Уничтожение бухгалтерских документов

Это связано, во-первых, с проблемой загромождения площадей компании, которые могли бы быть использованы с больше эффективностью для других целей, и, во-вторых, с рисками, исходящими от проверяющих служб, которые во время неожиданной проверки могут обнаружить нежелательные для организации бумаги с истекшим сроком хранения, не уничтоженные вовремя.

Уничтожение бухгалтерских документов ввиду важности финансовой информации требуют соблюдения всех правил и инструкций, а также положений архивного законодательства.

В обязательном порядке уничтожение бухгалтерских документов проводится в нескольких случаях:

1. Если истекли сроки хранения бухгалтерского документа и/или экспертная комиссия признала документ утратившим ценность.
2. В результате происшествий обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажорные обстоятельства, стихийные бедствия и т.п.).

Таким образом, в случае уничтожения бухгалтерских документов, утративших ценность, требуется решение экспертной комиссии, по результатам чего составляется акт на уничтожение. В ситуации с непредвиденными обстоятельствами, необходимо получить подтверждение уполномоченных служб (к примеру, МЧС) и заключение комиссии, которая проводила исследование и восстановление пострадавших документов.

Важно: нужно помнить о том, что уничтожение бухгалтерских документов не может осуществляться без оформления установленного законом пакета сопроводительных документов. Нарушение этого требования классифицируется как административное нарушение, а в отдельных случаях и уголовное преступление, влекущее за собой серьезные последствия. При уничтожении бухгалтерских документов также важно помнить о том, что каждый акт уничтожения должен происходить в условиях строгой конфиденциальности.

Следует быть внимательным с уничтожение бухгалтерских документов в случае ликвидации компании или ее реорганизации. В этой ситуации бухгалтерские документы следует не утилизировать, а передать их на хранение в государственный или иной архив.

Возможны два способы уничтожения бухгалтерских документов: своими силами (шредированием) с соблюдением установленных правил и в специализированной компании по уничтожению документов.

Способы уничтожения бухгалтерских документов

Профессиональные компании по уничтожению документов учитывают уровень секретности документов. Для каждого из пяти уровней существует свои требования по использования шредеров.

Для первого уровня секретности, к которым относятся бумаги общего пользования, ширина стружки в шредере не должна превышать 12 мм.

Второй уровень секретности, т.е. бумаги служебного пользования, предполагает ширину отходов, не превышающую 6 мм.

Для третьего уровня эта цифра установлена на уровне 2 мм.

Секретные бухгалтерские документы и документы повышенной секретности уничтожаются на шредерах четвертого и пятого уровня секретности.

Альтернативой шредированию может стать сжигание документов.