О профессии архивиста: управленец нового поколения

На защите интересов компании

В современном мире большая часть архивной практики приходится на создание и поддержание корпоративных архивов. В рамках отдельно взятой компании это предполагает умение управлять архивной службой или независимым филиалом.

Как ни крути, какие масштабы не бери – предприятие малого бизнеса или разветвленную сеть крупной компании, профессия архивиста требует большой ответственности и умения управлять сложным и трудоемким информационным процессом.

Высокая ответственность логически вытекает из обязанности архивиста хранить важную корпоративную документацию, которую может запросить финансовый, юридический и пр. отделы. Это значит, что именно архивист должен уметь грамотно защищать интересы компании, обеспечивая максимум гарантий при наименьших издержках.

Архивист без статуса

Документ – это историческая память компании. От способности сохранить и оградить ее от постороннего вмешательства зависит успех компании на всех уровнях. А теперь представьте, что такой жизненно важный процесс, как управление документами, переходит в руки секретаря-новобранца. Так на свет появляется архивист без статуса. Им может стать и кадровик, и офис-менеджер, и даже бухгалтер. С одной стороны, все они должны исправно выполнять свои прямые обязанности, с другой, дополнительная архивная работа делает их график, мягко говоря, ненормированным. Как правило, никаких доплат за роль архивиста ни бухгалтер, ни секретарь не получают.

Такой подход говорит лишь о том, что руководство компаний не пришло к осознанию простой истины: управление информацией, частью которой являются архивы, требует профессионального менеджеристского подхода.

Архивист как менеджер

Современный подход к пониманию роли архивиста в компании сводится к его умению управлять большими объемами данных, находящимися в пользовании юридических и физических лиц. В этом заключается миссия современного архивиста, который в первую очередь должен обладать навыками управленца.

Что является главной характеристикой архивиста-менеджера? Управленческая функция основана на знании внутренних бизнес-процессов. Архивист должен понимать, как устроена компания и каким образом осуществляется информационное взаимодействие между отделами. При этом он сам участвует в процессе прямого обмена информацией, а значит, в определенной степени влияет на экономические факторы.

Архивист-управленец – это не работник пыльных и заваленных помещений, а живой участник внутренних процессов, готовый меняться вместе со средой. Динамика профессии архивиста выражается в его способности осваивать инновационные продукты в сфере информационных технологий. Несомненно, это выходит за рамки традиционных представлений о профессии архивиста, замкнутой на самой себе.

Исторические архивы

Для применения своих профессиональных архивных навыков существует другой путь. Речь идет об исторических архивах или фондах. Коллекционирование, хранение и внутреннее администрирование данными (преимущественно с целью проведения экспозиций либо публикаций исторических материалов) также требуют от архивиста умения владеть инструментами управления внутренними архивами (как правило, на основе карточной системы), а также успешно сотрудничать с подрядчиками, партнерами и другими организациями.

Палитра обязанностей предлагает сотруднику исторического архива невероятно широкий спектр возможностей, связанных с новыми и уникальными технологиями, необходимыми, например, для организации выставки. Постоянное соприкосновение с информационными технологиями способствует профессиональному росту, зачастую более стремительному, чем в рамках государственной архивной службы.

И напоследок отметим: единожды отдав выбор архивному ремеслу, важно помнить, что речь идет о трудоемком, беспрерывно меняющемся и развивающемся деле. Результаты этой работы зависят прежде всего от вас, а не от того, какой статус имеет профессия в глазах общественности.

По материалам французского сайта adal-lyon.fr