Прочитать позже Отправить по e-mail
Рано или поздно в любой организации возникает необходимость избавления от старых бумаг, среди которых могут оказаться документы из группы риска. В архивной практике есть примеры, когда из-за недобросовестного отношения к уничтожению документов компания лишалась важных документов, содержащих коммерческую тайну, а вместе с тем – и уверенности в завтрашнем дне. Для того чтобы свести к минимуму риски утечки или потери части информации, необходимо со всей ответственностью отнестись к возложенной на вас обязанности по уничтожению документов.
Первый шаг – ознакомиться с организацией делопроизводства, имеющего отношение к обеспечению сохранности коммерческой тайны. Это связано с тем, что делопроизводство и архивное дело – технологически родственные сферы. Изучите, каким способом составлены документы (рукописным способом, с использованием персональных компьютеров без бумажного черновика), на рабочих местах или в специально выделенных помещениях, исполнителем или сотрудником делопроизводства, а также как хранятся сведения (в делах или на машинных носителях) и др. Отметим, что значительная часть документов, прежде всего, научно-технических, учитывается по специальным формам так называемого выделенного (инвентарного) хранения.
Второй шаг – учтите возможные риски, возникающие во время уничтожения документированной информации, составляющей коммерческую тайну. Как и в ходе работы с документами ограниченного доступа в делопроизводстве, при проведении работ по их уничтожению необходимо исключить возможность подмены, утраты или безучетного уничтожения документа (или его носителя), а также доступа к ним посторонних лиц.
В связи с этим все работы по уничтожению документов и их носителей должны проводиться комиссионно. При этом любая операция должна документально оформляться, проверяться и заверяться участвующими в ней лицами.
В зависимости от важности документов как научно-исторических и практических источников информации, они могут быть уничтожены несколькими способами:
По акту, рассматриваемому на ЭК, уничтожаются:
По акту, не рассматриваемому на ЭК, уничтожаются:
Без оформления актов уничтожаются:
Примечание. В последнем случае необходимо сделать соответствующую отметку об уничтожении. Она должна быть заверена подписями исполнителя и сотрудника службы делопроизводства (или двух сотрудников службы делопроизводства) с указанием даты. Отметка производится в карточках (журналах) учета документов и их носителей, на корешках или контрольных листах отрывных тетрадей (при использовании бумажных носителей).
Проведение работы по составлению и оформлению актов на уничтожение дел и документов, а также их отбору на уничтожение осуществляется сотрудниками службы делопроизводства согласно их должностным инструкциям.
Разрешение об уничтожении включаемых в акты документов оформляется в формах их учета записью соответствующего руководителя «Уничтожить» с проставлением даты и подписи.
Разрешение на уничтожение номенклатурных дел может оформляться руководителем подразделения на рабочих карточках, составляемых в процессе проведения экспертизы ценности документов, на обложках уничтожаемых дел (карандашом). В номенклатуре дел оформление разрешений на уничтожение не допускается.
Акты на уничтожение дел и документов составляются по приведенной ниже форме. Для каждого варианта уничтожения существуют свои особенности заполнения акта.
При составлении акта, рассматриваемого на ЭК:
При составлении акта, не рассматриваемого ЭК:
Важно. В связи со спецификой записи и воспроизведения информации, некоторые документы (аудиовизуальные, электронные), следует включать в отдельные акты, предусматривающие дополнительные данные о них, например «негатив», «позитив», «цветность», «время звучания», «имя файла» и т.п.
После составления актов проводится проверка соответствия записей в них записям в формах учета и данным на делах и документах. Проверка проводится двумя сотрудниками службы делопроизводства и руководителем (его заместителем) службы. Во время проверки необходимо убрать все лишние документы, исключить отвлечение проверяющих на другие работы, присутствие в помещении посторонних лиц.
Порядок проведения проверки
В процессе проверки необходимо развернуть сложенные листы, проверить наличие вложений в конвертах или сохранность оттиска печати на конверте, правильность оформления склеек отдельных листов документов, убедиться, что в делах (документах) нет посторонних вложений.
После проведения проверки дела (документы) помещаются в порядке возрастания номеров по акту в отдельное хранилище (сейф, металлический шкаф и т.п.), опечатываемое печатями двух сотрудников, принимавших участие в работе. По завершению этой работы целесообразно проверить наличие дел (документов), оставшихся в хранилищах, из которых изымались документы для уничтожения.
