Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек. Информатизация архивного дела в РФ. Часть I

Законодательство РФ регламентирует деление между тремя родственными фондами, хранящими культурное наследие страны: музейным, библиотечным и архивным. На сегодняшний день существует молчаливая договоренность между тремя отраслями, которые стремятся не вмешиваться в сопредельные области. Однако на практике это не только невыполнимо, но и малоэффективно.

Музейный, архивный и библиотечный фонды не являются замкнутыми сущностями, переданными в оперативное управление соответствующим уполномоченным государством и управляемым собственным федеральным исполнительным органом структурам: музейный – музеям, библиотечный – библиотекам, архивный – архивам. На самом деле объекты, отнесенные к этим трем фондам, распределяются между организациями в различных пропорциях, таким образом, что каждый из них (из музеев, архивов и библиотек) хранит в своих собраниях ту или иную часть сопредельного фонда.

В этом утверждении нет никакого открытия: всем известно, что в собрания музеев на правах (зачастую) самостоятельных отделов входят коллекции редкой книги и архивных документов; архивы в свою очередь хранят книжные собрания и музейные предметы, а в библиотеках – есть документы и предметы, отнесенные к ведению Архивного и Музейного фондов.

Преодолению проблем, связанных с этим видовым разнообразием, в частности, в области учета и описания конкретных видов объектов культурного наследия (архивных документов, музейных предметов, книжных памятников), посвящены соответствующие «перекрестные» разделы отраслевых инструкций и правил по учету, предполагающие обязательные учет и описание таких «чужих» для типа данной организации объектов по правилам, соответствующим их природе.

Не имеет смысла приводить обширные цитаты из документов, которые должны быть настольными для каждого хранителя. Тем более что цитаты из этих инструкций будут абсолютно одинаковыми по сути и «циклическими» по форме, т.е. в случае работы с объектами культурного наследия, относящимися к «соседнему» фонду, все Инструкции предписывают учитывать эти объекты по правилам, действующим в соответствующим им фонде.

Но многие ли организации, владеющие подобными «чужими» объектами, реализуют на практике такой учет? Многие ли музеи (даже литературные, мемориальные, большая часть коллекций которых состоит из документов архивного фонда) следуют этому правилу, осуществляя по сути двойной (по музейным и архивным правилам) учет хранящихся у них архивных документов (фондирование, составление описей, ведение и развитие научно-справочного аппарата, использование единого классификатора документной информации и т.п.).

С высокой степенью уверенности можно утверждать, что это единицы. Зеркальная ситуация по отношению к музейным предметам и книгам редкого фонда существует и в архивной, и библиотечной сферах.

А ведь это игнорирование норм Инструкций и Правил – не что иное, как нарушение единой государственной политики в области учета культурных ценностей!

Отсутствие грамотного, ведущегося по утвержденным Инструкциям и Правилам, учета, приводит к невозможности исполнения управленческих функций, полномасштабной реализации государственных проектов, спорности отчетности и статистических данных о составе соответствующих фондов и их состоянии и использовании.

Кроме того, музейщикам, архивистам и библиотекарям практикам-профессионалам, вероятно, излишне напоминать, что юридически правильный, научно выверенный и полномасштабный учет объектов культурного наследия – основа для решения всех иных вопросов деятельности музеев, архивов и библиотек вообще, и тех служб данных организаций, в частности, которые осуществляют эту деятельность: работу с посетителями (включая читальные залы и обслуживание запросов), выставочную и публикаторскую деятельность.

Тем не менее, на сегодняшний день можно констатировать факт наличия молчаливого согласия, при котором архивисты стараются не вмешиваться во внутренние дела музейщиков и библиотекарей, музейщики не задают вопросы архивистам и библиотекарям, а последние – смотрят сквозь пальцы на ситуацию в архивах и библиотеках.

