Применение RFID в архивах и библиотеках

Современные IT-инструменты позволяют наладить четкий контроль обращения документов, повысить уровень сохранности фондов и значительно сократить долю бумажной работы в архивах и библиотеках. Наиболее широкие возможности в данной области можно реализовать с помощью технологий RFID.

Современные IT-инструменты позволяют наладить четкий контроль обращения документов, повысить уровень сохранности фондов и значительно сократить долю бумажной работы в архивах и библиотеках. Наиболее широкие возможности в данной области можно реализовать с помощью технологий RFID.

RFID (Radio Frequency Identification), или РЧИ (радиочастотная идентификация) — это технология дистанционного автоматического сбора и обработки данных о физических объектах с помощью радиометок.

Технологии RFID позволяют не только многократно упростить процедуру проведения инвентаризации и поиска объектов хранения, но также отследить их перемещения и автоматизировать процесс приемки и выдачи документов.

RFID-система состоит из радиометок, оборудования для приема и передачи данных и компьютера, на который должно быть установлено специальное программное обеспечение.

Радиометки наносятся на объекты хранения, с помощью считывающего оборудования информация с меток передается на ПК, где обрабатывается специальной программой. Эта программа интегрируется с существующей в архиве учетной системой.

Метки являются основой RFID-системы. Они состоят из микрочипа, на который записывается специальный код, позволяющий идентифицировать каждый объект как уникальный, и антенны, которая с помощью радиоволн может обмениваться данными со считывающим устройством. Внешне метки могут выглядеть как обычные наклейки, и помимо данных в электронном виде могут содержать любую визуальную информацию.

Процесс маркировки объектов хранения радиометками довольно прост, эта задача по силам практически любому сотруднику архива. Метку необходимо наклеить на объект и записать на нее код-идентификатор с помощью считывающего устройства — для этого нужно лишь нажать на специальную кнопку, остальную работу выполняет программа. Код, записанный на метку, привязывается к информации в электронной базе данных архива. После того, как будут выполнены все подготовительные работы по маркировке документов, система сможет работать с ними в автоматическом режиме.

RFID позволяет в максимально сжатые сроки получать и обрабатывать данные об огромном количестве объектов — считыватели могут «увидеть» до 300 меток в секунду. При этом считывающее устройство не нужно направлять на каждый конкретный объект — данные передаются дистанционно с помощью радиоволн, помеченные документы можно пересчитать, не снимая с полки, или прямо в коробках. С работой, на выполнение которой в обычных условиях требовались долгие месяцы, с помощью RFID-технологий можно справиться за считанные часы. И сделать это может сотрудник архива, не имеющий специальной технической подготовки.

Наличие у каждой радиометки уникального кода дает возможность осуществлять быстрый поиск необходимых объектов хранения, а также организовывать самые разнообразные «умные»системы. К примеру, если оборудовать полки хранилищ RFID-считывателями, можно будет в режиме реального времени отслеживать снятие и возврат документов. Антикражные системы на базе RFID, способны не только подавать сигнал, когда документ пытаются вынести без разрешения, но также сообщать о том, какой конкретно предмет пытаются пронести.

Так как данные об объектах хранения интегрируются с электронной базой архива, на каждом этапе работ, будь то инвентаризация, приемка или выдача объектов хранения пользователям, система способна сразу же готовить все необходимые сопроводительные документы. Это позволяет сократить время на бюрократические процедуры и во много раз снизить количество ошибок — главное, чтобы информация изначально была правильно занесена в учетную систему.

«Зарубежный опыт показывает, что применение RFID-технологий в архивах и библиотеках имеет очень большие перспективы, — комментирует Владимир Боряев, коммерческий директор компании ЭРФИД, специализирующейся на разработке и внедрении RFID-решений. Переход на RFID-систему позволяет достичь считавшейся ранее неосуществимой скорости и точности учета фондов».

