Сроки хранения бухгалтерских документов

Сведения, которые содержатся в документах бухгалтерского учета и отчетности, важны не только в делопроизводственном процессе, но и могут иметь юридическую силу. Нарушение правил хранения и в особенности сроков хранения бухгалтерских документов влечет административную и уголовную ответственность.

Ответственность за сохранность и сроки хранения бухгалтерских документов в организации возлагается на главного бухгалтера. Он же ответственен за своевременную передачу документов бухгалтерской деятельности в архив. Эта обязанность устанавливается Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ от 29.07.98 г. № 34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.0З.2000 г. № 31H).

Следует внимательно отнестись к срокам хранения бухгалтерских документов, поскольку к отдельным первичным документам нужно обращаться и по истечении нескольких лет после составления бумаг. Это может потребоваться в случае с судебно-бухгалтерской экспертизой, налоговой проверкой и др.

Согласно российскому законодательству, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться в обязательном порядке. Сроки хранения бухгалтерских документов определены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным 15 августа 1988 года Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, с учетом изменений от 27 июня 1996 года, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой.

Для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности установлен срок 1 год.

Срок 5 лет определен для квартальных балансов и отчетов организаций с объяснительными записками, протоколов заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главной книги, контрольной книги, журналов, ведомостей, вспомогательных книг и картотек системного и внесистемного учета, шахматных журналов, кассовых книг, книг и картотек подотчетных лиц, оборотных и накопительных ведомостей по аналитическим и синтетическим балансовых счетов, кассовых оправдательных документов, актов документальных ревизий финансово- хозяйственной деятельности организаций и материалов к ним, первичных документов к ним, первичных документов, фиксирующих факты совершения.

10 лет должны храниться годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений.

75 лет установлены для лицевых счетов рабочих и служащих. Если лицевые счета отсутствуют, расчетные ведомости на выдачу заработной платы также необходимо сохранять на протяжении 75 лет.

Паспорт зданий, сооружений и оборудования сохраняются до списания с баланса.

Важно: при определении сроков хранения бухгалтерских документов желательно руководствоваться не только заголовком на обложке дела, а проверять содержание документа на соответствие заявленному заголовку полистно.