Рекомендации по созданию системы хранения электронных документов в федеральных архивах

Администрация Джорджа Буша-младшего передала на хранение в Национальные Архивы США более 400 миллионов электронных документов. Федеральным архивам в нашей стране пока далеко до таких показателей, но в рамках программы информатизации архивной отрасли уже были сделаны первые шаги по созданию единого государственного хранилища электронных документов: Росархив разработал методические рекомендации по хранению электронных документов, а «Ростелеком» подготовил национальную «облачную» платформу, где планируется разместить ресурсы не только госучреждений, но и коммерческих организаций.

Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 года № 1815-р была утверждена государственная программа «Информационное общество (2011-2020 годы)». В рамках реализации программы по информатизации архивной отрасли Федеральное архивное агентство запланировало ряд мероприятий по формированию единой нормативно-методической базы, регламентирующей порядок создания копий архивных документов и взаимодействия федеральных архивных служб с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (СЭД ФОИВ).

В данном случае речь идет о двух главных направлениях взаимодействия федеральных архивов и СЭД ФОИВ. Во-первых, сопряженность систем необходима во время передачи электронных документов1 из СЭД ФОИВ на государственное хранение в федеральный архив – Централизованное хранилище электронных документов (ЦХЭД)2. Во-вторых, в рамках оказания архивных услуг по запросу органов исполнительной власти, юридических и физических лиц архивная служба осуществляет передачу необходимых данных по защищенным каналам связи, которые могут быть корректно прочитаны получателем в случае совпадения параметров документов и характеристик систем.

В 2012 году Росархив представил «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов», в которых содержатся требования к хранению электронных документов федеральных архивных служб в ЦХЭД. Данный документ был разработан с целью обеспечить успешную «стыковку» инфраструктуры электронного хранилища архивов с СЭД ФОИВ и, соответственно, реализацию обозначенных выше направлений взаимодействия. Он включает в себя не только технические и технологические требования к созданию систем хранения электронных документов, но и критерии выбора конкретных характеристик и моделей систем, а также вопросы, связанные с их безопасностью. Особое внимание составители методических рекомендаций уделяют применению «облачных» технологий на базе правительственной платформы «О7».

Общие требования к хранению документов в ЦХЭД и их взаимодействие с СЭД ФОИВ

Система хранения данных в Централизованном хранилище электронных документов и системы электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти коррелируют между собой, поскольку характеристики первой в значительной степени определяют характеристики последней. В этой связи авторы в своих рекомендациях во многом полагаются на «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», утвержденные Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 221 от 02.09.2011 года. В частности, взаимодействие ЦХЭД и СЭД ФОИВ сформулировано в п. 5 о взаимодействии СЭД ФОИВ и системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

В СЭД ФОИВ создаются и направляются документы федерального органа исполнительной власти, включая проекты документов, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну (п. 4). Объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет (п. 3). Для определения сроков хранения документов используется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 года № 558 (п. 19).

Система хранения электронных документов должна обеспечивать работу с основными форматами: Portable Document Formatt (.pdf), Rich Text Format (.rtf), Document (.doc), Tagged Image File Format (.tiff), а также предусматривать возможность обработки документов других форматов (п. 12). 

С целью защиты сведений, содержащихся в электронных документах ФОИВ, системы электронного документооборота должны проектироваться с учетом технических и программных требований безопасности информации. На законодательном уровне СЭД ФОИВ должна соответствовать:

• Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения» и требованиям по технической защите конфиденциальной информации;
• Указу Президента РФ от 17 марта 2008 года № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно- телекоммуникационных сетей международного информационного обмена», который устанавливает, что такая система должна иметь защищенное подключение к интернету;
• Методике определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (2008), Базовой модели угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (2008), Положению о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных (2010), которые регламентируют работу по обеспечению информационной безопасности при обработке персональных данных;
• Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в котором определены требования к электронным подписям, применяемым при использовании электронных документов.

