Отбор документов на уничтожение

Отбор документов на уничтожение является неотъемлемым этапом в ходе общего процесса уничтожения дел в организации, по результатам которого определяется приговор, вынесенный документам.

Излишне говорить о том, что отбор документов на уничтожение нужно выполнят своевременно. Во-первых, это объясняется тем, что офисные площади имеют пределы заполненности. Во-вторых, хранение лишних документов может повлечь определенные санкции со стороны проверяющих органов, которые могут обнаружить нежелательные для организации бумаги, которые вовремя не были уничтожены. Именно поэтому нужно серьезно отнестись к процедуре отбора документов на уничтожение.

Отбор документов на уничтожение проводится с составлением описей дел постоянного и временного срока хранения, которые рассматриваются экспертной комиссией. По итогам заседания экспертной комиссии составляется акт о выделении дел к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного хранения.

Отбор документов организации на уничтожение

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования экспертной комиссией должны быть направлены на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного архивного органа.

В том случае если документы организации не подлежат приему в архивные учреждения, дела с истекшими сроками хранения уничтожают без согласования с архивными органами. Однако нужно помнить о том, что документы по личному составу в обязательном порядке должны быть упорядочены.

В этой ситуации экспертная комиссия организации имеет право самостоятельно согласовывать описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении на уничтожение. После того как описи и акты будут утверждены руководителем, организация может уничтожить документы с истекшими сроками хранения.

Если документы необходимо передать на государственное или муниципальное хранение, то отбор документов на уничтожение работа проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является. Несмотря на то, что отбор документы с истекшим сроком хранения могут быть утилизованы без особых трудностей, закон требует выполнения всей процедуры отбора документов на уничтожение.

Важно: нужно обратить внимание на примечание «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства», которое может стоять напротив того или иного документа. Это значит, что несмотря на истечение сроков хранения, такие документы нельзя уничтожать, в том случае если не была проведена проверка налоговыми органами.