Сроки хранения типовых документов

Для того чтобы определить сроки хранения типовых документов, находящихся в организации, были разработаны специальные типовые и ведомственные перечни. Данные перечни представляют собой не что иное, как систематизированный список типов и видов документов с указанием нормативов и сроками хранения типовых документов.

Сроки хранения типовых документов, установленные перечнями, обязательны к исполнению. При этом важно помнить о том, что в перечнях указывается минимальный срок хранения документов, которые ни в коем случае не может быть сокращен. В отдельных случаях допускается увеличение срока хранения типовых документов в организации, что обусловлено спецификой работы некоторых компаний.

Для того чтобы установить сроки хранения документов для начала необходимо воспользоваться ведомственным перечнем, если таковой предусмотрен законодательством Российской Федерации. В обратном случае на помощь придет общий типовой перечень, который не обладает той же конкретикой и детализаций, как, например, ведомственные перечни.

Основными документами, которые используются для определения сроков хранения типовых документов, являются:

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 25 августа 2010 г.
• Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы.
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

Как определить срок хранения типового документа, если его нет ни в одном перечне?

Если вы не смогли обнаружить нужный вам документ ни в специализированных ведомственных перечнях, ни в общем типовом списке, тогда единственным выходом из ситуации является решение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) надлежащего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Важно: момент исчисления сроков хранения документов начинается с 1 января следующего года для документации, законченной в текущем году.