Прочитать позже Отправить по e-mail
Грамотная обработка документации крайне важна для успешного развития современного предприятия. Любые операции с документами должны проводиться в соответствии с нормами архивного законодательства. Незнание нормативной базы и законов, регламентирующих архивное дело, на первый взгляд упрощает процесс обработки, хранения и уничтожения документации, но в то же время такой подход чреват негативными последствиями.
Нарушение архивного законодательства влечет за собой гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (гл. 7, ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Чтобы избежать проблем с законом и больших финансовых потерь, необходимо хорошо знать архивное законодательство.
В настоящее время делопроизводство и документооборот регулируются федеральным законом об архивном деле, законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. Кроме того, существует инструкции, перечни, положения и правила, касающиеся делопроизводства в различных госструктурах.
Федеральный закон определяет основные категории документов (гл. 1, ст. 3); полномочия субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела (гл. 1, ст. 4); понятие архивного фонда (гл. 2). Он также определяет документы, относящиеся к государственной (гл. 2, ст. 7), муниципальной (гл. 2, ст. 8), частной собственности (гл. 2, ст. 9).
Также закон регулирует управление архивным делом в РФ (гл. 3), в частности создание архивов (ст. 13). В тексте документа вы найдете информацию о хранении и учете архивных документов (гл. 4); комплектовании архивов архивными документами (гл.5); сроках хранения документов (гл.5, ст.22); доступе к архивным документам и их использовании (гл.6).
Стоит учитывать, что федеральный закон регламентирует работу только государственных архивов и не содержит положений об архивах организаций.
Вышеуказанный федеральный закон является основным среди других актов архивного законодательства. Иные законы и нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить ему (гл. 1, ст. 2, п.2 ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.).
Документ регламентирует работу ведомственных архивов. Правила содержат информацию о видах архивов, их основных задачах и функциях (гл. 1). Информация об экспертизе ценности документов изложена в главе 2. Из нее можно узнать, на основании чего и как проводится экспертиза ценности, посмотреть подробное описание задач и функций экспертизы ценности.
Комплектование архива описано в главе 3; в ней в частности содержатся положения об источниках комплектования архивов (п. 3.2), составе документов, подлежащих передаче в архив (п. 3.3), номенклатуре дел (п. 3.4), порядке и оформлении дел (п. 3.5) и их описей (п. 3 .7).
Также в Правилах есть информация об обеспечении сохранности документов архива (гл .4), организации (гл. 5) и учете документов в архиве (гл. 6); научно-справочном аппарате к документам архива (гл. 7); использовании документов архива (гл. 8); порядке передачи документов архива на постоянное хранение (гл. 9); организации работы архива (гл. 10).
Правила также включают ряд приложений. Ниже приведены некоторые из них:
В ГОСТе содержатся дефиниции, классифицированные по нескольким главам. Помимо стандартизированных терминов в ГОСТе дано точное определение всех понятий, связанных с делопроизводством документированием, организацией работы с документами, архивным делом, обеспечением сохранности документов, научно-информационной деятельностью архивов. Так, открыв данный документ, можно быстро найти определение нужного термина, например, узнать, что такое кинодокумент или гриф согласования.
ГОСТ «Консервация документов» включает информацию о режиме хранения документов, их стабилизации и реставрации, изготовлении копий документов.
В Приложении 1 (обязательном) указаны требования к помещениям для хранения документов, включая информацию о том, чем обязательно должны быть оборудованы архивохранилища и что, напротив, устанавливать в них нельзя. Также в Приложении 1 указано, как нужно размещать дела, какое расстояние должно быть между стеллажами и т.п.
В Приложении 2 излагаются средства измерения и регулирования температурно-влажностного режима хранения документов.
Приложение 3 заключает положения по борьбе с биофактором.
В Приложении 4 описаны виды повреждений документов и методы их устранения.
Приложение 5 включает в себя информацию о реставрационных материалах, средствах стабилизации и оформления документов.
Этот документ архивного законодательства регламентирует вопросы, касающиеся технической стороны хранения документации.
Глава 3 содержит информацию об обеспечении сохранности документов при их поступлении на хранение: что нужно сделать с делами, поступившими в архив, как правильно провести контрольно-профилактические мероприятия.Обеспечение сохранности документов при их хранении регламентирует глава 4. Она также включает пункты, касающиеся температурно-влажностного (4.4.5), светового (4.5) и санитарно-гигиенического режимов (4.6).
Из главы 5 можно узнать о контроле физического состояния документов, в том числе, какие документы нужно выявить и как отреставрировать поврежденные документы.
Кроме этого, в ОСТе есть положения об обеспечении сохранности документов при их использовании (гл. 6), перемещении и транспортировании (гл. 7), а также обеспечении сохранности особо ценных документов (гл. 8).
Что касается персональных данных, принципов и условиях их обработки и передачи, то они регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Также существует Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в частности ст. 11 «Документирование информации».
Информацию о документальном оформлении всех хозяйственных операций можно найти в Федеральном Законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в частности, в Главе II «Основные требования к ведению бухгалтерского учета. Бухгалтерская документация и регистрация» и статье 17 данной главы «Хранение документов бухгалтерского учета».
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.