Электронные документы: концепция архивов Австралии

Применение электронных архивов и внедрение систем электронного документооборота вызывает к жизни новые подходы к тому, как нужно выстраивать функциональную схему движения документов в архивном фонде. Сегодня речь пойдет, о том какую модель (подход) к хранению документов использует в своей практике Национальный архив Австралии и чем уникальная производительность документа отличается от равной.

Работа Национального архива Австралии при содействии членов-компаний Содружества призвана обеспечить полное и точное создание архивных данных с целью оказать поддержку в архивной обработке документов, образующихся в правительстве Австралии и широкого круга заинтересованных лиц.

В основе деятельности австралийского архивного ведомства заложены международные стандарты по управлению архивами ISO 15489 (International Standard for Records Management).

Мировая практика показывает, что в настоящее время происходят качественные изменения, затронувшие способы хранения документов в архивах и, что не менее важно, фундаментальные принципы, которым подчиняется система подготовки и хранения архивных данных.

Подобная ситуация сложилась в Национальном архиве Австралии, который не просто осуществляет переход с бумажных носителей информацией в сторону электронных, но в первую очередь решает концептуальные задачи: какие изменения влечет за собой разрастание технологической основы информационного общество в отношении подходов к хранению данных?

Модели производительности документов

Электронные документы бросают вызов традиционному пониманию архивных единиц как исключительно физических объектов для хранения и обеспечения условий сохранности. В основе такого понимания лежит представление о бумажном документе, который можно пощупать и физически видоизменить.

Проблема архивирования при таком подходе главным образом заключается в том, чтобы сохранить носитель информации: как только физический объект законсервирован, архивная запись считается сохраненной на долгие годы.

В то время как электронные архивы по большом счету преследуют те же цели, что и их бумажные собратья, есть у них своя отличительная особенность. Самое очевидное различие заключается в том, что записи, хранимые в электронном виде, технологически опосредованы. Это значит, что полное взаимопонимание между человеком и документом возможно лишь в том случае, если соблюдена правильная комбинация программного обеспечения и характеристик технических устройств.

Электронные архивы перестают быть сугубо физическими объектами, являясь результатом опосредованного взаимодействия между технологией и информацией. В определенном смысле документ существует только до тех пор, пока сохраняется диалог между двумя этими элементами.

В отличие от бумажных документов каждый контакт с документом, хранимым в электронном архиве, является уникальным сам по себе: два разных человека, одновременно получивших доступ к цифровой записи, имеют дело с одним и тем же документом. В данном случае говорят о том, что документ имеет равную производительность для обоих.

Параметр уникальности документа, являющийся базовой характеристикой бумажных носителей, теряет свою значимость для электронных документов, поскольку несколько пользователей получают доступ к документу с одинаковым содержимым.

Отсюда вытекает закономерный вывод: отныне главная проблема для архивиста заключается не в том, чтобы обеспечить сохранность уникального оригинала (модель уникальной производительности), а в том, чтобы сначала грамотно перевести документ в электронный вид, а затем воссоздать производительность документа на экране.

Так как документ электронного архива существует до тех пор, пока сохраняется взаимодействие между человеком и машиной, производительность в этом случае имеет временную природу (время работы с документом, или сессия), что описывает модель временной производительности, которую также можно считать моделью равной производительности.

При взаимодействии двух этих элементов – источника и процесса – формируется производительность документа, в которую включен субъект (например, архивист). Особенность электронных архивов заключается в том, что они имеют воспроизводимую (временную) производительность.

Это значит, что каждый раз при контакте с документом, хранящемся в электронном виде, происходит новая – уникальная – комбинация источника и процесса (специальная компьютерная конфигурация и программное обеспечение). Один и тот же источник может быть воспроизведен с помощью программных и системных средств. Но даже имея доступ к документу с одной точки входа, но, к примеру, в разное время, можно говорить о том, что каждая из проведенных сессий была уникальной.

Модель производительности позволяет понять, как функционируют электронные документы и какие элементы являются частью их природы. Во-первых, важно помнить об источнике документа, который представляет собой неизменное сообщение, воспроизводимое с помощью информационных технологий. Именно сообщение делает электронный документ осмысленной единицей хранения. Однако само по себе сообщение лишено для архивиста всякого смысла, поскольку оно требует вмешательства со стороны технологий. Во-вторых, говоря об электронном документе, нельзя забывать о процессе, то есть технологии, которая необходима для того, чтобы сообщение было воспроизведено.

Подведем итоги: общие термины

Что является источником в случае с электронным документом?

В качестве источника выступает файл с данными, структура которого определяется различными форматами Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Acrobat, html и др.

Процесс – это специфическая комбинация компьютерного оборудования и программного обеспечения, то есть конфигурация, необходимая для того чтобы понять источник. Так, например, источник в Microsoft Word специального приложения, которое используется в операционной системе Windows, устанавливаемой на компьютерах с процессорами Intel. Производительность – то, что в итоге отображается на экране или любом другом устройстве вывода информации.

Проблемы сохранения электронных документов

Несмотря на тот факт, что сущность электронных документов описывается в терминах производительности, а не физических (бумажных) объектов, первая реакция архивиста обычно связана с желанием сохранить и источник, и процесс, которые необходимы для того чтобы воспроизвести производительность. Но представьте себе такую ситуацию: вам нужно посмотреть фильм 1900 года. Какое оборудование вы будете использовать?

Аналогично с электронными документами: бессмысленно ожидать, что документ Word 2.0 (если вы еще можете вспомнить о таком) прочитает машина на базе Intel 386 и версией Windows 3.1. А между тем этим технологиям насчитывает около 15 лет – ничто, по сравнению с тем, какое время документ может храниться в архиве.

Из приведенного примера очевидно, что сохранение самого источника является делом выполнимым, в то время как сохранение процесса из-за изменчивой природы ИТ-отрасли выглядит маловероятным. ИТ-технологии развиваются с бешеной скоростью, и изменения даже в пределах одного десятилетия колоссальны. Все это ведет к тому, что цикл технологического продукта очень мал: программные решения и техническое оборудование быстро устаревают.

Физическая порча

Цифровые носители информации (диски, флеш-накопители, кассеты и др.) приходят в негодность относительно быстро по сравнению с другими средствами. Они не созданы для долговременного использования, и поэтому, как никакие другие, подвержены быстрому и среднесрочному износу.

Для сотрудников архивных отделов это значит лишь одно: обновление ПО – единственный способ обеспечить сохранность электронных документов.

Технологическое устаревание

Наряду с порчей носителей электронной информации, существует проблема технологического устаревания. Новые достижения в компьютерной науке приводят к устареванию как ПО, так и технического оборудования.

В модели документов, построенной на подходе производительности, изменения происходят за счет подвижности элементов «источник» и «процесс». Таким образом, без вмешательства архивиста сохранить источник и процесс окажется просто невозможным.