Эта молчаливая договоренность, при которой все знают о проблеме «сопредельных территорий», но никто не хочет озвучить ее и предпринять практические шаги для ее решения, чревата необратимыми последствиями. Особенно в связи с активным внедрением IT и переходом на оказание государственных услуг в электронной форме, и все ширящимся внедрением безбумажных технологий. Парадокс ситуации заключается в том, что активное создание, внедрение и использование различного программного обеспечения, созданного коммерческими структурами для музеев, архивов и библиотек, пошло по фактически существующему пути точного воспроизведения в этих электронных системах уже опробованного на практике принципа «замкнутости» учетных процедур: библиотечные системы (электронные каталоги) не предполагают возможности описания в них архивных документов и музейных предметов, музейные системы ровно также «не знают» специфики учета и описания фондов редкой книги и архивных документов, а архивное ПО плохо знакомо с библиотечным и музейным учетом.

Таким образом, на практике существуют три непересекающиеся ветви одного и того же дерева, полностью игнорирующие друг друга. И это при том, что информационные технологии обладают уникальным потенциалом, позволяющим преодолеть эту разрозненность, объединив в рамках одной системы (или взаимодействующих систем, обеспечивающих через шлюзы конвертации, полноценный обмен информацией) различные подходы в учете и описании объектов культурного наследия.

Примеры из практики

---

Музейные фонды

В архивной сфере программные средства, которые развивает и внедряет Росархив в рамках реализации своего основного функционала – «а) разработки и проведения государственной политики в области архивного дела; б) установления единых правил и норм организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и контроль за их соблюдением» , в рамках Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из трех программных комплексов – Архивный фонд, Фондовый каталог и Центральный фондовый каталог, обладают заложенным еще на этапе их проектирования потенциалом развития в сторону описания любых видов объектов культурного наследия.

На практике в архивах музейные предметы учитываются и описываются как единицы хранения (т.е. комплексы музейных объектов) и собственно как документы. Структура описания документа, во-первых, очень близка структуре описания музейных объектов, а во-вторых, на программном уровне имеет возможность усложнения, расширения и конкретизации – т.е. проще говоря, увеличения количества полей, предназначенных для описания различных атрибутов объекта.

Этот подход наглядно иллюстрирует макет Базы данных Государственного реестра учета уникальных документов, который может быть представлен в качестве модуля-расширения ПК АФ, предназначенного для описания разновидовых уникальных документов (кино, фото, фоно- документы, рукописи XI – XVIII вв. книжные памятники и т.п.). В значительном числе полей эта БД совпадает с традиционными музейными описаниями аналогичных памятников.

Структура описания, реализованная в Базе данных Государственного реестра учета уникальных документов, полностью соответствует формуляру «Листов учета и описания уникального документа», а также включает в себя часть полей, которые заимствованы из схемы описания книжных памятников, разработанной Археографической комиссией РАН.

Архивные фонды

Несколько лет назад в Государственном историческом музее, продолжавшем выполнять свои функции научно-методического центра для исторических музеев страны, в рамках принятой в музее в 2005 г. и реализовывавшейся Программы информатизации учетно-фондовой работы , в нескольких «пограничных» отделах (с точки зрения хранимых в них коллекций) были предприняты попытки создания такого программного обеспечения, которое бы удовлетворяло требованиям Инструкций по учету и обеспечивало возможность полномасштабного учета «чуждых» объектов. Так, в Отделе письменных источников (это отдел, хранящий документы Архивного фонда, 73 тыс. ед. почти 15 млн листов) был смакетирован и апробирован программный модуль, совмещающий в себе как требования музейного учета, так и традиционный учет архивных документов.

В Отделе книжного фонда Исторического музея установленная программа «АС-Библиотека-3» была доработана и оснащена модулем «Редкая книга», который позволяет вести как традиционный библиотечный учет, так и учет предметов из фондов редкой книги. Эта работа была неоднократно представлена в 2008–2009 гг. в рамках ежегодных научно-практических семинаров, которые проводит ГИМ, а ее описание опубликовано в журнале «Справочник руководителя учреждений культуры».

