Хранение бухгалтерских документов

Ведение бухгалтерского учета и формирование документов итоговой отчетности неизменно ведет к тому, что бухгалтеру приходится решать проблему хранения бухгалтерских документов. Каким образом закон регулирует хранение таких документов в организации?

Особенность хранения бухгалтерских документов в отличие от многих других заключается в том, что разные законодательные акты предусматривают разные сроки. Однако относятся они к разным отраслям права.

Так, статья17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ регламентирует следующий момент: организации должны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, которые установлены федеральными законами и другими нормативными актами.

В п. 1 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ говорится о том, что «организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Однако Налоговый кодекс Российской Федерации п. 1 ст. 23 предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».

Данные законы не противоречат друг другу в определении сроков хранения бухгалтерских документов (5 лет и 4 года), как может показаться на первый взгляд, поскольку требования в каждом из них относятся к разным отраслям права: бухгалтерского и налогового.

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Порядок хранения бухгалтерских документов установлен несколькими главными документами:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 25.08.2010;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Одним из наиболее важных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения бухгалтерских документов, является Перечень 2010 года, который устанавливает сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет и др.), общие если не для всех, то большинства организаций.

В отношении хранения бухгалтерских документов в Перечне определяются сроки хранения по группам в разделе 4 «Учет и отчетность», в котором содержатся следующие подразделы: 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

Важно: Согласно ст. 5 закона «Об архивном деле Российской Федерации» под архивным документом понимается любой документ независимо от вида носителя. Как следствие, сроки хранения бухгалтерских документов в Перечне одинаково действительны как для бумажных документов, так и для документов в электронном виде.

Кроме того, этот же закон предписывает организациям обеспечить финансовые, материально-технические и другие условия, которые необходимы для хранения архивных документов, включая бухгалтерские (ст. 15).

В п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете предусматривает, что документы текущего отчетного периода необходимо хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны быть переданы в архив организации в сроки, установленные самой организацией.

После того как была проведена обработка первичных документов текущего месяца, их необходимо укомплектовать в хронологическом порядке по признаку соотношения с тем или иным учетным регистром и приложить архивную справку. Согласно с п. 6.4. Положения кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, необходимо укомплектовать в хронологическом порядке и переплести.

Ответственность за сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, а также за оформление и передачу документов в архив лежит на главном бухгалтере.