Методики хранения документов

Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определено право для организаций и граждане «создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности» (гл. 3, ст. 13, п. 2).

Нормативно-правовая база по архивному делу и делопроизводству, накопленная за последние несколько десятилетий, содержит требования к условиям и порядку хранения документов. Однако выбор конкретной методики хранения документов лежит на плечах отдельно взятой организации и во многом зависит от спектра тех услуг, которые доступны на рынке архивных услуг в текущий момент.

Среди методик хранения документов можно выделить два общих направления: самостоятельная организация архивного хранения и передача документов на внеофисное хранение в руки сторонних организаций.

Самостоятельные методики хранения документов

Самостоятельное создание и ведение архива организации предполагает наличие квалифицированных сотрудников в штате, которые обладают достаточными знаниями и навыками для грамотной архивной обработки документов и при необходимости для выполнения процедур, необходимых для передачи документов в государственный или муниципальный архив (оформление описей дел, выделение дел к уничтожению, предварительное создание экспертной комиссии).

Внеофисное хранение документов

Использование внеофисного хранения документов в качестве методики хранения документов имеет ряд преимуществ перед самостоятельным ведением архива документов. Главным достоинством этого способа является, во-первых, экономия времени сотрудников, которые получают возможность не отвлекаться от выполнения прямых обязанностей (особенно это актуально в тех случаях, когда обязанность по хранению документов ложится на плечи бухгалтеров, кадровиков, офис-менеджеров и др). Кроме этого, передавая документы на хранение сторонним организациям, компания высвобождает часть денежных средств, которые прежде выделялись для аренды и содержания офисных помещений, занятых под хранение бумаг.

Современные цифровые технологии позволяют компаниям внедрять новые методики по созданию электронных баз с электронными копиями уже имеющихся документов. Для того чтобы реализовать в организации систему электронного архива, понадобится помощь специалистов со стороны, которые, во-первых, переведут документы в электронный вид путем сканирования и, во-вторых, внедрят программное обеспечение (и в случае необходимости проведут обучающие семинары для сотрудников), которое позволит получить оперативный доступ к созданной электронной базе.