Сроки хранения документов в организации

Сроки хранения документов на предприятии регламентируются законом Российской Федерации, но установление сроков хранения документов в некоторых организациях может потребовать значительных трудозатрат, связанных с тем, что нормативные акты не могут учесть абсолютно всех случаев и на помощь приходит экспертная оценка документов.

Однако в большинстве случаев для того, чтобы определить сроки хранения документов в организации, достаточно использовать основные документы, которые регламентируют сроки хранения документов на предприятии. В частности к ним относится «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г. Этот перечень содержит документы, которые образуются при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых всеми организациями вне зависимости от сферы их деятельности, формы собственности и размера компании. 

Важно: Сроки хранения документов в организации, которые указаны в графе № 3, применяются для всех компаний вне зависимости от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет.

Определение сроков хранения документов на предприятии

Кроме общего Перечня типовых управленческих документов, для определения сроков хранения документов на предприятии существуют так называемые ведомственные перечни, как например:

• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»
• «Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения»
•   «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации» 

Для кредитных организаций для установления сроков хранения банковских документов ранее использовали «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения». Однако он был отменен без всякой замены. Кредитные организации продолжают применять прежний – отмененный – Перечень, но только как справочное пособие, поскольку его нельзя использовать в номенклатуре дел в качестве источника нормативного документа.

Использовать типовые перечни, определяющие сроки хранения документов на предприятии, очень удобно. Но в некоторых случаях, помимо указания конкретного срока (1 год, 5 лет, 75 лет и др.), существуют такие пометки, как:

• до замены новыми: хранить документ необходимо до тех пор, пока не появится новый документ;
• до минования надобности: в данном случае сроки хранения документов организация определяет сама;
• ЭПК: документы дела должны быть проверены экспертной комиссией, которая проводит полистную экспертизу дела.