Коэффициент надежности СЭД ФОИВ определяется на уровне не менее 0,98. Сохранность информации обеспечивается главным образом за счет: централизованного хранения информации на отказоустойчивом оборудовании подсистем хранения данных и резервного копирования, а также восстановления данных СТИ ХЭД; реализации принципа избыточности хранения информации; программных решений по обеспечению целостности баз данных при сбоях в проведении транзакций и организации бесперебойного электропитания.

Создание государственного электронного архива на базе электронного хранилища

Хранилище электронных документов на собственном (выделенном) сервере представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий систематизированное хранение документов в электронном виде. Оно обеспечивает управление документами и их миграцию с одного носителя на другой с охранением целостности данных. Ее эксплуатационные характеристики (которые одновременно являются и критериями выбора СЭД) определяются несколькими параметрами:

• производительностью: количество обрабатываемых данных за определенное время или среднее время отклика системы (без учета задержки вносимой передачей данных по линям связи) при одновременной работе определенного количества пользователей;
• максимальным объемом базы данных;
• надежностью: доступность (допустимое время простоя за год) и максимально допустимое время однократного простоя системы.

Для увеличения емкости хранения данных составители рекомендаций предлагают использовать дополнительные жесткие диски, установить дополнительные файловые серверы или системы хранения данных и применять специальные (ленточные и магнитооптические) устройства для архивации информации. В целях эффективной организации системы хранения рекомендуется использование платформы NAS-сервера (Network-Attached Storage), которая позволяет уменьшить загрузку основного сервера и работать с файлами даже при отключенном главном сервере. 

При хранении документов в электронном хранилище для каждого документа должны быть созданы метаданные: дата занесения документа в хранилище, идентификатор пользователя и др. В поисковой системе хранилища должен быть предусмотрен информационный поиск документов, например, по индексам документов.

В виду важности хранимых данных к помещению электронного хранилища предъявляются особые требования. Рабочие места обслуживающего персонала располагаются в разных помещениях. Системы кондиционирования и вентиляции должны обеспечивать отвод тепла, а качество электросети – обеспечивать бесперебойную работу активного оборудования. Температурный и влажностный режим следует привести в соответствие с требованиями «Инструкции по проектированию зданий и помещений для электронно-вычислительных машин»: оптимальная температура – 19-23° С при относительной влажности воздуха – 40-54%.

Подробная структура хранилища электронных документов приводится в п. 4.3 Рекомендаций. Рекомендации к основным техническим решениям системно-технической инфраструктуры указаны в п. 7.

Внимание! Для уточнения характеристик хранилища электронных документов рекомендуется провести анкетирование федерального органа исполнительной власти. Анкета находится в Приложении № 2 «Методических рекомендаций по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов».

Обязанности и квалификация специалистов при работе с электронным хранилищем

Поддержание технических и программных средств в работоспособном состоянии во всех режимах функционирования выполняют специалисты эксплуатирующей организации. В их обязанности также входит периодическое обслуживание, выполнение ремонтных работ, резервное копирование, архивирование и восстановление данных, администрирование (настройка, конфигурирование, поддержка) технических, программных средств и прав доступа, загрузка, контроль и исправление данных, ведение справочников и классификаторов данных.

В отношении собственного персонала, работающего с хранилище электронных документов, должны быть подготовлены решения по численности работников и их квалификации, а также предложения по составу курсов обучения (пп. 6, 7.2, 7.8). В частности, специалистам, обслуживающим элементы системы, рекомендуется иметь знания и навыки в следующих областях:

• программные средства и платформы инфраструктуры информационных технологий учреждений;
• основы современных систем управления базами данных;
• основы информационной безопасности;
• основы программирования;
• языки современных бизнес-приложений;
• основы современных операционных систем;
• современные стандарты информационного взаимодействия систем;
• отраслевая нормативная техническая документация.

Федеральные архивы в облаках: виртуальные технологии хранения данных

Для хранения электронных документов федеральные архивы могут использовать как собственные серверы, так и облачное онлайн-хранилище данных. В нем информация хранится на многочисленных, распределенных в сети серверах, которые предоставляются в пользование клиентам специализированными компаниями (провайдерами).

