Совет по архивному делу – 2016. О государственных и муниципальных услугах

Главный спикер встречи, начальник Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Федерального архивного агентства Андрей Юрасов, выступил с докладом «О деятельности архивных учреждений РФ по оказанию государственных и муниципальных услуг».

Вопросы организации услуг для пользователей архивов и прежде звучали на повестке Росархива. В 2011 году в рамках международной встречи руководителей архивных служб России, Белоруссии и Украины г-н Юрасов особо подчеркнул, что от возможностей и условий предоставления архивной информации напрямую зависит авторитет архивной отрасли в глазах граждан и ее престиж на международной арене. Пять лет спустя в связи с переподчинением ведомства президенту необходимость держать марку ощущается еще острее. И совершенно справедливо, что первыми увидеть изменения к лучшему должны те, кто платит налоги в том числе на содержание архивов.

Что было сделано

Сравнивая положение дел в сфере оказания архивных услуг в 2011 и 2016 годах, можно с уверенностью сказать, что пользователю стало комфортнее. По крайней мере, в том, что касается работы со справочно-научным аппаратом. По данным Росархива, на 1 января 2016 года в российских архивах было оцифровано примерно 37% описей, из них 68% стали доступны в читальных залах, 62% – в интернете. Помимо этого, с 2014 года работает Справочно-информационный центр федеральных архивов, в котором можно узнать, где хранятся нужные документы и как направить запрос в профильный архив.

Благодаря введению единой системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов ведомство упорядочило работу с обращениями граждан. Правда, пока только в Москве. С 1 января 2017 года к новой системе подключат РГИА и РАГВМФ в Санкт-Петербурге, филиал РГАНТД в Самаре и РГИА ДВ во Владивостоке.

Еще одна победа архивного агентства – организация электронного взаимодействия с ПФР, органами ЗАГС и МФЦ (с последними в гораздо в меньшей степени). По словам докладчика, сегодня от 30 до 70% социально-правовых запросов приходят в архивы по электронным каналам со стороны ПФР. Такая возможность предусмотрена в 70% субъектах РФ. По МФЦ и органам ЗАГС данные не были представлены.

В начале 2016 года агентство предприняло попытку модернизировать главный канал общения с аудиторией – портал «Архивы России». Изменения частично затронули «начинку» (важное приобретение: более функциональный новостной раздел, где материалы можно отфильтровать по архиву, типу мероприятия и пр.). Однако общая концепция цифровой подачи осталась малопривлекательной. В этом вопросе сотрудникам Росархива есть чему поучиться у коллег из Государственного архива Пермского края, которые создали современный архивный ресурс, говорящий на языке пользователя.

Едва ли не впервые на заседании архивного совета заговорили о результатах работы, проделанной для обеспечения более комфортных условий людям с ограниченными возможностями здоровья. Этой категории граждан облегчили доступ к услугам справочного центра федеральных архивов в Москве и Самаре, но в ГАРФ и РГАСПИ – частично, а также в регионах – в 60 субъектах. Это плюс в копилке эффективных действий ведомства, согласно списку критериев, утвержденных постановлением правительства от 30 марта 2013 года № 286 «О формировании независимой системы оценки качества работы организаций, оказывающих социальные услуги».

Называть эффективным упомянутый в докладе Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах 2013 года преждевременно. Морально Росархив не в состоянии изменить традиционные модели работы (и получения доходов), предоставив пользователям читальных залов технологический доступ к архивным документам (с помощью личных фотокамер и смартфонов). А это, по мнению исследователей и Верховного суда, является частью конституционного права на свободный доступ к информации. Вопреки вступившему в силу решения ВС РФ в ведомстве продолжают настаивать на своем: чиновники рекомендуют оказывать услуги по копированию платно. И, вероятно, в новую редакцию Порядка (в ведомстве работают над проектом) этот пункт войдет примерно с такой формулировкой.

Чего ожидать архивистам и пользователям в ближайшее время

С 1 января 2017 года прекратит действие один из разделов базового перечня Минфина с наименованиями архивных услуг и работ. Финансовое ведомство подготовило проект приказа, в соответствии с которым Росархив получит собственный отраслевой перечень. «Надеюсь, такое решение вскоре состоится», – сказал Андрей Юрасов.

Архивным учреждениям, но в первую очередь ВНИИДАДу следует быть готовыми к новым редакциям Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. А также к обновленным административным процедурам, связанным с предоставлением архивных услуг через ЕГПУ. Соответствующий раздел портала обновят согласно новым регламентам.

Чиновники обещали учесть особенности электронного взаимодействия при исполнении запросов социально-правового характера. Это должно вылиться в новую редакцию Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера. В планах – Методические рекомендации по исполнению тематических и генеалогических запросов. И неожиданно: Методические рекомендации по маркетингу в сфере архивного дела. Благо, что такой документ, если он все же появится на свет, будет носить необязательный характер.

Большая работа предстоит в части взаимодействия с ПФР. Архивистам и их коллегам из Пенсионного фонда Росархив преподнесет дополнительные регламенты взаимодействия, новые формы запросов, требования по заполнению, справочные, методические пособия и курсы повышения квалификации.

В будущем (границы которого в выступлении не были обозначены) упростится работа Справочно-информационного центра федеральных архивов. Прием граждан будет организован по принципу «одного окна». В отношении МФЦ планы ведомства выглядят столь же обтекаемо: «целесообразно активнее развивать механизмы взаимодействия с МФЦ».

Подарком для пользователей архивов должны стать два проекта.

Во-первых, Росархив приступил к созданию общероссийской справочной системы «База данных по местам хранения документов по личному составу». К настоящему моменту в ней содержится более 27 тысяч записей из федеральных архивов. Данные из архивов субъектов РФ – на подходе. Предполагается, что открытая часть массива данных будет опубликована на портале «Архивы России». Сроки не уточняются.

Второй текущий проект – создание Единого электронного читального зала федеральных архивов. В 2016 году четыре архива ГАРФ, РГАЭ, РГВИА и РГИА опробуют систему в пилотном режиме. Через читальный зал пользователи смогут просматривать описи и документы, а также получать удостоверенные электронной подписью копии и заказывать сканирование отсутствующих документов. Всё – за плату. Судя по материалам, предоставленным г-ном Юрасовым, интерфейс нового сервиса будет куда более современным, чем подача портала «Архивы России». Будем надеяться, что с прошлогодним заявлением Росархива о том, что электронный читальный зал станет одним из самых прогрессивных решений архивной отрасли, будущие пользователи личных кабинетов охотно согласятся.

НААР ©
Фото: archives.ru