Cекреты успеха электронного архива: сделано в Голландии

Информация на бумажных носителях надежно сохранится только в том случае, если вы соблюдаете необходимые условия хранения документов. Секрет успеха эффективного электронного архивирования также требует определенной предусмотрительности. Но учитывается ли это на деле?

Контрольная проверка, проведенная в двенадцати регионах Нидерландов, показала, насколько быстро могут придти в негодность документы, хранящиеся в электронном архиве. Подобный практический опыт в совокупности с бытующим у большинства мнением о том, что у бумажных носителей нет конкурентов, приводит к неизбежному выводу: если хранение документов на бумажной основе не вызывает вопросов, то современный подход к ведению электронных архивов оставляет желать лучшего.

Постановка контрольной задачи

Во время конгресса Королевского объединения архивариусов в городе Леувардене специалист из Национального архива Нидерландов Гейсберт Кройтхоф и IT-журналист Гейс Хиленус представили на суд слушателей любопытные наблюдения, полученные в ходе своеобразного эксперимента с технологией электронного архивирования.

Двенадцать различных регионов в стране получили задание отправить электронные протоколы с двух собраний за 1999 и 2008 годы, а также выслать самый старый документ, находящийся в электронном доступе.

Формат и статус документа

Как выяснилось, около половины из 20 отправленных документов были недоступны для чтения в pdf и odf-форматах. Из-за устаревшего формата два документа оказались вовсе нечитабельными. Наибольшее затруднение вызвал тот факт, что во многих ситуациях сам статус документа был весьма сомнительным.

В некоторых случаях в верхней части документа стояла пометка, которая тем не менее не раскрывала информацию о том, вносились ли дополнительные коррективы в документ. Как справедливо высказался по этому поводу Кройтхоф, относительно статуса электронного документа ни в коем случае не должно возникать сомнений.

Дата создания документа

Кроме того, на практике выявилась еще одна опасность, которая может возникнуть при работе с электронными архивами. Подводным камнем здесь является неясность даты создания документа, которая ставит под сомнение его аутентичность. Так, из Утрехта пришел документ, созданный в 1997 году, но при этом его электронный вариант датирован 2007 годом.

Сохранение метаданных разом снимало бы все вопросы. В этом случае получатель мог бы прочитать, что документ датирован 1997 годом, а его электронная версия была зарегистрирована в новой системе в 2007 году в результате обновления программного обеспечения.

Заключение экспертов

К какому выводу пришли эксперты? Мнения присутствующих в зале архивариусов разделились. Причем лагерь специалистов, утверждающий, что если документы на бумажном носителе в полном порядке, то электронные образцы могут быть неполными, оказался в меньшинстве.

Многие члены проверочной комиссии настаивали на том, что поступающая из регионов электронная документация изначально имеет официальный статус, и вопрос о неполноценном статусе электронных документов перед традиционными способами хранения данных на бумаге абсолютно не уместен. По крайней мере в голландской практике.