Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании.

Регистрация и организация движения внутренних документов

К внутренним документам относятся:

• локальные нормативные акты: устав, положения, регламенты, инструкции;
• организационно-распорядительные: приказы, распоряжения и т.д.;
• протоколы;
• внутренняя переписка (служебные, докладные, объяснительные, пояснительные, справки и т.п.);
• протоколы, акты, плановые и отчетные документы, учетная документация;
• доверенности;
• договоры.

Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправленных документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. Например, докладные и служебные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу.

Организационно-распорядительные документы, издаваемые руководителем компании единолично (приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, решения), начиная с момента подготовки их проекта и до регистрации в регистрационно-контрольных формах, проходят следующие стадии:

• подготовка проекта распорядительного документа;
• оформление и согласование проекта;
• удостоверение документа;
• регистрация.

Проекты организационно-распорядительных документов после их подготовки и согласования специалистами заинтересованных структурных подразделений передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства и т.п. Чтобы процесс согласования документов не затягивался, важно предусмотреть ограничения по срокам согласования и окончательной подготовки проекта документа. Как правило, они прописывается в Инструкции по делопроизводству в компании.

Важно знать. В обязанности сотрудника службы ДОУ входит осуществление контроля за правильностью оформления проекта распорядительного документа. Только после этого документ передается на подпись руководителю компании или структурного подразделения, а затем регистрируется.

После регистрации организационно-распорядительных документов работа с ними переходит к исполнителю, как с входящими документами:

• направление организационно-распорядительного документа на исполнение;
• исполнение документа;
• контроль его выполнения;
• помещение исполненного документа в дело.

Приказы руководителя компании по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, им присваиваются порядковые номера в пределах года. Учет приказов ведется в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале приказов в ручном режиме.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Приказы по личному составу регистрируются в кадровой службе. Им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами:

Оригиналы организационно-распорядительных документов по основной деятельности после регистрации помещаются в соответствующее дело и хранятся в службе ДОУ или у секретаря руководителя. Исполнителям поручений выдают копии документов, которые после исполнения подшивают в дела соответствующих подразделений.

Этап отправки внутренних документов, как правило, отсутствует. Но есть исключение, когда копии организационно-распорядительных документов необходимо переслать из головной организации в ее территориально разобщенные структурные подразделения (филиалы, представительства). В этом случае правила отправки внутренних и исходящих документов совпадают.

Регистрация протоколов коллегиальных совещательных органов компании ведется секретарем коллегиального совещательного органа. Протоколам заседания присваивается порядковый номер в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Плановая документация, статистическая отчетность и т.п. обычно регистрируется в соответствующем функциональном структурном подразделении (бухгалтерии, финансовом, плановом отделах и т.п.).

Доверенности от имени компании выдаются на право заключения договоров (соглашений, контрактов), на проведение сделок с имуществом компании, финансовых сделок, на получение товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми третьими лицами от имени компании и др.

Доверенности, как правило, готовят юристы компании. Регистрационным номером доверенности является ее порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Регистрацию и учет доверенностей осуществляет структурное подразделение в соответствии с установленными правилами и процедурами в компании, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях).

Примерные формы журнала (книги) учета выдачи доверенностей и комментарии по правилам их заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации» и «Журнал (книга) учета выданных доверенностей на получение (ТМЦ) товарно-материальных ценностей».

По окончании срока действия доверенности работник компании обязан сдать доверенность в структурное подразделение, которое выдавала доверенность. Возвращенная доверенность подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Подписанные сторонами договоры регистрируются в структурном подразделении компании в соответствии с установленными правилами и процедурами, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях). Регистрация договоров производится в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале договоров в ручном режиме.

Примерная форма журнала регистрации договоров

Количество граф и их содержание при необходимости можно корректировать.

Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключающими договор, разделенных косой чертой.

Каждая организация присваивает договорам порядковый номер в пределах календарного года. К порядковому номеру могут добавляться дополнительные индексы: год, месяц заключения договора, предмет договора и т.д. Порядок присвоение индексов в регистрационном номере договоров необходимо прописать в локальном нормативном акте компании.

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации и организации движения внутренних документов. Если на начальных этапах пунктуально и аккуратно придерживаться порядка работы с внутренними документами, то в дальнейшем исключаются образование в компании завалов бумаг и утрата документов, а также оптимизируется время на поиски необходимой информации.