Ликвидация компании: что делать с документами

Во время ликвидации юридического лица перед руководством компании неизбежно возникает вопрос о том, как поступить с накопленными за годы его деятельности документами и как юридически грамотно передать их на государственное хранение.

Необходимость архивного хранения документов в государственном (или муниципальном) архиве существует независимо от того, представляет ли организация государственный сектор или является независимым коммерческим агентом на рынке. Это значит, что независимо от того, как вы определили правовой статус своего предприятия – государственный или коммерческий, по крайней мере часть документальных фондов вашей организации непременно окажется в руках государства.

Для чего нужен государственный архив

Даже после ликвидации гражданам требуются определенные справки социального назначения о месте работы и должности, трудовом стаже, заработной плате и пр. Получить подобные документы будет крайне сложно, если документы по личному составу не были переданы на хранение в государственный архив. Именно поэтому очень важно передать их на государственное хранение. После передачи документального фонда собственником становится государство, а документы, сроки временного хранения которых не истекли, включены в состав государственного архива.

Общие аспекты ликвидации

Прежде чем приступать к обработке имеющихся документов, необходимо ознакомиться с общей процедурой ликвидации юридического лица. Ее порядок регламентирован ст. 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Если процесс ликвидации относится к обществу с ограниченной ответственностью, помимо вышеуказанного закона необходимо руководствоваться ст. 57 Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Для того чтобы решить вопрос обеспечения сохранности документов акционерных обществ во время их ликвидации, следует обратиться к Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденных постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Формы уведомлений и заявлений, предоставляемые в регистрирующий (налоговый) орган в случае ликвидации организации и требования к их заполнению утверждены Постановлением Правительства от 19.06.2002 года № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

Судьба документов

Понятие источника комплектования государственных архивов

О том, как поступить с имеющимся документальным фондом ликвидирующейся организации, будь то документы с постоянным или временным сроком хранения, подскажет включенность предприятия в источник комплектования государственных архивов. Другими словами, для определения дальнейшей судьбы документов необходимо отталкиваться не только от типа правовой собственности, но и учитывать степень сотрудничества компании с государственными архивами, который определяется на основе включения организации в источник комплектования государственных архивов.

Что он из себя представляет? Источниками комплектования государственных архивов в обязательном порядке являются организации, учредителем которых выступает государство.

Для того чтобы определить включенность предприятия в этот список, можно ответить на несколько вопросов: 

• проводилась ли ранее архивная обработка документов; 
• согласовываются ли описи с государственным архивом; имеется ли у организации куратор; 
• передаются ли документы с постоянным сроком хранения на государственное хранение; 
• составляются ли годовые отчеты о количестве заведенных дел.

Если вы установили, что организация попадает в список источников комплектования государственных архивов, тогда готовьтесь расстаться с документами по личному составу и основной деятельности. Более того, описи дел таких предприятий должны быть согласованы с экспертной комиссией государственного архива.

Все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП), как правило не являются источниками комплектования государственных архивов. Согласно закону, в момент ликвидации они обязаны передать на государственное хранение документы по личному составу, но только на основании договора с государственным архивом (такой порядок устанавливает «Закон об архивном деле», принятый в 2004 году).

Важно отметить, что любая организация может стать источником комплектования на основании договора с государственным архивом. Например, договор коммерческой организации о включении ее в список комплектования автоматически расширяет список документов, которые после ликвидации нужно отправить в государственные архивные фонды, несмотря на то что владельцем предприятия является не государство, а частное лицо (или группа лиц).

Экспертная и ликвидационная комиссия

В случае с организациями, учредителем которых является государство (источник комплектования государственных архивов), вопросами архивной обработки и хранения занимается специальная государственная комиссия экспертов. Для коммерческих, общественных и унитарных организаций, не входящими в список комплектования, принимается решение о создании ликвидационной комиссии (ликвидатора). Именно к ликвидационной комиссии переходят полномочия по управлению делами юридического лица (п. 8 ст. 37 ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»), и в дальнейшем она устанавливает порядок и сроки ликвидации.

Ликвидационная комиссия решает, отправить ли документы временного и постоянного срока хранения в государственный архив или обратиться к услугам коммерческих организаций, занимающихся хранением документов.

В том случае если было принято решение передать эту обязанность в ответственность архивной компании, нужно обязательно помнить об одном важном аспекте архивного хранения, связанного с обслуживанием документов временного срока хранения. При передаче документации с временным сроком хранения в компанию, занимающуюся хранением документов, важно заключить договор, в соответствии с которым она обязуется уничтожить документы после истечения сроков их хранения. Для определения сроков хранения документов, образовавшихся в результате деятельности организации, должна быть проведена экспертиза ценности документов.

Документы с истекшим сроком хранения

Излишне говорить о том, что нет смысла хранить в архивах документы, сроки хранения которых истекли и которые не представляют ценность. Поэтому единственным разумным выходом в этой ситуации является уничтожение документов.

Процедура уничтожения документации унифицирована и состоит из нескольких этапов: 

• проведение экспертизы ценности, целью которой является отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив и выделение на уничтожение дел, 
• сроки хранения которых истекли, 
• составление акта о выделении дел к уничтожению, физическое уничтожение документов, 
• составление акта о физическом уничтожении документов.

Для проведения экспертизы ценности создается экспертная комиссия.

Роль архивных компаний в ликвидации

Нужно иметь в виду, что все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное государственное хранение, в том числе обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств организаций. Нередко при передаче документов на хранение ликвидирующиеся компании прибегают к услугам, которые предоставляют специализированные архивные компании.

Преимущество архивных компаний заключается в том, что они работают в тесном контакте с государственными архивами и в случае необходимости помогают в подготовке и передаче документов на архивное хранение. Во время ликвидации организации проводят архивацию документов и обеспечивают грамотную передачу необходимых документов в Архивный фонд РФ.

Архивные компании заботятся о том, чтобы избавить предприятие от тех документов, у которых истек срок хранения, или восстановить недостающие в случае их утери. Помимо этого, они оказывают консультационную помощь, составляют учетные документы, а также обрабатывают архив и утилизируют документы в соответствии с принятыми стандартами.

Зачастую к коммерческим компаниям обращаются в том случае, если для организации первостепенную значимость имеет безопасность и сохранность информации. Документы, полученные на хранение архивной компанией, более надежно защищены от потери данных, а также их копирования, уничтожения или фальсификации.