Использование электронного архива в организациях

Результатом опроса стал доклад «Формула успеха: использование основных составляющих архивного хранения документов» (A Winning Formula: Leveraging the Essential Components of Record's Management) из которого следует, что у большинства опрошенных специалистов достаточно традиционный взгляд на хранение документов. Не все задумываются о модернизации архива и оцифровке документов.

Базовый подход

Большинство компаний утверждает, что их подход к хранению документов эффективен. Вот что организации читают основными составляющими эффективного архива:

• график документооборота (95%),
• надежный персонал (94%),
• хранилища для документов на бумажных носителях (91%).

Однако когда вопрос зашел об электронных архивах, только 70% компаний подтвердили, что используют их. При этом они не всегда понимают, какую выгоду они могут извлечь.

Реализация цифровой обработки изображений

Оцифровка документов с последующей загрузкой их скан-образов в электронный архив компании может значительно сэкономить денежные средства и улучшить производительность труда сотрудников. Тем не менее, опрос показал, что лишь половина участников считает, что организация получает выгоду от электронного архива. Более того, только 21% предприятий использует графическое представление документов для увеличения дохода и повышения конкурентоспособности.

Целостный подход

В последнее время различные организации все активнее используют электронный архив. Оцифровка документов во всей компании, а не только в ее отделах, может значительно увеличить эффективность бизнеса. Приведенная ниже таблица указывает, в каких отделах западные компании чаще всего используют электронный архив.

Все плюсы

Хотя многие организации рассматривают оцифровку документов как способ решения некоторых ведомственных задач, графическое представление документов — это более масштабный проект.

Архивистам и другим сотрудникам, имеющим отношение к делопроизводству, следует обратить более пристальное внимание на создание электронного архива. На первый взгляд, преимущества могут не быть столь очевидными, но в совокупности всех составляющих бизнеса, они более чем заметны: оцифровка документов экономит время, деньги и снижает риски.