Архивы Московской области: под натиском технологий

Благодаря стремительному развитию технологий архивы переживают второе рождение. Архивные учреждения тесно сотрудничают с ПФР, а для оперативной выдачи социально-трудовых справок создаются многофункциональные центры, работающие в режиме «одного окна». О том, как изменилась жизнь и архивистов, и простых граждан, рассказывает начальник Главного архивного управления Московской области Петр Михайлович Петров.

Не секрет, что все мы в той или иной степени заложники современных технологий – в хорошем смысле этого слова. Как развитие информационной отрасли отразилось на работе архивов Московской области и какие задачи сегодня перед ними стоят?

Одна из важнейших задач архива – качественно и своевременно отвечать на обращение граждан и организаций. Как и прежде, архивные учреждения Подмосковья ведут большую работу по формированию Архивного фонда Московской области и обеспечивают сохранность документального богатства. Но именно сейчас стало возможным использовать технологические ресурсы для организации более эффективной работы. Одной из таких мер, призванных улучшить предоставление государственных и муниципальных услуг, стало создание в каждом городском округе и муниципальном районе многофункциональных центров (МФЦ).

Что такое МФЦ и для чего они нужны?

В МФЦ работа организована по принципу «одного окна». Они нужны в первую очередь для того, чтобы сэкономить время и силы граждан. К 2015 году на территории Московской области планируется открыть 89 МФЦ и 346 мест дополнительного оказания услуг населению. Уже сейчас такие центры действуют в городских округах Балашиха, Домодедово, Дмитровском, Каширском, Клинском, Подольском, Серебряно-Прудском, Ступинском муниципальных районах. Многофункциональные центры будут действовать во всех муниципальных образованиях Московской области и смогут оказывать около 200 государственных услуг (см. также Архивы Московской области: управление по вертикали).

Возвращаясь к теме архивов и информационных технологий, хотелось бы задать вопрос о том, как связаны между собой архивы и МФЦ?

Объясню на конкретных примерах. В настоящее время в двух зданиях МФЦ размещены муниципальные архивы – Домодедовский и Серебряно-Прудский. Домодедовский занимает площадь свыше 1000 квадратных метров, на которых разместились пять архивохранилищ, комната акклиматизации документов, переплетная и рабочие помещения сотрудников. В операционном зале у домодедовских архивистов два окна для приема и выдачи справок. В рамках расширенного заседания Коллегии Главного архивного управления области, проходившего 27 февраля этого года, были подведены итоги работы Домодедовского муниципального архива. В целом картина положительная: сроки предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела сократились, и, что немаловажно, их качество заметно улучшилось. Другой пример. В Серебряно-Прудском районе муниципальный архив также организовал прием граждан на базе МФЦ. При этом все запросы регистрируются в электронном виде. За муниципальным архивом закреплено одно из восьми действующих окон МФЦ. Прием заявлений проводится ежедневно, включая субботу. По вторникам и четвергам прием заявлений ведет непосредственно сотрудник муниципального архива. В остальные дни технологические карты заполняет сотрудник МФЦ.

Представим ситуацию. Гражданину Иванову из Домодедово нужно получить подтверждение трудового стажа для последующего оформления пенсии. Сотрудничают ли государственные и муниципальные архивы Московской области с отделениями Пенсионного фонда с целью обмена данными?

Безусловно. Архивные учреждения области активно взаимодействуют с органами Пенсионного фонда. Более того, мы регулярно проводим совместные совещания представителей органов ПФР и работников государственных и муниципальных архивов как на базе Главного архивного управления Московской области, так и муниципальных архивов.

Встречный вопрос в свете развития информационных технологий в современном архиве. Налажен ли у областных архивов электронный документооборот с ПФР?

Для ведения электронного документооборота с фондом у нас есть определенные договоренности. В сентябре 2011 года было заключено соглашение об организации электронного документооборота между Главным архивным управлением Московской области и Отделением ПФР по Москве и Московской области. В этом году Главархив планирует включить в систему социально-правового защищенного электронного документооборота с ПФР муниципальные архивы Московской области. Эта работа будет проводиться в рамках указа президента от 07.05.2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления». Данные договоренности позволили нам наладить электронный обмен архивными справками, архивными копиями и архивными выписками между подведомственными госархивами области и территориальными органами ПФР.

А как выглядит общая схема работы архива с ПФР?

Сначала в отделения ПФР по Москве и Московской области поступают запросы из всех его территориальных органов. Затем они направляются в областной Главархив. Соответственно ответы на запросы из государственных архивов Московской области поступают в Главархив Московской области и затем отправляются в отделение ПФР. При этом архивные справки, копии и выписки создаются в электронном виде на бланке государственного архива и заверяются электронной цифровой подписью.

Вы ведете статистику таких запросов?

Если считать с даты реального запуска системы обмена документами, то есть с 1 марта 2012 года, по каналам защищенного электронного документооборота из ПФР поступило 366 запросов. Безусловно, запросы от территориальных органов ПФР приходят и по почте на бумажном носителе.

Какие еще документы можно запросить в архивах Московской области?

Сотрудники архивов постоянно пополняют имеющиеся базы данных. Как правило, они охватывают наиболее используемые документы: постановления и решения органов власти, сведения о приватизации недвижимости и т.п. Внесенные в базы данных сведения позволяют в течение нескольких минут найти нужную информацию.

Как вы решаете проблему сохранности наиболее востребованных документов?

Мы проводим большую работу по оцифровке описей дел и архивных документов. Уже есть первые успехи. К началу текущего года в государственных архивах все описи дел были переведены в электронный вид, а в муниципальных архивах – более половины всех описей, причем многие из них уже завершили эту работу. Конечно, полностью оцифровать огромный массив документов архивных фондов, насчитывающий сотни тысяч единиц хранения, десятки миллионов листов, нет необходимости. Переводить в электронный вид целесообразно лишь наиболее востребованные дела.

Архивы традиционно ассоциируются с пыльными стеллажами и захламленными помещениями. Вам есть что сказать в защиту архивных учреждений Подмосковья?

Архивы идут в ногу со временем. Посмотрите на уровень технического оснащения архивных учреждений: компьютеры, принтеры, копировальная техника, сканеры... Все государственные и подавляющее большинство муниципальных архивов подключены к сети Интернет. Они имеют свои собственные сайты, где размещена актуальная информация (описи дел, списки архивных фондов), и электронные ящики для приема электронных запросов. При этом количество таких запросов по сравнению с предыдущим годом постепенно растет. Например, в Центральный государственный архив Московской области в 2012 году по электронной почте поступил 301 запрос, в Московский областной архивный центр – 1012, в муниципальные архивы – 2285 запросов. И это не предел.

Фотографии предоставлены Главным архивным управлением Московской области

Беседовала Светлана Бузенкова