Акты визируются руководителями подразделений, документы которых подлежат уничтожению, и согласовываются руководителем архива организации. Акты, подлежащие рассмотрению ЭК, вместе с описями дел согласовываются ЭК.
В том случае, если организация является источником комплектования государственного архива, до утверждения актов руководителем организации описи дел постоянного хранения должны быть утверждены, а по личному составу за соответствующий период времени согласованы с государственным архивом.
Отобранные к уничтожению дела и документы после утверждения актов помещаются в опечатываемую двумя сотрудниками, проводившими проверку правильности включения их в акты, тару (мешки, контейнеры и т.п.) для их временного хранения и транспортировки к месту уничтожения. Каждое помещаемое в тару дело (документ) сверяется с актом.
Отбор и предварительное уничтожение носителей информации, не включаемых в акты, осуществляется с участием исполнителя документа и сотрудника службы делопроизводства, соответствующего участка. При проведении этой работы с исполнителя в формах учета и описи документов, находящихся у исполнителя, сотрудником службы делопроизводства, списываются подлежащие уничтожению носители, проверяются ранее сделанные записи об уничтожении листов в отрывной тетради, соответствие учетных номеров, количества листов различных носителей записям в формах их учета, в описи документов, находящихся у исполнителя. Носители разрываются и помещаются в опечатанную руководителем службы делопроизводства тару для последующего уничтожения.
Если уничтожению подлежит часть документа выделенного хранения, носителя (отдельные листы), с исполнителя списывается весь носитель, в карточке (журнале) учета делается новая запись о количестве листов, листы перенумеровываются и возвращаются исполнителю под подпись в форме учета. В карточках (журналах) учета делается запись «Уничтожено», а при уничтожении отдельных листов – «л.л.__ уничтожены», заверяемая подписями исполнителя и сотрудника участка с проставлением даты.
После утверждения актов физическое уничтожение дел и документов должно производиться в кратчайшие сроки, а отдельных носителей, использовавшихся для составления черновиков, проектов документов и т.п., не включаемых в акты, по мере их накопления, но не реже одного раза в месяц.
Физическое уничтожение дел и документов должно осуществляться не менее, чем двумя сотрудниками, проводившими их отбор и проверку актов на уничтожение. При их замене следует провести новую проверку соответствия данных уничтожаемых дел (документов) записям в акте.
Электронные, аудиовизуальные документы, а при необходимости и технические средства их записи передаются под подпись в форме учета в соответствующие службы организации для уничтожения информации.
Информация уничтожается или с отметками в своих формах учета, после чего в форме учета службы делопроизводства подтверждают уничтожение подписью и датой со ссылкой на учетную форму.
Уничтожение документов и макулатуры производится любым доступным организации способом (сжигания, расплавления, растворения, размагничивания, стирания, дробления, шредирования и т.п.), гарантирующим невозможность восстановления информации.
Сотрудники, ответственные за уничтожение носителей информации, в месте их уничтожения должны убедиться в исправности средств уничтожения и наличии условий, обеспечивающих режим конфиденциальности, а по окончании уничтожения – в полном их уничтожении.
Запись в актах о фактическом уничтожении дел должна оформляться не позднее, чем на следующий день после уничтожения. После оформления этой записи на основании актов в формах учета против позиции дела в графе «примечание» номенклатуры, в графах «движение документов», отметка об уничтожении или «особые отметки» карточки (журнала) учета, протоколе (описи, ведомости и т.п.) магнитного носителя, описи документов, находящихся в деле, делается запись: «Уничтожено». Акт от ___ № ___, заверяемая подписями лиц, производивших и проверивших правильность записи об уничтожении в формах учета с проставлением даты. Подписями этих же лиц и датой в актах заверяется запись о внесении изменений в формы учета.
Акт о выделении к уничтожению дел и документов, рассматриваемый ЭК, подшивается в дело фонда организации (если организация – источник комплектования государственного архива), в противном случае вместе с актами, не рассматриваемыми на ЭК в специальное дело.
Акты об уничтожении макулатуры составляется в день уничтожения в специально заводимых журналах от руки или печатаются и помещаются в отдельные дела, заверяются подписями сотрудников, производивших уничтожение и датой.
Если на всех этапах уничтожения вы все сделали правильно, то можно с уверенностью сказать, что старые документы вас больше не побеспокоят. В том случае если организации необходимо уничтожить большой массив документов или в корпоративных архивах давно не ступала нога человека, целесообразнее обратиться за помощью к профессионалам, которые могут взять на себя реализацию как всего проекта, так и отдельных его этапов.
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.