Под грифом «коммерческая тайна»: уничтожение документов без рисков

Рано или поздно в любой организации возникает необходимость избавления от старых бумаг, среди которых могут оказаться документы из группы риска. В архивной практике есть примеры, когда из-за недобросовестного отношения к уничтожению документов компания лишалась важных документов, содержащих коммерческую тайну, а вместе с тем – и уверенности в завтрашнем дне. Для того чтобы свести к минимуму риски утечки или потери части информации, необходимо со всей ответственностью отнестись к возложенной на вас обязанности по уничтожению документов.

Первый шаг – ознакомиться с организацией делопроизводства, имеющего отношение к обеспечению сохранности коммерческой тайны. Это связано с тем, что делопроизводство и архивное дело – технологически родственные сферы. Изучите, каким способом составлены документы (рукописным способом, с использованием персональных компьютеров без бумажного черновика), на рабочих местах или в специально выделенных помещениях, исполнителем или сотрудником делопроизводства, а также как хранятся сведения (в делах или на машинных носителях) и др. Отметим, что значительная часть документов, прежде всего, научно-технических, учитывается по специальным формам так называемого выделенного (инвентарного) хранения.

Второй шаг – учтите возможные риски, возникающие во время уничтожения документированной информации, составляющей коммерческую тайну. Как и в ходе работы с документами ограниченного доступа в делопроизводстве, при проведении работ по их уничтожению необходимо исключить возможность подмены, утраты или безучетного уничтожения документа (или его носителя), а также доступа к ним посторонних лиц.

В связи с этим все работы по уничтожению документов и их носителей должны проводиться комиссионно. При этом любая операция должна документально оформляться, проверяться и заверяться участвующими в ней лицами.

Варианты уничтожения документов

В зависимости от важности документов как научно-исторических и практических источников информации, они могут быть уничтожены несколькими способами:

• с оформлением акта на уничтожение, рассматриваемого экспертной комиссией (ЭК) организации;
• с оформлением акта, не рассматриваемого ЭК;
• без оформления актом, с оформлением записей в формах учета.

По акту, рассматриваемому на ЭК, уничтожаются:

• дела, учтенные по номенклатуре дел;
• подлинные научные, конструкторские, проектно-изыскательские и др. технические документы, в том числе на машинных носителях;
• рабочие тетради, состоящие на учете документов выделенного хранения или носителей информации;
• аудиовизуальные документы.

По акту, не рассматриваемому на ЭК, уничтожаются:

• проекты технических документов, взятых на учет носителей информации, в том числе на машинных носителях;
• лишние экземпляры технической документации;
• отмененные нормативные акты и методические документы организации, разработанные на основе поступивших документов;
• присланные или изданные для сведения документы, информационно-справочные издания, утратившие практическое значение;
• паспорта и формуляры на изделия, отдельные узлы и детали при наличии оснований на их уничтожение (снятие изделия с производства, замена узлов и т.п.);
• карточки учета изделий (после уничтожения изделий);
• законченные делопроизводством картотеки (журналы) регистрации документов, их носителей, учета размножения (тиражирования), движения (по истечении сроков хранения);
• картотеки, другие документы по оформлению доступа к сведениям ограниченного доступа (после истечения срока, определенного договором (подпиской) о неразглашении сведений уволенным сотрудником).

Без оформления актов уничтожаются:

• черновики и проекты документов, числящиеся по учетам изданных документов, носителей информации, в т.ч. на машинных носителях (за исключением проектов научно-технических документов);
• копии, отдельные листы копий технической документации, замененные на основании «Извещений об изменениях»;
• пришедшие в негодность подлинники научно-технических документов, замененные в установленном порядке (включаются в акт только через год после списания);
• испорченные бланки паспортов, формуляров на изделия, протоколов сборки и приемных испытаний;
• описи документов, находящихся у исполнителя, лицевой счет исполнителя (после списания всех документов, ключей, печатей и т.п.);
• карточки учета выдачи дел (после сдачи дел в архив);
• испорченные листы отрывных тетрадей, корешки тетрадей с испорченными листами;
• бракованные в процессе размножения (тиражирования) экземпляры, отдельные листы документов, в т.ч. отдельные кадры видеодокументов, фрагменты звукозаписей и т.п.;
• копировальная бумага, машинописная лента (ссылка об уничтожении оформляется записью в акте об уничтожении макулатуры).

Примечание. В последнем случае необходимо сделать соответствующую отметку об уничтожении. Она должна быть заверена подписями исполнителя и сотрудника службы делопроизводства (или двух сотрудников службы делопроизводства) с указанием даты. Отметка производится в карточках (журналах) учета документов и их носителей, на корешках или контрольных листах отрывных тетрадей (при использовании бумажных носителей).