RFID в Государственном архиве Пермского края

Основой деятельности Государственного архива Пермского края является учет документов и обеспечение их сохранности. В настоящее время в ведении архива находится более 1,2 млн. единиц хранения. Одной из ключевых задач, стоящих перед руководством архива, стало внедрение систем автоматизации, позволяющих повысить уровень сохранности фондов, оптимизировать систему учета и сделать процесс получения информации более удобным для потребителей.

На поиски оптимального технического решения ушел год. Специалисты архива изучили российский и зарубежный опыт внедрения систем автоматизации в архивной отрасли и пришли к выводу, что наиболее широкие возможности в данной сфере можно реализовать с помощью технологии RFID.

Сейчас в архиве полным ходом идет работа по переходу на RFID-технологии. Было установлено специальное программное обеспечение от компании ЭРФИД.

Уже на первом этапе перехода на RFID-систему учета фондов сотрудники архива смогли оценить преимущества новых технологий. Самым показательным стало сокращение времени, затрачиваемого на работу с документами. После того, когда объекты хранения были промаркированы радиометками, а данные о них привязаны к учетной системе, задачи, на выполнение которых тратились месяцы кропотливого труда, стали решаться в считанные дни и часы.

Так, время на проведение инвентаризации в хранилище после перехода на RFID-систему сократилось с трех месяцев до одного дня. Теперь весь процесс сводится к тому, чтобы обойти помещение со считывающим устройством.

Государственный архив Пермского края является крупнейшим архивным учреждением в регионе. Каждый месяц сотрудники архива обрабатывают несколько сотен запросов. Согласно действующим регламентам, архив должен предоставить ответ на запросы российских граждан и государственных органов в течение пяти дней, для иностранцев запрос должен быть обработан за 10 дней. Процесс подготовки запроса состоит из нескольких этапов, каждый из которых должен быть выполнен в четко установленные сроки. Большую часть времени занимает поиск необходимых документов, внесение информации в систему и подготовка сопроводительных бумаг. Автоматизация обработки поступающих запросов позволила оптимизировать процесс работы сотрудников.

Ключевая задача архива — обеспечение сохранности фондов. Она успешно решается с помощью установки антикражных ворот в хранилищах. Но бывает и так, что объекты хранения теряются внутри помещения архива — срабатывает пресловутый человеческий фактор. К примеру, документ случайно может оказаться не на своем месте на полке, или не вернуться вовремя с дезинфекции или из реставрационной мастерской. Технологии радиочастотной идентификации позволяют отслеживать перемещения объектов — все промаркированные документы контролируются компьютером.

Кроме того, в Государственном архиве Пермского края готовится к реализации система «умных полок» — стеллажи, в которых хранятся документы, будут оснащены специальными RFID-антеннами, фиксирующими все изменения в режиме реального времени. С их помощью система может отслеживать снятие документов с полок, их перестановку на новое место, а также осуществлять мгновенный поиск нужного объекта. Если какой-то документ не вернулся на свое место в установленный срок — система незамедлительно подает сигнал, что дает возможность организовать поиски «по горячим следам». В том случае, если он находится в помещении архива, с помощью RFID-считывателя найти его не составит труда.

Большинство сотрудников Государственного архива Пермского края, как и во многих подобных организациях в России, — люди старшего поколения. Для них освоение технических новшеств — непростая задача. Поэтому одним из важнейших преимуществ RFID-технологии стало то, что ее внедрение в архиве не потребовало радикального переучивания персонала. Система понятна и проста в использовании, для работы с ней не требуется серьезная переподготовка.

По словам коменданта Государственного архива Пермского края Евгения Шокова: «Полномасштабное внедрение RFID-системы позволит архиву выйти на принципиально новый уровень. Использование инновационных технологий на всех этапах работы даст возможность обеспечить высокую степень сохранности фондов и четкий контроль за обращением документов». Руководство архива надеется, что современное техническое оснащение сделает работу в архиве более привлекательной для молодых квалифицированных специалистов и поможет поднять престиж профессии.