Архивная обработка документов

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного, временного и долговременного хранения, включая дела по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, приказы по личному составу) с составлением учетных документов (опись дел).

Архивация документов

К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации документов.

Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ.

Среди таких документов, подлежащих непременной архивной обработке, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу. Эти документы необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация и др.).

Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Именно архивация документов призвана решить целый ряд проблем, связанных с управлением архива.

Как уже упоминалось ранее, все работы по обработке документов для последующего архивного хранения выполняются в соответствии с законодательством РФ. В комплекс мероприятий по архивации документов входят:

• аудит состояния архивного и документального фондов предприятия: определение количества архивных фондов, состава документов, схемы систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня оформления дел, наличия внутренних организационных документов по делопроизводству и архивному делу и др.
• проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности: проводится распределение документов по нескольким группам: 1) документы, имеющие научную или практическую ценность и требующие архивной обработки; к ним относятся документы постоянного, долговременного (более 10 лет) срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет включительно), а также документы по личному составу; 2) документы, не имеющие научную или практическую ценность и подлежащие уничтожению.
• формирование дел документов по личному составу, а также постоянного, временного и долговременного сроков хранения: распределение документов по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации.
• оформление дел в соответствии с законом: возможно полное оформление дел, включающее в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела; для документов временного срока хранения (до 10 лет) возможно частичное оформление для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
• составление описей дел и исторической справки к архивному фонду: изучение истории фонда, разработка схемы систематизации единиц хранения в фонде, формирование описей.
• переплетные и реставрационные работы: выполнение переплетных работ.
• подготовка дел к уничтожению дел: выполняется по результатам экспертизы ценности документов с последующим составлением акта на уничтожение.
• передача документов на государственное хранение.
• разработка номенклатуры дел: проводится в соответствии с типовыми и примерными номенклатурами с учетом специфики организации.

Самостоятельная архивная обработка

---

При самостоятельной архивной обработке документов следует обратить внимание на несколько важных моментов.

Правильная архивная обработка перед сдачей в архив

Все дела должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ и действующим архивным законодательством РФ. Документация, оформленная ненадлежащим образом, может быть не принята в государственные или муниципальные архивы. Документы придется разброшюровывать, перешивать, тратить бесценное время на выполнение одной и той же задачи.

Обеспечение сохранности документов и ограничение доступа к ним

В процессе деятельности предприятия накапливается документация, доступ к которой нужно ограничить. Подобного рода документы могут содержать государственную, коммерческую или профессиональную тайну, поэтому они должны храниться в условиях конфиденциальности. Утечка информации, потеря, фальсификация документов могут привести к штрафным санкциям и существенно навредить успешному делу.

Квалифицированное уничтожение документов

Уничтожение документов является частью процесса архивной обработки, так как рано или поздно практически любой организации приходится уничтожать большие объемы документации. И главное – встает необходимость провести экспертизу ценности и правильно выделить дела на уничтожение. Уничтожение документов, сроки хранения которых еще не истекли, может привести к штрафам и предписаниям при аудиторских проверках.