Как упорядочить документы в офисе

Первое, о чем следует помнить: не спешите совершать революцию. Бумаги годами накапливаются на офисных площадях, и сортировка всей имеющейся документации может занять гораздо больше времени, чем вы могли предположить. Попробуйте найти положительные моменты в рабочем процессе и дайте себе установку, что благодаря наведению порядка в документах вы помогаете себе и компании увеличить эффективность труда.

Что делать с документами

Если в вашей организации была создана картотека платежных документов за текущий год, это является несомненным плюсом, так как позволяет бухгалтеру в оперативном режиме находить нужные документы.

Классификация платежных документов по датам, а не по деловым партнерам или клиентам может стать причиной ряда неприятных ситуаций. Представьте, что в компанию обратился или позвонил клиент и, пока вы пытаетесь раздобыть нужный документ, он в нетерпении ожидает на линии. Ситуация ухудшается, если ни вы, ни клиент не можете вспомнить дату искомой платежки.

У многих сотрудников компаний, так или иначе сталкивающихся с бумажной работой, возникает вопрос: нужно ли кардинально менять принципы классификации документов (если таковые имеются) или можно по старинке следовать традиционной методике? Однозначного ответа не существует. Если ответственность за сортировку документов несете вы, перестройтесь на тот режим, в котором вам легче всего работать. В то же время систематизированный каталог документов должен быть доступен для других сотрудников.

Во избежание нагромождения бумаг в офисе существует пять альтернативных способов работы с документооборотом:

• уничтожить документы, если в них нет никакой надобности;
• перенаправить документы соответствующим лицам, для которых они предназначены;
• отсортировать документы, которые не будут нужны в ближайшее время, и те, что складировать нежелательно (например, платежные документы);
• упорядочить документы, например, по названиям текущих проектов;
• отложить бумаги, которые будут использованы в самое ближайшее время (например, счета-фактуры).

Материалы для хранения документов

• Этикетки (с цветовой градацией): они помогут быстро определить тип документов по коробке, ящику или папке, не заглядывая внутрь.
• Лотки: удобно использовать при работе с текущими бумагами благодаря их доступности в любой время. Лотки идеально подходят для хранения корреспонденции. Вы можете быстро распределять входящие письма на те, что нужно переслать, подшить и др.
• Коробки: подберите несколько штук разных цветов и желательно изготовленные из пропилена, так как такие коробки наиболее легкие и гибкие.