Что не так с электронным архивом документов?

Несмотря на кажущуюся простоту вопроса, зададимся им всерьез: почему руководители некоторых организаций по-прежнему не доверяют электронным архивам документов и не спешат с созданием электронных архивов в своей компании?

Другими словами, должны ли мы бить тревогу в отношении организации электронных архивов исходя их тех трудностей, с которыми может столкнуться архивная служба, стремящаяся выстроить грамотную политику создания электронного архива. И в данном случае не имеет значения, идет ли речь о коммерческой компании или государственного учреждения.

При всех очевидных преимуществах, которые может подарить организации создание электронного архива, существует целый рад предубеждений, от которых на практике избавиться оказывается не так-то просто.

Низкая заинтересованность руководителей в создании электронного архива

---

Несмотря на развитие информационных технологий, до сих пор очень остро ощущается недостаток понимания тех рисков, с которыми связано создание электронных архивов. Заметим, что проблемы возникают не только в связи с внедрением относительно недавней технологии по организации электронных архивов, но и в случае традиционного – бумажного – хранения документов. Нередко создание архива воспринимается как принудительное исполнение приказа начальника или, что еще хуже, как олицетворение рутинной и практически бесполезной работы.

И бумажный, и электронный архивы остаются в глазах некоторых руководителей невнятным и малопонятным явлением. Можно только удивляться тому, насколько халатно руководство отдельных компаний относится к проблемам организации (электронных) архивов. На деле содержащиеся в них документы способны решить многочисленные конфликты, возникающие по поводу социальных прав граждан или в спорах с налоговыми и правоохранительными органами.

Финансовые условия

---

Общеизвестно, что бюджетная составляющая почти никогда не играет на стороне компании. Любой руководитель стремится к тому, чтобы минимизировать издержки, в том числе на содержание электронных архивов документов.

Как убедить своего начальника в необходимости создания электронного архива документов? На ум приходят фразы торговых агентов: «Здравствуйте, я не прошу у вас денег…», а в итоге им удается обнажить свой финальный аргумент, чтобы убедить потенциального клиента взять у него товар.

С архивами дела обстоят немного сложнее. Когда скептически настроенные руководители компании узнают о финансовой стороне вопроса, обоснованность создания электронного архива стремится к нулю. На деле же электронный архив экономит организации немалое количество денежных средств. Задача лица, заинтересованного в создании электронного архива, состоит лишь в том, чтобы рассчитать реальную стоимость системы электронной архивации.

Неслаженность работы отделов в организации электронного архива

---

Да будут счастливы те везучие архивисты, которым удается работать в тесном сотрудничестве с информационным отделом компании. Для многих архивистов это задача не из легких. Нередко сотрудникам архивной службы приходится проделывать огромную работу, чтобы убедить ИТ-специалистов в эффективности сотрудничества отделов.

Программистам и системным администраторам трудно бывает объяснить, что архивисты обладают достаточной квалификацией для того, чтобы получить разрешение на проведение систематизации рабочего склада компании, установление оптимальных расценок хранения и пр.

Архивист, нередко приравниваемый к атрибуту архивного интерьера, воспринимается как чужеземец на планете информационных технологий. Поэтому сегодня мы должны построить новые методы управления информационными системами с учетом всех сложностей производственного администрирования, регулирования и долговременного хранения цифровой информации.

Одна из основных проблем заключается в создании правильной организационной структуры. В некоторых случаях это означает создание новых структурных подразделений в рамках организации, в других – реорганизацию уже имеющихся.

Возможно, слова не многим прибавят энтузиазма, но это вовсе не повод для отступления. Электронные архивы способны повысить эффективность работы не только архивных сотрудников, но и всей организации в целом.