Интеграция плана непрерывности ведения бизнеса с программой хранения документов

Но даже самый хороший и отработанный план не сработает, если необходимые для восстановления работы организации документы были утеряны. В перечень таких документов входят учетные книги, полисы медицинского страхования, детализация платежного обязательства компании и т.п.

«Архивы, приведенные в порядок, — это залог успешного развития любого предприятия, вне зависимости от направления его деятельности», — считает Филип Бриттон, вице-президент компании Records Management at the Crown Worldwide group.

Вот несколько простых рекомендаций по организации архива.

Проведите архивную обработку

Бриттон считает, что грамотная архивная политика компании невозможна без конфиденциального хранения документации и быстрого доступа к ней в случае необходимости.

Процесс архивной обработки включает в себя классификацию, конфиденциальное хранение и уничтожение документов после истечения срока хранения.

Все больше компаний стали уделять внимание архивной обработке, в частности, срокам хранения документов и уничтожению архивов, в связи с новыми стандартами и законами, изданными государством. В то время как государственные архивы, и архивы медицинских учреждений систематизированы и хранятся в надлежащих условиях, архивы коммерческих организаций, как правило, находятся в плачевном состоянии. Это можно объяснить тем, что хранение документов не входило в круг профильных задач компаний.

План непрерывности ведения бизнеса и архивное хранение документов должны находиться в тесной взаимосвязи. Руководителям и сотрудникам компаний крайне необходимо понять все преимущества интеграции плана ведения бизнеса и плана по архивному хранению.

Подготовьте план восстановления документов

Восстановление документов в случае непредвиденных ситуаций должно быть частью плана непрерывности ведения бизнеса. Как правило, многие документы можно восстановить (после затопления, например) как своими силами, так и прибегнув к помощи профессионалов.

Порядок действий в чрезвычайных ситуациях и план восстановления документов нужно продумать заранее.

Если документы были затоплены, их нужно незамедлительно просушить. Для этого нужны просторные, хорошо проветриваемые помещения с низким уровнем влажности, а также вентиляторы и осушители.

Если нет возможности оперативно высушить документы, их можно заморозить. Если этого не сделать, на них может появиться плесень.

Наиболее часто организации обращаются к помощи компаний, осуществляющих восстановление архива после чрезвычайных ситуаций, так как самый надежный и безопасный способ привести документы в порядок — доверить дело профессионалам.

Создайте электронный архив документов

Все больше организаций переводят документы в электронный вид: гораздо безопаснее хранить данные как в бумажном виде, так и в электронном. Электронный архив позволяет минимизировать расходы на изготовление копий документов. И в случае затопления архива или пожара у Вас всегда будет доступ к оцифрованной документации.

Так как электронный архив позволяет разграничивать права доступа к различного рода документам, он обеспечивает сохранность и безопасность архива.

В электронном виде бумаги можно хранить долгое время без потери их качества.

Составьте список компаний, специализирующихся на хранении документов и архивной обработке

Для того чтобы сохранить документы, имеет смысл прибегнуть к помощи специализированных компаний, которые хранят документы как на бумажных носителях, так и на электронных. Такие компании обеспечат конфиденциальное хранение документов в надежных хранилищах с соблюдением температурно-влажностного режима.

При выборе компании, занимающейся архивной обработкой, нужно учитывать несколько ключевых моментов. Прежде всего, компания должна органично вписаться в ваш план непрерывности ведения бизнеса, а не быть простым поставщиком услуг. Хорошие компании, скорее всего, поделятся своими знаниями и технологиями, которые в дальнейшем вы сможете использовать для совершенствования своего бизнеса.

Также компания должна соответствовать требованиям, предъявляемых вами к безопасности ваших архивов.

Надежно защитив документы от различных происшествий на должном уровне, вы обеспечите сохранность архива, несмотря на возможные риски и внештатные ситуации.