Архивы Московской области: управление по вертикали

Мы продолжаем цикл бесед с начальником Главного архивного управления Московской области Петром Михайловичем Петровым. В интервью нашему порталу он рассуждает о том, возможна ли «вертикальная» организация современного архива и как изменились сроки исполнения архивных запросов с появлением «одного окна».

Петр Михайлович, любой архив существует в рамках определенных правовых полномочий. Как российское законодательство регулирует деятельность архивов Московской области? Есть ли специальные законы для государственных и муниципальных архивов Подмосковья?

Управление архивным делом регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, определившим единую государственную политику в области архивного дела, единые правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил. 

Главное архивное управление Московской области является центральным исполнительным органом государственной власти Московской области, проводящим государственную политику и осуществляющим управление в установленной сфере деятельности. Это отражено в Законе 65/2007-ОЗ Московской области об архивном деле в Московской области и закреплено в Положении о Главном архивном управлении Московской области.

В нашей стране долгое время существовала жесткая вертикаль власти, которая стала универсальной моделью управления. Как сегодня осуществляется управление в области архивного дела?

 Для начала давайте вспомним, что само понятие «управление» предполагает целенаправленную работу государственных органов в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Осуществляя методическую помощь и контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях, мы контролируем и оцениваем работу по формированию и содержанию муниципальных архивов, обеспечиваем единый подход к реализации государственной политики в сфере архивного дела.  

Муниципальные архивы осуществляют государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах. На эти виды работ и услуг им  выделяются субвенции из бюджета Московской области. Главное управление контролирует целевое использование государственных средств. В результате такого контроля мы имеем финансовые рычаги воздействия на муниципальные архивы. Следовательно, во всех звеньях работы государственных органов, как федеральных, так и субъектов, существует так называемая вертикаль. Даже работу муниципальных архивов как органов местного самоуправления с организациями – источниками комплектования можно отнести к вертикали управления архивным делом. 

А бюджетные средства вы распределяете по такому же – вертикальному – принципу?

Мы предоставляем бюджетам муниципальных образований из бюджета Московской области финансовые средства и материальные ресурсы на осуществление государственных полномочий, а затем контролируем их эффективное и целевое расходование. Ежегодно распоряжением Главного архивного управления утверждается Перечень работ и услуг, расходы на которые могут осуществляться за счет субвенций из бюджета Московской области на обеспечение переданных муниципальным районам и городским округам Московской области государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах. Исходя из данного перечня, выделяются средства на проводимые работы и услуги для муниципальных архивов. Главное управление контролирует и целевое использование средств на материальное обеспечение деятельности муниципальных архивов. В результате такого контроля мы имеем финансовые рычаги воздействия на муниципальные архивы, деятельность которых большей частью финансируется из бюджета Московской области.

Предоставление средств субвенций муниципальным архивам Московской области из областного бюджета характерно только для Подмосковья или подобные возможности предусмотрены для других субъектов Российской Федерации?

В Центральном федеральном округе Российской Федерации субвенции органам местного самоуправления при осуществлении государственных полномочий, кроме Московской области, предоставляются в Калужской, Костромской, Курской, Липецкой и Тамбовской областях. В других федеральных округах также выделяются субвенции, но их размеры значительно ниже, чем в Московской области. Так, размер субвенций на исполнение государственных полномочий в сфере архивного дела на 2013 год по Московской области составил 287 776 тысяч рублей.

От чего зависит размер субвенции муниципальному архиву?

Размер субвенции муниципальному архиву на территории Подмосковья определяется не объемом, хранимых документов, а количеством выполненной работы, основу которой до сих пор составляет исполнение социально-правовых и тематических запросов, поступающих от граждан и организаций.

Есть ли другие примеры того, как вы выстраиваете систему управления с архивами Московской области?

Безусловно. Руководители и специалисты Главного архивного управления Московской области координируют деятельность муниципальных архивов и консультируют их руководителей. проводят проверки муниципальных архивов и организаций – источников комплектования, которые призваны не только контролировать выполнение архивными учреждениями требований нормативных и правовых документов, методических указаний, но и привлекать внимание органов местного самоуправления к проблемам архивного дела в муниципальных образованиях.

Сегодня популярны многофункциональные центры, работающие по принципу «одного окна». Мы затрагивали эту темы в прошлой беседе. Хотелось бы вернуться к этой теме и задать вам вопрос: для чего нужны МФЦ?

Многофункциональные центры нужны для получения государственных и муниципальных услуг. Чаще всего в МФЦ обращаются пенсионеры, которые хотят получать нужные справки без дополнительных усилий. Это очень удобно. Все службы расположены в одном месте: не надо ходить по разным организациям для получения различных справок. В соответствии с принципом «одного окна» после однократного обращения в архив с запросом его исполнение осуществляют работники МФЦ без участия заявителя.

Что изменилось в работе архива с появлением многофункциональных центров?

Возьмем для примера Серебряно-Прудский архив, расположенный в здании МФЦ и работающий в режиме «одного окна» с 25 января 2012 года. Если раньше посетителей принимали два раза в неделю, то сегодня центр работает даже в субботу. Сократился и срок исполнения запросов. Мы изменили общую схему работы с населением. Как только архивная справка готова, работники МФЦ сообщают заявителям об этом. Если заявитель не может лично получить справку, то ее отправляют по почте. Это делается для того, чтобы освободить архивистов от дополнительного приема посетителей и рассылки почты.

Отслеживаете ли вы историю посещений граждан?

В МФЦ имеется электронная база данных заявителей, по которой можно быстро определить кто, когда и с каким запросом ранее обращался.

Беседовала Светлана Бузенкова

Фотографии предоставлены Главным архивным управлением Московской области