К вам идет архивная проверка
Прочитать позже Отправить по e-mail
Мы коммерческая организация, и архивная проверка к нам не придет никогда
Согласно российскому законодательству, архивным документом признается «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства» (п. 2 ст. 3 ФЗ № 125-фз «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010).Как видим, под это определение попадает любой документ, а критерии ценности информации (например, значительная сумма в платежном поручении) или ее носителя (например, единственная в своем роде берестяная грамота) имеют значение только на этапе экспертизы ценности архивного документа.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации (п. 16 ст. 3 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ред. от 27.07.2010).
Такое расширенное законодательное толкование понятия «архивный документ» делает каждую организацию независимо от формы ее собственности потенциальным объектом проверки со стороны представителей архивной службы.
Документы – это наша собственность, и мы делаем с ними что хотим
В наследие от советской архивной системы современным российским архивам досталось понятие «архивный фонд» – ныне Российской Федерации. Это было вполне оправдано в ситуации, когда никаких архивных документов в СССР, кроме государственных, существовать не могло. Частные архивы, как например, дворянские архивы, архивы Православной церкви и других конфессий, не уже говоря о документах государственных учреждений, были национализированы большевистским правительством.Распад СССР и коренная ломка социально-экомических отношений не могли не отразиться на архивных документах. Не вдаваясь в подробности эволюции представлений российских законодателей 1990-х гг. прошлого века и нулевых годов века нынешнего, скажем, что современный федеральный архивный закон вводит понятие собственности на архивные документы, но при этом сохраняет понятие «Архивный фонд Российской Федерации».
Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (п. 8 ст. 3 ФЗ № 125-фз «Об архивном деле в Российской Федерации» в ред. от 27.07.2010).
Как видим, в этом определении есть все об информационной составляющей архивного документа, но нет ни слова о принадлежности к той или иной форме собственности. Таким образом, в деятельности любой организации могут образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации, если это будет установлено соответствующей экспертизой ценности архивистом, а, следовательно, будут действовать установленные государством правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
В документах нашей организации нет документов, подлежащих экспертизе ценности, поэтому претензий со стороны проверяющих органов быть не может
Согласно законодательству Российской Федерации, существуют категории документов, которые в обязательном порядке хранятся в течение значительных сроков в любых организациях вне зависимости от того, передавались ли документы в государственные и муниципальные архивы ранее. (Меньшая часть организаций работает с государственными и муниципальными архивами в качестве организаций-источников комплектования и передает документы на хранение на регулярной основе).В первую очередь речь идет о документах так называемой трудовой истории гражданина (лицевые счета, ведомости начисления заработной платы, трудовые договоры, служебные контракты, личные карточки работников и др.). Такие документы возникают в деятельности любой организации независимо от продолжительности существования и профиля основной деятельности.
Отсутствие документов по личному составу в большинстве случаев становится главным препятствием, которое не позволяет гражданину получить необходимые социальные выплаты в органах социального и пенсионного страхования. Как следствие, гражданин обращается с заявлением о розыске таких документов, и к вам идет архивная проверка.
Наказание за утрату архивных документов, подлежащих хранению, незначительно, следовательно, можно ни о чем не беспокоиться
Максимальные штрафы предусмотрены за утрату документов, в той или иной степени обеспечивающих право собственности. Так, административное законодательство предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб. за неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов (ч. 1 ст. 13.25 «Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ в ред. от 31.01.2012).
Неисполнение обществом с ограниченной ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов, обернется для руководителя организации наложением административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.25 «Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ в ред. от 31.01.2012).
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ в ред. от 31.01.2012).
Однако в случае если утрата архивных документов причиняет вред правам и законным интересам граждан, архивная проверка может стать поводом для возбуждения органами внутренних дел уголовного дела.
Согласно статье 140 Уголовного кодекса Российской Федерации, неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, наказываются штрафом в размере до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (Уголовный кодекс Российской Федерации» от 13.06.1996 N 63-ФЗ в ред. от 07.12.2011).
Наше руководство найдет общий язык с любой проверкой
В данном случае весьма распространенное заблуждение, основанное на недостаточной осведомленности о механизме проверки. Каждая комиссия, в том числе и архивного органа, действует на основании приказа (распоряжения) руководителя соответствующего архивного органа, которому в обязательном порядке докладываются материалы проверки (акты со всеми приложениями, протоколы, предписания об устранении выявленных недостатков).Окончательное же решение по делу об административных правонарушениях в сфере архивов относится к исключительной компетенции судов общей юрисдикции Российской Федерации (мирового судьи). Общий надзор за действиями проверяющих осуществляют органы прокуратуры. Таким образом, все действия проверяющих находятся под многоступенчатым контролем со стороны вышестоящего руководства, судов и прокуратуры.
Игорь Ромашин
Материалы по теме:
- В Ростовской области принят новый закон об архивном деле
- Опубликован новый проект Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ
- Изменился порядок исчисления сроков хранения архивных документов по личному составу
- Росархив устранит противоречия в порядке исчисления сроков хранения документов
- Президент внес законопроект об уточнении сроков хранения архивных документов
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.)
- Приказ от 20 июля 2010 г. № 54 «Об утверждении регламента Федерального архивного агентства»
- Приказ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”»
- Приказ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках
- Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Ваши идеи
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.
Наши контакты
- Москва, ул. Электрозаводская, д. 21, корп. 41
- 8 (800) 707-87-00
- secretary@naar.ru