Как разработать номенклатуру дел организации

Что такое номенклатура дел

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Основными задачами номенклатуры дел являются: 

• обеспечение порядка формирования дел; 
• учет всех заводимых в организации дел; 
• группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; 
• систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; 
• установление сроков хранения дел. 

Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации документов в делопроизводстве любого юридического лица и их передачи в архив для последующего хранения.

Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру. Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации. В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства.

Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация.

Создаем рабочую группу

Для организации разработки номенклатуры дел целесообразно распоряжением (приказом) руководства организации создать временную рабочую группу. В нее в обязательном порядке должны входить руководители службы ДОУ, заведующий или ответственный за архив, представитель отдела правовой работы или юрист организации, должностное лицо, отвечающее за информационную безопасность организации. Исходя из конкретной ситуации, в эту группу могут войти представители от основных направлений деятельности организации.

Этим же распоряжением руководителям структурных подразделений даются задания в конкретные сроки представить в рабочую группу списки всех документальных комплексов или документов, образующихся или которые могут образоваться в структурном подразделении (направлении деятельности) в следующем году. Эти списки в обязательном порядке должны быть завизированы руководителями подразделений, которые несут полную ответственность за порядок документирования деятельности структурного подразделения.

В распоряжении также должно быть зафиксировано право обращения членов рабочей группы к руководителям подразделений и специалистам по вопросам, возникающим в процессе подготовки номенклатуры дел; указаны сроки предоставления проекта номенклатуры дел для рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждения руководством.

Если организация состоит в списке источников комплектования какого-либо государственного или муниципального архива, то при определении сроков утверждения номенклатуры дел должны быть определены сроки ее рассмотрения и согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Изучаем правовые документы организации

При составлении номенклатуры дел в обязательном порядке необходимо использовать основные правовые документы, определяющие деятельность организации (устав, положения об организации, ее структурных подразделениях, штатные расписания), а так же типовые или отраслевые перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, иные нормативные документы по делопроизводству и архивному делу, в которых отражены вопросы составления номенклатур.

Систематизируем документы «обслуживающих» подразделений

Следует иметь в виду, что в любой организации, независимо от вида деятельности и формы собственности, есть общие структурные подразделения или участки деятельности (руководство, служба ДОУ, бухгалтерия, служба кадров, материально-техническое и хозяйственное обеспечение и т. д.), где образуется типовая документация, установленная соответствующими нормативными документами и нашедшая полное отражение в типовых перечнях документов, в которых так же определены сроки хранения документов. Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей.

Систематизируем документы «производственных» подразделений

Значительно больше проблем и вопросов возникает при аналогичной работе в «производственных» подразделениях, определяющих основное направление деятельности организации.

Практика показывает, что во многих случаях от этих структурных подразделений к составителям попадают или перечень функций, который они выполняют, например «состояние фондового рынка», или абсолютно безликие заголовки типа «входящая и исходящая переписка», «разная переписка», «документы по мониторингу» и т. д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.

Это происходит потому, что в «папку» хаотично, бессистемно сваливают всю документную информацию, образующуюся внутри или полученную структурным подразделением. В этом случае рабочая группа в обязательном порядке должна потребовать от руководителя структурного подразделения проведения систематизации документной информации, формирования первичных документальных комплексов по направлениям работы подразделения для внесения их в номенклатуру дел.

Практика показывает, что наиболее применимы к формированию документальных комплексов (дел) такие принципы как: номинальный, тематический, предметно-вопросный и условно «досье». Дела, сформированные по принципу «досье», как правило, являются переходящими, то есть могут формироваться в течение ряда лет и включаются в номенклатуру за следующий делопроизводственный год под одинаковым индексом.

Зачастую возникают вопросы о включении в номенклатуру дел копий документов, прежде всего распорядительных. Копии документов, в которых затрагиваются (отражаются) вопросы направлений деятельности данного подразделения могут включаться в номенклатуру дел со сроком «до минования надобности» (ДМН). Иногда копия, например, приказа может стать основанием для формирования комплекса документов, отражающих его выполнение.

В этом случае срок хранения определяется в номенклатуре дел по наибольшему сроку хранения документа, вошедшего в состав дела.

В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации.

Включаем в номенклатуру дел электронные документы

Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя. В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении. 

Это делать необходимо не только для анализа документооборота, но и для решения вопроса об условиях и формате дальнейшего хранения документов, вышедших из текущего документооборота, в том числе передаваемой на архивное хранение. Поэтому в графе «примечание» разрабатываемой номенклатуры дел в обязательном порядке должна быть сделана отметка о том, что документ ведется в электронной форме.

Справочная информация:

Росархивом и ВНИИДАД разработаны методические указания по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, которые могут вестись только в электронной форме. Они могут быть использованы и другими организациями.

По предложенной методологии в электронной форме, без перевода на бумажный носитель могут вестись документы кратковременного (5 лет) хранения и некоторые документы внутреннего документооборота.

Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.

Еще раз необходимо подчеркнуть, что сроки хранения документов зависят от ценности (практической, правовой, финансовой), отраженной в ней информации и не связан с видом носителя, который является лишь техническим средством сохранения и передачи информации.

Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т. к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам. Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае.

Включаем в номенклатуру дел документы с грифом «ДСП»

---

В номенклатуру дел организации включаются дела и документы ограниченного доступа с грифами «ДСП» – коммерческая или банковская тайна, документы, содержащие конфиденциальную информацию.

Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами.

Устанавливаем сроки хранения

Существенно важным остался вопрос об установлении в номенклатуре сроков хранения дел (документов). Здесь максимально должны быть использованы действующие перечни документов со сроками хранения:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.).
2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.).

Эти два нормативных документа вобрали в себя более 3 тысяч видов и разновидностей документов, установили сроки их хранения и во многом позволили снять остроту решения проблемы проведения экспертизы ценности и установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций.

Постепенно разворачивается разработка и ведомственных перечней. Так они уже разработаны в судебной системе, большей части финансовой сферы (за исключением кредитных организаций), налоговой системе, железнодорожной отрасли, практически для всех «силовых» ведомств.

Тем не менее, при документировании узко специализированных направлений деятельности организации, и особых видов деятельности не имеющих аналогов, вопросы установления сроков хранения для отдельных видов документов в номенклатуре дел остаются непростыми.

В случае, когда срок хранения документа не установлен каким-либо нормативным документом, он может быть для конкретной организации определен ее экспертной комиссией с отметкой «ЭК» и внесен в графу «срок хранения» номенклатуры дел данной организации.

Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК». Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом.

Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания. Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т. д.

Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» - до замены новыми. Как уже отмечалось, срок «ДМН» ставится в номенклатуре, как правило, на копиях документов, а «ДЗН» проставляется на присланных документах, направленных из вышестоящего органа или организации и имеющих для данной организации нормативный характер.

Утверждаем номенклатуру дел

Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.

Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении. После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации.