Закон в помощь: делопроизводство и архивы

Грамотная обработка документации крайне важна для успешного развития современного предприятия. Любые операции с документами должны проводиться в соответствии с нормами архивного законодательства. Незнание нормативной базы и законов, регламентирующих архивное дело, на первый взгляд упрощает процесс обработки, хранения и уничтожения документации, но в то же время такой подход чреват негативными последствиями.

Нарушение архивного законодательства

Нарушение архивного законодательства влечет за собой гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (гл. 7, ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Чтобы избежать проблем с законом и больших финансовых потерь, необходимо хорошо знать архивное законодательство.

В настоящее время делопроизводство и документооборот регулируются федеральным законом об архивном деле, законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. Кроме того, существует инструкции, перечни, положения и правила, касающиеся делопроизводства в различных госструктурах.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 13.05.2008 г.

Федеральный закон определяет основные категории документов (гл. 1, ст. 3); полномочия субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела (гл. 1, ст. 4); понятие архивного фонда (гл. 2). Он также определяет документы, относящиеся к государственной (гл. 2, ст. 7), муниципальной (гл. 2, ст. 8), частной собственности (гл. 2, ст. 9).

Также закон регулирует управление архивным делом в РФ (гл. 3), в частности создание архивов (ст. 13). В тексте документа вы найдете информацию о хранении и учете архивных документов (гл. 4); комплектовании архивов архивными документами (гл.5); сроках хранения документов (гл.5, ст.22); доступе к архивным документам и их использовании (гл.6).

Стоит учитывать, что федеральный закон регламентирует работу только государственных архивов и не содержит положений об архивах организаций.

Вышеуказанный федеральный закон является основным среди других актов архивного законодательства. Иные законы и нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить ему (гл. 1, ст. 2, п.2 ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.)

Документ регламентирует работу ведомственных архивов. Правила содержат информацию о видах архивов, их основных задачах и функциях (гл. 1). Информация об экспертизе ценности документов изложена в главе 2. Из нее можно узнать, на основании чего и как проводится экспертиза ценности, посмотреть подробное описание задач и функций экспертизы ценности.

Комплектование архива описано в главе 3; в ней в частности содержатся положения об источниках комплектования архивов (п. 3.2), составе документов, подлежащих передаче в архив (п. 3.3), номенклатуре дел (п. 3.4), порядке и оформлении дел (п. 3.5) и их описей (п. 3 .7).

Также в Правилах есть информация об обеспечении сохранности документов архива (гл .4), организации (гл. 5) и учете документов в архиве (гл. 6); научно-справочном аппарате к документам архива (гл. 7); использовании документов архива (гл. 8); порядке передачи документов архива на постоянное хранение (гл. 9); организации работы архива (гл. 10).

Правила также включают ряд приложений. Ниже приведены некоторые из них:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;
• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу;
• форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• форма номенклатуры дел организации;
• форма внутренней описи документов дела;
• форма акта о выдаче дел во временное пользование;
• форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов;
• форма акта приема-передачи документов на государственное хранение;
• форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• форма акта о технических ошибках в учетных документах;
• форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов;
• форма годового плана работы архива.

Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98)

В ГОСТе содержатся дефиниции, классифицированные по нескольким главам. Помимо стандартизированных терминов в ГОСТе дано точное определение всех понятий, связанных с делопроизводством документированием, организацией работы с документами, архивным делом, обеспечением сохранности документов, научно-информационной деятельностью архивов. Так, открыв данный документ, можно быстро найти определение нужного термина, например, узнать, что такое кинодокумент или гриф согласования.

Государственный стандарт Российской Федерации 7.50-2002 «Консервация документов»

ГОСТ «Консервация документов» включает информацию о режиме хранения документов, их стабилизации и реставрации, изготовлении копий документов.

В Приложении 1 (обязательном) указаны требования к помещениям для хранения документов, включая информацию о том, чем обязательно должны быть оборудованы архивохранилища и что, напротив, устанавливать в них нельзя. Также в Приложении 1 указано, как нужно размещать дела, какое расстояние должно быть между стеллажами и т.п.

В Приложении 2 излагаются средства измерения и регулирования температурно-влажностного режима хранения документов.

Приложение 3 заключает положения по борьбе с биофактором.

В Приложении 4 описаны виды повреждений документов и методы их устранения.

Приложение 5 включает в себя информацию о реставрационных материалах, средствах стабилизации и оформления документов.

Отраслевой стандарт ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования»

Этот документ архивного законодательства регламентирует вопросы, касающиеся технической стороны хранения документации.

Обеспечение сохранности документов при их хранении регламентирует глава 4. Она также включает пункты, касающиеся температурно-влажностного (4.4.5), светового (4.5) и санитарно-гигиенического режимов (4.6).

Из главы 5 можно узнать о контроле физического состояния документов, в том числе, какие документы нужно выявить и как отреставрировать поврежденные документы.

Кроме этого, в ОСТе есть положения об обеспечении сохранности документов при их использовании (гл. 6), перемещении и транспортировании (гл. 7), а также обеспечении сохранности особо ценных документов (гл. 8).

Что касается персональных данных, принципов и условиях их обработки и передачи, то они регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Также существует Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в частности ст. 11 «Документирование информации».

Информацию о документальном оформлении всех хозяйственных операций можно найти в Федеральном Законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в частности, в Главе II «Основные требования к ведению бухгалтерского учета. Бухгалтерская документация и регистрация» и статье 17 данной главы «Хранение документов бухгалтерского учета».