Кто отвечает за уничтожение

Проведение работы по составлению и оформлению актов на уничтожение дел и документов, а также их отбору на уничтожение осуществляется сотрудниками службы делопроизводства согласно их должностным инструкциям.

Разрешение об уничтожении включаемых в акты документов оформляется в формах их учета записью соответствующего руководителя «Уничтожить» с проставлением даты и подписи.

Разрешение на уничтожение номенклатурных дел может оформляться руководителем подразделения на рабочих карточках, составляемых в процессе проведения экспертизы ценности документов, на обложках уничтожаемых дел (карандашом). В номенклатуре дел оформление разрешений на уничтожение не допускается.

Как составить акт на уничтожение документов, содержащих коммерческую тайну

Акты на уничтожение дел и документов составляются по приведенной ниже форме. Для каждого варианта уничтожения существуют свои особенности заполнения акта.

При составлении акта, рассматриваемого на ЭК:

1. Каждое дело (том) записывается в акт отдельной позицией. При наличии нескольких томов дела в графе «Заголовок дела» указывается наименование первого тома, а вместо заголовков последующих томов пишется слово «То же».
2. Каждый документ выделенного хранения, его часть, имеющая самостоятельный учетный номер, включается в акт отдельной позицией.
3. При изъятии из дела (документа выделенного хранения) отдельных документов для дальнейшего их использования в графе «Примечание» акта против позиции дела указываются наименования, учетные номера изъятых документов, номера их листов в деле и их количество, а также номера дел (документов выделенного хранения), в которые они помещены. Если изымаемые документы не приобщаются к делам (документам), они учитываются в соответствующих карточках (журналах) учета текущего года, в акте записываются их новые учетные номера. В указанных случаях в графе акта «Всего листов» пишется фактическое количество уничтожаемых листов.
4. При изъятии из дела (документа выделенного хранения) отдельных документов для уничтожения в графе «Индекс дела» пишется «из дела ____, за год уч. № ___, а в соответствующих графах указываются данные документа: заголовок, год, номер экземпляра, количество листов.

При составлении акта, не рассматриваемого ЭК:

1. Каждый документ вносится в акт отдельной позицией.
2. Несколько экземпляров одного документа также включаются в акт одной позицией. При этом в графе «Номера томов…» через запятую перечисляются номера уничтожаемых экземпляров, а в графе «Количество листов…» через знак «дробь» проставляется количество листов в экземпляре и общее количество уничтожаемых листов.
3. При включении в акт носителей информации в графе «Заголовок дела», дополнительно указывается вид носителя (калька, магнитный диск и т.п.) и подлинность: «проект», «черновик» и т.п.
4. Каждая картотека (журнал) учета документов и их движения включаются в акт отдельной позицией. При этом проверяется наличие и правильность отметок о закрытии карточек (журналов), соответствие количества карточек записям в форме их учета.
5. Все данные о делах, документах выделенного хранения и др., включаемых в акты, должны быть идентичны данным, зафиксированным в соответствующей форме учета и на деле (документе): учетный номер, заголовок, количество листов и др.

Важно. В связи со спецификой записи и воспроизведения информации, некоторые документы (аудиовизуальные, электронные), следует включать в отдельные акты, предусматривающие дополнительные данные о них, например «негатив», «позитив», «цветность», «время звучания», «имя файла» и т.п.

Проведение проверки

После составления актов проводится проверка соответствия записей в них записям в формах учета и данным на делах и документах. Проверка проводится двумя сотрудниками службы делопроизводства и руководителем (его заместителем) службы. Во время проверки необходимо убрать все лишние документы, исключить отвлечение проверяющих на другие работы, присутствие в помещении посторонних лиц.

Порядок проведения проверки

1. Один из сотрудников зачитывает с дела (документа) его учетный номер, гриф ограничения доступа, наименование (заголовок), номер тома (экземпляра), количество листов, срок хранения и номер статьи по перечню (при наличии), просчитывает количество листов (просчет листов может производиться до начала проверки).
2. Другой сотрудник проверяет соответствие называемых данных записям в номенклатуре дел (форме учета документов выделенного хранения, других формах учета).
3. Руководитель (заместитель) службы проверяет соответствие данных дел (документов) записям в акте.
4. При совпадении всех данных рядом с порядковым номером по акту карандашом проставляется отметка «V»;
5. При совпадении отдельных данных в акт вносятся необходимые исправления до его утверждения.

В процессе проверки необходимо развернуть сложенные листы, проверить наличие вложений в конвертах или сохранность оттиска печати на конверте, правильность оформления склеек отдельных листов документов, убедиться, что в делах (документах) нет посторонних вложений.

После проверки: отбор и подготовка документов

После проведения проверки дела (документы) помещаются в порядке возрастания номеров по акту в отдельное хранилище (сейф, металлический шкаф и т.п.), опечатываемое печатями двух сотрудников, принимавших участие в работе. По завершению этой работы целесообразно проверить наличие дел (документов), оставшихся в хранилищах, из которых изымались документы для уничтожения.

