Западные СМИ против халатного отношения к архивам организаций

В последнее время иностранные СМИ пестрят заголовками об убытках организаций в связи с халатным отношением к хранению документов.

В одной из статей упоминается клиника Bellevue. По информации источника 40 человек получили несколько тысяч долларов, но соответствующая документация о том, кто принимал это решение и выплачивалась ли данная сумма, была утеряна.

В статье Эдмонда Кэмпбелла «Дело о пропавших отчетах об активах и пассивах компании» («The Case of the Missing Value Book») рассказывается о Комитете по расходу государственных средств (Parliament's Public Accounts Committee, PAC), в котором пытались раскрыть «таинственное исчезновение отчетов об активах и пассивах компании». Отчеты отсутствовали в течение года и не были предъявлены при аудиторской проверке, поэтому распределение средств не могло быть проконтролировано.

В компании Armadale enquiry в прошлом году произошли неполадки с доставкой баллонов со слезоточивым газом. Это отразилось в статье Кимеши Уолтерс «Отсутствие документации развязало руки полицейским» («Poor Record Keeping Gives Cop "free rein" with Tear Gas»). В статье говорится, что полицейский не только не сделал соответствующую запись об отправке баллонов (как того требует регламент), но и не фиксировал звонки, поступающие на станцию.

«Роковая отмена правосудия» («Fatal Delay of Justice») — статья Дон Рич, в которой говорится о человеке, 28 лет находившемся в заключении. В Исправительном Учреждении (Correctional Services Department) не смогли найти документы, указывающие, за что мужчина был осужден в ответ на его запрос. Вполне понятно, что этот инцидент вызвал негодование общественности.

Приведенные в статьях примеры иллюстрируют, к чему ведет ненадлежащее хранение документов. Только при должном хранении документации организации могут быть уверены, что они в состоянии удовлетворить запросы своих сотрудников, и могут не бояться санкций со стороны аудиторских проверок.

Ненадлежащее хранение документов обходится государству в значительные денежные суммы. В отчете аудиторской проверки за 2008-2009 гг. (Report of the Auditor General for 2008-2009) говорится, что аудиторам не удалось найти документы, подтверждающие расход нескольких миллионов долларов, полученных от налогоплательщиков. Аудиторы уверены, что ненадлежащее содержание архивов — прямой путь к коррупции.

Основные недочеты в хранении документов, выявленные после проверки:

• неполные личные дела сотрудников,
• не были сохранены формуляры на транспортные средства,
• отсутствовала бухгалтерская отчетность, включая счета-фактуры и подтверждающие документы,
• отсутствовали именные ценные бумаги и описи.

Отсутствующая документация говорит о невозможности отслеживания денежных потоков, увеличивает возможные риски, потери и кражи.

Документы, приведенные в порядок — одна из основ успешного развития бизнеса. К сожалению, не все уделяют архивам должное внимание, и многие документы теряются, что губительно сказывается на делах организации.