Библиотечные фонды

Нельзя не упомянуть об опыте деятельности Президентской библиотеки, специалисты которой пытаются создать единый стандарт описания библиотечных фондов, фондов редкой книги, архивных фондов на базе интеграции форматов MARC, ISAD (g) и EAD . Попытка с точки зрения архивистов спорная , не учитывающая множество реалий и в части описания фондов, и в части НСА, основанная на применении несколько устаревших и небесспорных форматов, особенно проблемная в вопросах подходов к публикации графического образа. Последняя тема вообще заслуживает особого разговора и вдумчивого осмысления. Но, тем не менее, попытка реализованная, и уже в силу этого заслуживающая внимания.

Таким образом, очевидно наличие на практическом уровне попыток преодоления разрозненности и замкнутости, объединения (интеграции) различных учетных и описательных систем, расширения их информационного потенциала и функционала. Этот тренд закономерен и объясним, но, увы, замечен не всеми разработчиками идеологии единых государственных ресурсов, формирование которых провозглашено в рамках федеральных программ.

Федеральные информационные системы

---

На сегодняшний день в области государственного автоматизированного учета объектов движимого культурного наследия объявлено о формировании трех федеральных государственный информационных систем: Центрального фондового каталога в архивной области, Государственного каталога Музейного фонда и Свода книжных памятников.

При этом совершенно не оговорена система взаимоотношений между этими ФГИС. Как в них будет представляться и отражаться информация о памятниках, отнесенных к ведению «сопредельного» фонда, но хранящихся в собраниях тех организаций, которые «подотчетны» данной федеральной государственной информационной системе? Будет ли осуществляться дублирование информации об одном и том же «пограничном» объекте в разных системах? Соответствуют ли форматы (стандарты) описания объектов культурного наследия, разработанные и примененные в данных системах, всему разнообразию учета и описания объектов культурного наследия, хранимых и учтенных в организациях в соответствии с правила действующих Инструкций?

О том, что предполагается в этой связи реализовать в архивной отрасли – чуть позже, а сейчас с точки зрения архивиста о том, что настораживает, например, в Государственном Каталоге Музейного Фонда, в котором, очевидно, должна будет присутствовать информация о документах Архивного фонда, включенных в собрания музеев.

Утвержденная 19.07.2011 г. Концепция Государственного каталога Музейного фонда еще раз зафиксировала позицию, согласно которой ГК является учетным документом. При этом «основу сведений, регистрируемых в Госкаталоге, по Положению, должна составлять учётная документация собственников музейных предметов и музейных коллекций или музеев и других организаций, в оперативном управлении или пользовании которых находятся музейные предметы и музейные коллекции».

В перечне законодательных актов, являющихся правовой основой для создания и ведения Госкаталога, указаны под п.15 и «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19».

Таким образом, уже в преамбуле к Госкаталога в качестве информационной основы обозначены имеющаяся учетная документация и требование соблюдения Правил учета архивных документов по отношению к учетным сведениям о них, включаемым в состав сведений Госкаталога... Нелишне напомнить, что для архивных документов в музеях в качестве учетной документации должны применяться: книги поступлений (первая ступень учета), инвентарные книги отдела (коллекции)/книга учета поступлений документов (вторая ступень учета), список фондов и классическая архивная учетная система: фонд, опись, дело.

Но почему-то это положение никак не учтено при выборе стандарта формата сведений – LIDO (п. 5.7. Концепции). Данный формат, как справедливо отмечено в статье Н. В. Браккер и А. В. Дремайлова , относится к группе библиотечных коммуникативных форматов, предназначенных для обмена и агрегирования информации (т.е. группировки, обобщения и «усреднения» терминологии – развития стандартизованного лингвистического обеспечения, позволяющего довольно просто осуществлять поисковые процедуры).

Очевидно, что формат, предназначенный для однократной записи информации об объекте, основанный на словарях и тезаурусах, сразу же войдет в противоречие с имеющейся учетной документацией и принципами ее формирования и ведения как в музейной, так и в архивной практике. Более того, он никоим образом не предназначен для проведения учета объектов культурного наследия – музейных предметов, книг из фондов редкой книги, и уж тем более, архивных документов, находящийся на хранении в музейных фондах.

Поскольку учет – это более широкое понятие, которым определяется целый комплекс процессов учетного характера, охватывающих все стороны «жизненного цикла» объектов культурного наследия, хранящихся в архивах, музеях и библиотеках, и учет не может быть сведен только к одной из этих функций – функции регистрации. А, следовательно, формат LIDO не предназначен и для выполнения задач самого Госкаталога – «обеспечения на федеральном уровне учёта музейных предметов и музейных коллекций, хранящихся и поступающих в музеи Российской Федерации». (Кстати, в перечислении задач, которые призван решать Госкаталога (Положение о Государственном Каталоге), задачи «регистрации» нет).

Проблематика автоматизированных систем

---

В этой связи уместно спросить: так каким же образом, учитывая функцию государственного учета, которую должен выполнять Госкаталог, будут теперь учитываться и описываться архивные документы, находящиеся в музеях? В том числе, как они будут описываться в автоматизированных системах, применяемых в музеях? И какие сведения будут отражаться в Госкаталоге музейного фонда об архивных документах: описание фонда, описи (тома описи), заголовок дела, атрибуты описания единичного документа? И будут ли вообще представлены архивные документы в рамках Госкаталога? Как эта информация будет соотноситься и с традиционным учетом архивных фондов и с архивными автоматизированными системами, внедренными по всей стране?

Понять обеспокоенность архивистов нетрудно, если обратиться к сухим цифрам статистики: музеи и библиотеки страны хранят примерно 2,6% всего объема документов Архивного фонда РФ (в абсолютных цифрах это примерно 12 млн 544 тыс. дел, большая часть которых (около 9 млн ) хранится в музеях и может быть отнесена к особо ценным).

Но в объеме самого Музейного фонда РФ (по итогам проверки наличия музейных фондов, опубликованных летом 2011 г. – 73,14 млн. предметов), архивные документы составляют 1/8 часть!

Вторая группа вопросов, возникших применительно к Госкаталогу, связана с музейными коллекциями, хранимыми в архивах. Их количество достаточно велико, чтобы вызвать беспокойство. Достаточно сказать, что только один из 15 федеральных архивов хранит собрание в 160 тыс. музейных предметов. Это количественно в 2 раза больше, чем собрание Музеев Московского Кремля…

Те же вопросы можно адресовать к Своду книжных памятников . Если действовать в соответствии с определением книжных памятников, которое содержится в № 429 Приказе МК, то значительное число книг, входящих в собрания федеральных архивов, должно быть зарегистрировано в рамках данного Свода.

Но процедура и обязательность этого мероприятия остаются совершенно не понятными в связи с п. 2 Приложения № 2 к упомянутому Приказу: «Регистрации подлежат книжные памятники, находящиеся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иных юридических и физических лиц.

Книжные памятники, имеющиеся в собственности юридических и физических лиц, подлежат регистрации в Реестре на добровольной основе».

Комментарии излишни.

Ю. Ю. Юмашева

кандидат исторических наук
заведующая межкафедральной Археографической лаборатории
Исторического факультета МГУ им. М. В. Ломоносова

---

1. «Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составной частью информационных ресурсов России и подлежащих постоянному хранению». Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

«Музейный фонд – совокупность постоянно находящихся на территории Российской Федерации музейных предметов и музейных коллекций…». Федеральный закон от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» и Положение о Музейном Фонде. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 г. №179-ФЗ.

«Библиотечный фонд – совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения;

Национальный библиотечный фонд – часть библиотечного фонда, имеющая особое историческое, научное, культурное значение, предназначенная для постоянного хранения и общественного использования и являющаяся культурным достоянием народов Российской Федерации». Федеральный Закон от 29.12.1994 №78-ФЗ «О библиотечном деле».

2. В архивном учете: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19), п. 3.1.1.: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации…

Учет музейных предметов и библиотечных фондов

3.7.15. Учет музейных предметов, являющихся вложением в дело, ведется в установленном порядке (см. п. 3.7.13.).

Музейные предметы, не являющиеся вложениями в дело, принятые на хранение в составе архивного фонда, учитываются в составе этого фонда как единицы хранения. При значительном количестве таких единиц хранения на них составляется отдельная опись дел, документов.

