Персонифицированный учет: жизнь документа

Святая святых каждой организации – это не кабинет генерального директора, а архивные фонды, в которых среди прочих хранятся документы, необходимые для начисления пенсий.

Важность правильного хранения документов персонифицированного учета очевидна для руководства, но на деле появляется ряд проблемных ситуаций, которые возникают вследствие несоблюдения сроков хранения документов.

С 2002 года в деятельности больших и малых организаций добавилась трудоемкая работа, связанная с подготовкой целого массива персональной информации, и причиной тому стала проводимая в нашей стране пенсионная реформа.

Перед руководителями компаний возникла новая задача: как эффективно организовать работу уникального в своем роде архива документов индивидуального (персонифицированного) учета, которые являются основным носителем данных для обеспечения пенсионных прав граждан.

Документы персонифицированного учета являются столь же важной частью документального фонда организации, как, например, и документы бухгалтерской отчетности. В российской практике нередки случаи возбуждения судебных дел на основании исков бывших сотрудников предприятий, которые по причине халатного отношения компаний к вопросам хранения документов не смогли получить доступ к сведениям социальной значимости.

Буквы закона

---

Для эффективной работы системы персонифицированного учета (в том числе в архиве организации) в первую очередь необходимо вооружиться следующими законами:

• Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 г., где содержатся базовые определения и принципы организации персонифицированного учета;
• Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 г. № 192п, в которое включены формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.
• Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14.12.2009 г. N 987н.
• Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (с изменениями и дополнениями), в котором указан порядок исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР.

Важно: обратите внимание на изменения, внесенные в законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете с 1 января 2012 г., которые затронули отдельные положения принятых ранее федеральных законов и приказа Министерства финансов, касающегося бюджетной классификации РФ.

Технологическая основа

---

Пенсионная реформа, которая в этом году отпразднует 10-летний мини-юбилей, основана на модели, организованной по страховому принципу. Это значит, что в отличие от старой системы обеспечения пенсионных прав граждан начисление пенсии определяется не только стажем работы, но и размером заработной платы и пенсионных взносов.

В качестве технологической базы настоящей пенсионной системы выступает обслуживание индивидуального лицевого счета, включающего персональные данные, которые служат основой для будущих начислений пенсии.

Страхователи (юридические лица) играют роль поставщиков информации о застрахованном лице (работнике) в архивы территориальных органов Пенсионного фонда РФ. Полученные сведения с заданной законом периодичностью аккумулируются на лицевом счете застрахованного лица (сотрудника организации).

Важно помнить о том, что взаимодействие в отношении пенсионных прав осуществляется не только по линии страхователь – Пенсионный фонд, но и страхователь – застрахованное лицо: компания обязана бесплатно предоставить каждому сотруднику копию сведений, направляемых в социальные органы (ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем или ведете частную практику (адвокат, нотариус, частный детектив и др.), то законом предусмотрена прямая схема внесения страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, не сталкиваются с таким колоссальным объемом информации, необходимой для обеспечения пенсионных прав, как юридические лица. Однако это не освобождает их от незнания основных правил ведения документации персонифицированного учета, включая сроки хранения документов.

Путь документов

---

Прежде чем говорить о сроках хранения документов персонифицированного учета, нужно разобраться с тем, о каких документах идет речь. Для этого можно проделать виртуальный путь, который проходит документ с момента своего создания в организации и достижения конечной цели – попадания на территорию Пенсионного фонда.

Итак, первоначальным источником информации, которая впоследствии вносится в базу данных, необходимую для составления отчетности по персонифицированному учету, является сотрудник. Образно говоря, с него сканируется персональная информация (см. закон «О персональных данных»), которая заносится в личную карточку работника.

Срок хранения этого документа, данные которого учитываются при формировании отчетных форм для ПФР, составляет 75 лет. Этот документ может понадобиться в том случае, если информация о работнике, включая его трудовой стаж, по каким-то причинам была утеряна из электронных баз данных организации или Пенсионного фонда.

Вторая группа документов, имеющая отношение к персонифицированному учету, это расчетные и платежные ведомости по заработной плате, а также лицевой счет сотрудника. Они необходимы в ситуации, когда требуется подтвердить размер и сроки выплаты денежных средств работнику организации. Несмотря на то что ведомости и лицевой счет являются видами бухгалтерских документов, типовым перечнем установлены сроки хранения 75 лет, как и для дел по личному составу.

Все эти документы живут в непосредственной связи с документами персонифицированного учета, однако непосредственные формы отчетности организации перед ПФР являются отдельным документальным потоком.

В сроки, установленные законодательством РФ, организация (или физические лица, уплачивающие страховые взносы самостоятельно), обязаны предоставить документы персонифицированного учета в территориальные органы Пенсионного фонда (на ежеквартальной основе, но не позднее 20 дней по окончании квартала, см. Федеральный закон от 24.07.2009 №212-ФЗ). Важно отметить, что это могут быть сведения, представленные как в бумажном, так и электронном виде по каналам связи. Если в вашей компании работает более 50 человек, то закон не оставляет вам выбора: документы персонифицированного учета должны быть представлены в электронной форме. При этом страхователям с численностью меньше 50 человек не запрещается подавать расчеты в электронном виде (ч. 10 ст. 15 закона №212-ФЗ).

Независимо от того, в каком формате были поданы документы, закон предусматривает единые сроки их хранения. Срок хранения документов органами Пенсионного фонда зависит от того вида данных, которые в них записаны. Документы, содержащие информацию о страховых взносах и страховом стаже, остаются на хранении не менее 6 лет с момента назначения пенсии. Срок хранения для всех остальных документов составляет не менее 3 лет (см. Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах № 987н).

Интересная ситуация может возникнуть в случае уничтожения документов персонифицированного учета после окончания сроков их хранения. Через 3-6 лет возникает необходимость уничтожения документов, которая, согласно закону, может быть проведена только после ознакомления застрахованного лица с информацией, содержащейся в его лицевом счете, и вручения ему указанных сведений.

Весь этот поток документов, который генерируется в компании и поступает в Пенсионный фонд, в итоге аккумулируется на лицевом счете, который имеет статус документа (не просто информации), на основании которого принимаются правовые решения в отношении пенсионных прав граждан.

Потенциальная проблема с хранением данных на лицевом счете застрахованного лица связана с возможностью вносить дополнительные изменения, что может поставить под сомнение подлинность некоторых сведений. Даже если неверной окажется одна запись, то вся информация, хранящаяся на лицевом счету сотрудника, может оказаться недействительной. Поэтому в данной ситуации остро встает вопрос о недопущении несанкционарованного доступа к базам данных. Срок хранения информации на индивидуальном лицевом счете не ограничен фиксированным промежутком времени. Он хранится в течение всей жизни застрахованного лица (см. ст. 6 Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»), а после смерти на протяжении срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.