Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов в организации преимущественно сводится к работе экспертной комиссии, которая ежегодно выполняет оценку имеющихся в архиве документов и создает перечень дел с истекшим сроком хранения. Последняя группа документов подлежит уничтожению.

Обычно в состав экспертной комиссии входят сотрудники структурных подразделений во главе с одним из руководящих работников компании, а также специалисты архивного учреждения. Окончательно сформированный состав экспертной комиссии утверждает руководитель организации.

Именно на плечи членов экспертной комиссии возложена процедура определения порядка отбора документов на уничтожение. В своей деятельности она руководствуется федеральными нормативными актами и указаниями Федерального архивного агентства РФ, а также нормативными и распорядительными документами ведомственной системы своей организации (см. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

Основные этапы уничтожения документов

Как выглядит порядок работы экспертной комиссии по вопросам уничтожения документов?

1. Порядок уничтожения документов прежде всего связан с процедурой отбора дел для постоянного и временного хранения, которые в последующем передаются в архив. Эти документы описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

2. После утверждения описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов за промежуток времени, который соответствует утвержденным описям.

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения в организациях выполняется при условии упорядочения документов по личному составу за выбраный отрезок времени.

Например, если была проводилась научно-техническая обработка документов по 2006 год включительно, то под уничтожение могут попасть только документы с истекшими сроками хранения по 2006 год включительно. Документы начиная с 2006 года ни в коем случае нельзя уничтожать без упорядочения дел по личному составу несмотря на то, что сроки их хранения если могли к этому моменту истечь согласно перечню.

Порядком уничтожения дел запрещается использование документов, которые были выделены к уничтожению, для хозяйственных нужд.

3. Документы, которые прошли этап отбора для уничтожения, заносятся в специальный акт.

4. Отобранные документы направляются для уничтожения в компании, которые профессионально занимаются уничтожением офисных документов. К самому акту прикрепляется квитанция о том, что документы, согласно порядку уничтожения документов, были сданы на переработку.

В некоторых случаях возможны отступления от порядка уничтожения документов. Например, документы могут быть уничтожены в присутствии представителя архивной компании с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.