Архивное хранение электронных документов в Германии

В соответствии с немецким законодательством, документация коммерческой, правовой и налоговой сфер должна храниться в течение 10 лет. Такие сроки хранения для многих документов создают определенные трудности для сотрудников и руководителей многих предприятий.

При этом прирост оборота электронной информации не решает проблему увеличения объема бумажных актов, которые должны храниться на полках продолжительное время. Выходом из сложившейся ситуации для многих немецкий организаций стал переход от бумажной базы документов к электронным архивам.

Сроки хранения документов

В параграфе 257 Торгового кодекса указан перечень документов, которые должны сохраняться на предприятии с указанием сроков их хранения в архиве. Так, например, согласно положениям кодекса, годовой баланс, учетные документы, торговые книги или организационные документы должны храниться в течение 10 лет, в то время как другие документы, к примеру, коммерческие письма, не менее 6 лет.

Архивное хранение: в бумажном или электронном виде

Торговый кодекс регламентирует порядок хранения документации, однако он не предусматривает четких указаний относительно способа хранения – бумаге или в электронном формате. Во многих компаниях по-прежнему сохраняются архивные фонды, состоящие исключительно из бумажных носителей.

Однако электронный архив постепенно укрепляет свои позиции. Согласно Торговому кодексу, документы в электронном формате должны:

• храниться в неизменном виде;
• легко воспроизводиться;
• быть доступными в любое время.

Кроме того, для регламентации процесса сохранения документов бухгалтерского учета и отчетности действуют «Основные положения по сбору данных и контролю электронных документов» (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), которые устанавливают порядок доступа к данной информации и требования к качеству электронных документов, установленные Федеральным министерством финансов.

Также в немецком законодательство существует несколько важных требований к сохранности и оптимальному использованию электронных архивов:

• Документы должны храниться в формате, соответствующем промышленным стандартам (например, формат pdf).
• Несанкционированный доступ к документам должен быть предотвращен благодаря применению эффективной защитой доступа.
• Все электронно заархивированные документы должны сдаваться централизованно.
• Для того чтобы обеспечить надежность хранимых данных и оптимизировать способы поиска нужных сведений, необходимо составлять номенклатурный перечень, в котором указывается, какие документы, где и когда были сданы в архив.

Что говорит в пользу электронных архивов

Немецкие организации активно внедряют в свою повседневную деятельность технологии электронных архивов, поскольку электронный архив имеет ряд преимуществ перед бумажными документами:

• Процесс архивация производится за считанные секунды по одному щелчку мыши.
• Быстрый и эффективный поиск документов с помощью оперативной поисковой системы.
• Минимальный издержки на содержание архивных площадей: электронный архив позволяет избавиться от многометровых стеллажей с бумагами в пользу использования информационного сервера.
• Автоматическая пересылка документов от одного пользователя к другому с помощью многоуровневых процессов.
• Централизованное управление: сосредоточение важных деловых документов в одном месте.
• Защита документов от воздействия внешних факторов (например, потоп или пожар).