В отличие от выделенных (локальных) электронных хранилищ, которые жестко привязаны к оборудованию пользователя, внутренняя структура облачных серверов скрыта от клиента. Она находится «где-то в облаках» и не видима для потребителя. Данные хранятся и обрабатываются в облаке, то есть на виртуальном сервере. Физически они могут размещаться удаленно друг от друга – вплоть до расположения в другой стране. В целом для информационных систем, разработанных для работы в облаке, необходимо обеспечить, во-первых, открытую сервисно-ориентированную архитектуру, отзывчивую к программному обеспечению различных поставщиков, и, во-вторых, возможность единой точки доступа к электронным документам разных организаций.

При создании хранилища электронных документов для организации архивного хранения на базе облачных технологий рекомендуется использовать следующие модели обслуживания: SoftasaServices (SaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) и Platform as a Service (PaaS). В п. 3.1 «Общие рекомендации по применению облачных компонент» рассматривается вопрос о том, какие компоненты целесообразно создавать на базе каждой из этих моделей обслуживания.

Кроме моделей обслуживания, работа облака базируется на одной из моделей развертывания: Private Cloud или Public Cloud. Росархив рекомендует использовать модель частного облака, при которой управление и эксплуатация системы осуществляется для различных потребителей, объединенных единой инфраструктурой в одной организации. Для сравнения: в рамках модели публичного облака инфраструктура доступна для широкого круга пользователей в нескольких организациях.

Использование облачного сервера в качестве хранилища данных позволяет снизить общие расходы на приобретение, поддержку и обслуживание системы по хранению данных. Оплата осуществляется только за аренду места в хранилище, которое фактически используется. Помимо этого, в стоимость работы в облаке включены процедуры по резервированию и сохранению целостности данных, которые производятся провайдером облачного центра.

Однако при принятии решения в пользу того или иного способа хранения электронных документов следует учитывать некоторые риски, с которыми связаны виртуальные технологии. Во-первых, общая производительность при работе на виртуальном сервере может быть ниже аналогичной работы с локальными копиями данных. Во-вторых, своевременность получения и доступности данных в облаке зависит от промежуточных параметров: каналы передачи данных, работа интернет-провайдера, доступность облака в определенный момент времени и др. И наконец, открытым остается вопрос о безопасности при хранении и пересылке данных, особенно в отношении конфиденциальных электронных документов.

Согласно государственной программе «Информационное общество» (2011-2020 годы), развитие облачных технологий относится к числу приоритетных задач до 2015 года. В рамках подпрограммы «Электронное государство и эффективность государственного управления», в частности, была разработана Национальная облачная платформа, которая получила название «О7». Перед исполнителем проекта компанией «Ростелеком» была поставлена задача создания такой инфраструктуры, которая бы позволила разместить в облаке электронное правительство, органы местного самоуправления, коммерческие организации и др.

Работа по созданию Национальной облачной платформы O7 началась в марте 2011 года. В 2012 года она перешла в стадию опытной эксплуатации. В тестовом режиме были запущены онлайн-сервисы: O7. Медицина, O7. Образование, O7. ЖКХ, O7. Сити, О7. 112, а также сервисы для малого и среднего бизнеса: O7. ДОК и O7. Бизнес (см. Бизнес в облаках: кому и зачем нужны облачные технологии). Для продвижения национальной облачной платформы компания «Ростелеком» создала портал O7.com, через который можно связаться с менеджерами Инновационного центра.

В конце января 2014 года представители «Ростелекома» заявили об отмене проекта, пояснив, что вместо строительства новой системы будут оптимизированы уже имеющиеся мощности. 

Примечания:

1. В Рекомендациях электронные документы определяются как цифровые копии бумажных архивных документов, а также документы, которые возникают и проходят жизненный путь в системах электронного документооборота.

2. Центр хранения электронных документов (ЦХЭД) предназначен для хранения электронных документов федеральных архивов, а также электронных копий документов, образовавшихся в архивах субъектов РФ.

НААР.РУ ©
фото: buyphillips.com