Как работать с корреспонденцией

Управление почтой является частью ваших обязанностей? Эта ответственная миссия без продуманного метода может превратиться для неподготовленного работника в настоящую проблему, которая подобно снежному кому будет нарастать изо дня в день. Сортировка, фильтрация, распределение: оптимизируйте!

Если ваше предприятие принимает много корреспонденции, Попросите, чтобы вам предоставили электронную программу регистрации почты. Благодаря этому вы значительно сэкономите время. После того как вы вскрыли конверт, полностью опустошите его и проведите первую сортировку:

• Удалите все рекламные материалы, не представляющие интереса для компании.
• Сохраните рекламные проспекты, содержание которых может быть полезным для вашей компаний: для текущего или будущего проекта. На каждом письме отметьте дату получения и тему письма.
• Отложите в сторону платежные документы.
• Отдельно положите письма, адресованные сотрудникам. Внимание: отсортируйте письма, в содержании которых вы не уверены (письма личного характера, контракты и заказные письма). Но не забывайте, что почтовый штамп на конверте может рассказать о многом.

Чтобы быстро отсортировать корреспонденцию, советуем вам обзавестись несколькими картонными лотками или коробками – в зависимости от ваших предпочтений. Сколько коробок? Если есть возможность, заведите столько, сколько сотрудников в компании (если их немного) либо по количеству отделов. Приготовьте отдельную коробку для платежных документов.

Как только в ваших руках оказалось новое письмо, немедленно найдите ему место. Подпишите карандашом в углу инициалы адресата либо его должность. Добавьте в случае необходимости небольшой комментарий, разъясняющий предназначение письма. Отмечайте каждое письмо по дате его получения, это облегчит классификацию всей корреспонденции.

Подписанные при получении письма распределяйте сразу по одному из трех принципов:

• Если ваш офис оснащен коробками для писем, предназначенных для сотрудников либо отделов организации, старайтесь упорядочить корреспонденцию сразу после ее получения.
• Можно использовать лотки с наклейками либо подписями.
• Возможно, самый простой способ – сразу разнести документы по отделам компании, если размеры вашей компании позволяют это сделать.