Включение в состав Музейного фонда Российской Федерации и учет данных музейных предметов осуществляются в соответствии с порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, ведется в установленном порядке (см. п. 3.7.10.).

3.7.16. Учет библиотечного (справочно-информационного) фонда архива ведется в соответствии с порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов».

В музейном учете: Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР. М.,1984. (действующая на 01.11.2011 г.).

«III. Государственный учет музейных фондов. Ст. 85: «Музеи учитывают документы ГАФ СССР по фондам, коллекциям и единицам хранения и в целях централизованного учета документов ГАФ СССР ежегодно представляют в соответствующие учреждения государственной архивной службы СССР сведения о составе и объеме хранящихся документов ГАФ СССР по установленным формам централизованного учета (паспорт, карточка фондов, сведения об изменении в объеме, составе, содержании и состоянии фондов).

Сведения об объеме, составе, содержании и состоянии документов ГАФ СССР включаются в учетные формы основного фонда музеев.

Музеи обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки и использования документов ГАФ СССР с соблюдением правил, устанавливаемых Главным архивным Управлением при Совете Министров СССР»

Единые правила и условия учета и хранения музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, и порядок формирования, учета, сохранения и использования музейного фонда РФ (проект): I. Общие положения, п. 1.2.: «Учет и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации,…. в сфере действия настоящих Единых правил и условий регулируются следующими законодательными и нормативными актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19; зарегистрировано в Минюсте России 06.03.2007 № 9059)»

В библиотечном учете: Инструкция об учете библиотечного фонда. Введена в действие Приказом МК от 02 декабря 1998 г. № 590: «Входящий в библиотечный фонд рукописный фонд учитывается в соответствии с настоящей Инструкцией и нормативными документами Федеральной архивной службы России».

3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

4. Подробнее см.: «Информатизация учетно-фондовой работы». Сборник статей. Труды ГИМ. Москва. ГИМ. 2008. Вып. 174. 166 с.

5. Сиротина О.А. Локальная база данных Отдела письменных источников: совмещение музейного и архивного учета. // «Информатизация учетно-фондовой работы». Сборник статей. Труды ГИМ. Москва. ГИМ. 2008. Вып. 174. с.66–77.

6. Юмашева Ю.Ю., Лазаренко Е.В. Музейный учет и описание фондов редкой книги // Справочник руководителя организаций культуры. № 6, 2008 г.

7. Не совсем понятно, почему в этот список форматов не вошли форматы MODS (Metadata Object Description Schema (MODS) (<http://www.loc.gov/standards/mods), METS (Encoding and Transmission Standard (METS) (<http://www.loc.gov/standards/mets>), и EAC (Encoded Archival Context (EAC) (<http://www.library.yale.edu/eac) также поддерживаемые и развиваемые Библиотекой Конгресса США.)

8. http://www.prlib.ru/Documents/contentproccessing/rusmarc2012.pdf

9. http://lido-schema.org

10. Дремайлов А.В., Браккер Н.В. Разработка международного стандарта музейной документации как средство предотвращения нелегального обороту музейных ценностей. // Музейная безопасность и методы реализации Конвенции ЮНЕСКО 1970 г. Материалы. // Второй Международный семинар по актуальным вопросам обеспечения безопасности музейного фонда. 4-6 июня 2011 г. М., Интермузей, 2011 г.

11. Перечень основных учетных документов Музейного фонда – см. Положение о Музейном фонде Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 12.02.1998 г. № 179; Перечень учетных архивных документов – см. Правила… раздел III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве. Подраздел Система учетных документов архива.

12. Данные на 01.01.2010 г. Доклад Руководителя Федерального архивного агентства, доктора исторических наук А.Н.Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива 15.03.2011 г. «Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений за

13. На самом деле количество документов Архивного фонда, хранящихся в музеях, значительно больше. Это связано с некорректностью процедур учета, о чем говорилось выше, а также наличием «спорных» видов документов, которые могут быть отнесены как к музейному, так и к архивному фонду, но учтены только как музейные (к примеру, картография или фотоматериалы).

14. http://kp.rsl.ru