Акты визируются руководителями подразделений, документы которых подлежат уничтожению, и согласовываются руководителем архива организации. Акты, подлежащие рассмотрению ЭК, вместе с описями дел согласовываются ЭК.

В том случае, если организация является источником комплектования государственного архива, до утверждения актов руководителем организации описи дел постоянного хранения должны быть утверждены, а по личному составу за соответствующий период времени согласованы с государственным архивом.

Отобранные к уничтожению дела и документы после утверждения актов помещаются в опечатываемую двумя сотрудниками, проводившими проверку правильности включения их в акты, тару (мешки, контейнеры и т.п.) для их временного хранения и транспортировки к месту уничтожения. Каждое помещаемое в тару дело (документ) сверяется с актом.

Отбор и предварительное уничтожение носителей информации, не включаемых в акты, осуществляется с участием исполнителя документа и сотрудника службы делопроизводства, соответствующего участка. При проведении этой работы с исполнителя в формах учета и описи документов, находящихся у исполнителя, сотрудником службы делопроизводства, списываются подлежащие уничтожению носители, проверяются ранее сделанные записи об уничтожении листов в отрывной тетради, соответствие учетных номеров, количества листов различных носителей записям в формах их учета, в описи документов, находящихся у исполнителя. Носители разрываются и помещаются в опечатанную руководителем службы делопроизводства тару для последующего уничтожения.

Если уничтожению подлежит часть документа выделенного хранения, носителя (отдельные листы), с исполнителя списывается весь носитель, в карточке (журнале) учета делается новая запись о количестве листов, листы перенумеровываются и возвращаются исполнителю под подпись в форме учета. В карточках (журналах) учета делается запись «Уничтожено», а при уничтожении отдельных листов – «л.л.__ уничтожены», заверяемая подписями исполнителя и сотрудника участка с проставлением даты.

Приступаем к уничтожению

После утверждения актов физическое уничтожение дел и документов должно производиться в кратчайшие сроки, а отдельных носителей, использовавшихся для составления черновиков, проектов документов и т.п., не включаемых в акты, по мере их накопления, но не реже одного раза в месяц.

Физическое уничтожение дел и документов должно осуществляться не менее, чем двумя сотрудниками, проводившими их отбор и проверку актов на уничтожение. При их замене следует провести новую проверку соответствия данных уничтожаемых дел (документов) записям в акте.

Электронные, аудиовизуальные документы, а при необходимости и технические средства их записи передаются под подпись в форме учета в соответствующие службы организации для уничтожения информации.

Информация уничтожается или с отметками в своих формах учета, после чего в форме учета службы делопроизводства подтверждают уничтожение подписью и датой со ссылкой на учетную форму.

Уничтожение документов и макулатуры производится любым доступным организации способом (сжигания, расплавления, растворения, размагничивания, стирания, дробления, шредирования и т.п.), гарантирующим невозможность восстановления информации.

Сотрудники, ответственные за уничтожение носителей информации, в месте их уничтожения должны убедиться в исправности средств уничтожения и наличии условий, обеспечивающих режим конфиденциальности, а по окончании уничтожения – в полном их уничтожении.

Составление акта о фактическом уничтожении документов

Запись в актах о фактическом уничтожении дел должна оформляться не позднее, чем на следующий день после уничтожения. После оформления этой записи на основании актов в формах учета против позиции дела в графе «примечание» номенклатуры, в графах «движение документов», отметка об уничтожении или «особые отметки» карточки (журнала) учета, протоколе (описи, ведомости и т.п.) магнитного носителя, описи документов, находящихся в деле, делается запись: «Уничтожено». Акт от ___ № ___, заверяемая подписями лиц, производивших и проверивших правильность записи об уничтожении в формах учета с проставлением даты. Подписями этих же лиц и датой в актах заверяется запись о внесении изменений в формы учета.

Акт о выделении к уничтожению дел и документов, рассматриваемый ЭК, подшивается в дело фонда организации (если организация – источник комплектования государственного архива), в противном случае вместе с актами, не рассматриваемыми на ЭК в специальное дело.

Акты об уничтожении макулатуры составляется в день уничтожения в специально заводимых журналах от руки или печатаются и помещаются в отдельные дела, заверяются подписями сотрудников, производивших уничтожение и датой.

Если на всех этапах уничтожения вы все сделали правильно, то можно с уверенностью сказать, что старые документы вас больше не побеспокоят. В том случае если организации необходимо уничтожить большой массив документов или в корпоративных архивах давно не ступала нога человека, целесообразнее обратиться за помощью к профессионалам, которые могут взять на себя реализацию как всего проекта, так и отдельных его этапов.