишено конкретного смысла.
Вопрос № 2: Нужно ли архивировать деловые письма, имеющие отношение к делу, находящемуся на исполнении?
В том случае если организация не завершила какое-то дело или операцию, то относящаяся к нему корреспонденция не подлежит обязательному архивированию.
Вопрос № 3: Предписывает ли закон определенные виды и способы архивирования электронных писем?
Нет, законом не установлены конкретные технологии сохранения. Нужна лишь защита от подлога и обеспечение длительного хранения информации в электронном виде. В связи с этим также стоит обратить внимание на «Основные положения по DV-системе ведения бухучета» (GoBS). (DV - Digital Video)
Электронные письма должны архивироваться лишь на видеоносителях, обеспечивающих адекватную передачу изображения, которое полностью соответствует оригиналу. В период обязательного срока хранения электронные документы должны храниться в доступном для чтения формате. Хранение документов в формате микрофильма или в бумажном виде не является достаточным.
Вопрос № 4: Допустимо ли хранение электронных писем в кодированной форме?
Да, это допустимо, если при последующем чтении письма его содержимое можно будет без проблем декодировать. Однако закон не позволяет передавать зашифрованные электронные письма в финансовые органы власти, даже при наличии специальных программ дешифровки.
Вопрос № 5: Что означает ревизионная безопасность при архивировании электронных писем?
Объединение по созданию организационных и информационных систем разработало 10 правил относительно безопасной ревизии электронных сообщений и архивов:
Вопрос № 6: Нужно ли производить отчисления в резервный фонд архивного хранения?
Да, от 19.08.2002 г. Федеральный финансовый суд принял постановление в отношении издержек, образующихся в результате хранения деловой документации, согласно § 257 Торгового кодекса и § 147 Налогового кодекса, обязать предприятия производить в фонд отчисления в конце каждого календарного года.
По материалам www.computerwoche.de
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.