Должностная инструкция специалиста по организационному и документационному обеспечению

Анализ действующих норм, содержащих разрозненные требования к кадровым документам, позволяет разделить их на три вида: 

1. обязательные документы, которые должны быть во всех организациях; 
2. обязательные документы, которые необходимо оформлять при определенных обстоятельствах (например, неразглашение тайны при работе на секретном предприятии);
3. документы, рекомендуемые к оформлению, но не обязательные. 

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно

Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Иными словами, именно должностная инструкция позволяет разграничить права и обязанности сотрудников, а также установить четкое и понятное взаимодействие между представителями различных должностей.

На сегодняшний день оформление должностных инструкций обязательно только для гражданских служащих (ст. 27 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). В остальных случаях документ оформляется исключительно по мере необходимости (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Зачем нужна должностная инструкция?

Наверное, этот вопрос задают себе многие специалисты. Мы все учились в вузах, знаем, чем нам предстоит заниматься в своей профессии, какие обязанности могут возложить на сотрудника. Так стоит ли подписывать такой документ? Ответ однозначный, да.

Правовое управление Федеральной службы по труду и занятости так разъяснило необходимость должностной инструкции: 

«Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника… Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции…»

Проще говоря, должностная инструкция – это документ, который поможет избежать спорных ситуаций, а также значительно упростить процесс их рассмотрения, если подобные ситуации возникнут во время работы.

Профессиональный стандарт как основа должностной инструкции

Приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н был утвержден профессиональный стандарт «Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Он внес заметные коррективы в требования к трудовым функциям делопроизводителей (необходимым знаниям, умениям, действиям). Связано это с постоянным развитием современных информационно-коммуникационных технологий, которые все чаще и активнее внедряются и применяются при работе с документами.

Профессиональный стандарт стал своего рода каркасом для составления должностных инструкций делопроизводителя, секретаря-администратора, секретаря руководителя. В нем прописаны все права и обязанности специалиста, обозначены требуемые уровни знаний и ответственности.

Разделы должностной инструкции

Должностная инструкция, как правило, состоит из пяти разделов:

1. Общие положения 
2. Должностные обязанности 
3. Права 
4. Ответственность 
5. Взаимоотношения

Профессиональный стандарт «Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией», позволит, опираясь на квалификационные характеристики, разработать более подробную и полезную должностную инструкцию.

Общие положения

Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

• полное наименование должности и структурного подразделения; 
• общее назначение должности;
• кому непосредственно подчиняется работник; 
• порядок назначения и освобождения от должности; 
• перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей. Так, среди необходимых умений, указаны работа со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации; уверенное использование баз данных, в том числе удаленных; владение справочно-правовыми системами и автоматизированными системами учета, регистрации и контроля; умение применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами. Большие требования предъявляются и к необходимым дополнительным знаниям: теперь специалист, занимающий должность делопроизводителя, должен разбираться в системах электронного документооборота, знать современные информационные технологии работы с документами, правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации, правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа, требования охраны труда и многое другое.

Должностные обязанности

Как ясно из названия, второй раздел должен четко и ясно рассказывать о видах работы, которые необходимо выполнять работнику, занимаемому должность делопроизводителя. Подробно и детально стоит прописать трудовые действия сотрудника в организации работы с документам, их обработкой и хранением.

Работа с документами:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов организации;
• ведение информационно-справочной работы;
• обработка и отправку исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• контроль исполнения документов в организации.

Текущее хранение документов:

• разработка номенклатуры дел организации;
• проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
• формирование дел;
• контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

Обработка дел для последующего хранения:

• проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• составление внутренней описи дел для особо ценных документов;
• оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• передача дел в архив организации.

Права. Ответственность. Взаимоотношения

Три последних части должностной инструкции не имеют регламентированных указаний. Как правило, в них указываются полномочия работника; устанавливаются критерии оценки работы, формы ответственности за результаты и последствия своей деятельности; прописываются все информационные внутренние и внешние взаимосвязи, необходимые сотруднику для выполнения его работы.

Обращаем ваше внимание! Должностную инструкцию необходимо предоставить сотруднику до того, как он приступит к выполнению своих обязанностей. После ознакомления с документом, работник должен подписать его, выказав, таким образом, свое согласие с квалификационными требованиями, правами и обязанностями, а также с уровнем ответственности и мерами наказания, в случае невыполнения или нарушения должностной инструкции.

Т.В. Войцехович