Управление документами. Истоки возникновения профессии. Часть I

Mankind is a record keeping mammal.
Люди – это животные, научившиеся вести учет документов.

Chris Hurley

В ненаучной русскоязычной литературе существует давняя неразбериха с употреблением термина управление документами (часто управление записями). Как правило, его используют наряду с такими смежными понятиями, как управление документооборотом (document management), управление базами знаний (knowledge management), управление информацией (information management) и управление архивами (archives management), которые имеют между собой и точки соприкосновения, и существенные различия (см. Управление документами. Путаница понятий. Часть II).

В статье «Постигая управление документами: целостный анализ» (Capturing Records Management: A Holistic Analysis), опубликованной на сайте ARMA, Джеми Сэнфорд (Jamie Sanford) обращается к истокам возникновения управления документами (преимущественно в США, Великобритании и Австралии) как самостоятельной профессиональной деятельности, которая, по его мнению, не является изобретением современности. Вопреки общему представлению, утверждает автор, она имеет большую родословную, уходящую корнями в глубокую древность.

Зарождение профессиональной дисциплины по управлению документами в древнем мире

Считается, что управление документами – это современный феномен, который получил развитие после Второй мировой войны благодаря быстрому разрастанию бюрократического аппарата в разных странах. Однако профессор Лучиана Дуранти (Luciana Duranti) уверена в обратном. В работе «Одиссея специалистов по управлению документацией» (The Odyssey of Records Managers) она отслеживает историю управления документами и в своих изысканиях «заплывает» далеко в прошлое. В качестве примера автор приводит шумерские архивы, которые доказывают, что народы Южного Междуречья были знакомы с основными техниками по управлению документами еще 2112-2004 годах до н.э.

Дуранти также утверждает, что подобные примеры можно обнаружить и в истории великих классических цивилизаций – Древней Греции и Древнего Рима. Как пишет исследовательница, в те времена специалисты по управлению документами занимали в обществе высокое положение и по сути были частью элиты. Сам Александр Великий признавал их особую роль в управлении империей: его специалисту по управлению документами был дарован не только высокий социальный ранг, но и дружба с императором.

Статья Дуранти есть не что иное, как попытка вывести управление документами за рамки современного восприятия, при котором в обыденном сознании рисуется образ обычного офисного работника. Главный вывод автора: управление документами не продукт ХХ века, а специалисты, занятые в этой области, не всегда были частью серой массы клерков. Такая позиция позволяет снять многолетнее противостояние двух лагерей: архивистов и специалистов по управлению документами, при котором архивисты занимают более привилегированное положение благодаря богатой истории профессии.

Первые шаги по созданию нормативной базы для управления документами в США

В профессиональном смысле отрасль по управлению документами оформилась в США только к 1946 году, когда президент Гарри Трумэн признал необходимость создания программы по управлению документами, которая позволила бы справиться с объемом документов, накопленных за время войны. Исторически моментом рождения новой программы можно считать 25 сентября 1946 года. Именно тогда Трумэн подписал «Закон Лодж-Брауна» (Lodge-Brown Act), согласно которому была создана рабочая комиссия по решению назревшей проблемы под руководством бывшего президента Герберта Хувера (Herbert Hoover).

В 1948 году комиссия опубликовала рекомендации, которые содержали положения об образовании Комитета по управлению документацией (Records Management Bureau) в Управлении основных служб (Office of General Services) и разработке программы по управлению документами «в каждом управлении и службе федерального правительства». В результате эти рекомендации легли в основу принятого в 1950 году «Закона о федеральных документах» (Federal Records Act), который устанавливал, что «федеральные службы по управлению документами и уполномоченные службы федеральных агентств должны разработать и поддерживать эффективные программы по управлению документами».

Принятие этого закона и создание в 1955 году Ассоциации делопроизводителей и администраторов (Association of Records Managers and Administrators), известной также как ARMA, окончательно утвердили жизнеспособность новой специальности, которая была связана с работой по обеспечению сохранности текущих документов государственных органов США.

Становление управления документами как самостоятельной профессии в Великобритании

Развитие управления документами как отдельной профессии в Великобритании началось в 1958 году после подписания «Закона о государственных документах» (Public Records Act). Согласно положениям раздела 3.1, каждое правительственное управление должно было проводить оценку подлежащих хранению документов по прошествии пяти лет с того момента, когда они вышли из документооборота; аналогичную оценку документов сотрудники PRO и работники управления были обязаны выполнять по истечении 25 лет.

В основе «Закона о государственных документах» были положены выводы комиссии Григга, которая в свою очередь приняла позицию Сэра Хилари Дженкинсона (Sir Hilary Jenkinson). По мнению последнего, оценка документов с целью последующего отбора на уничтожение не должна проводиться только архивными работниками, поскольку они слишком любят документы, чтобы непредвзято решать такие вопросы. Этим должны заниматься чиновники.

В результате принятия нового закона в Великобритании появилась небольшая группа специалистов по управлению документами, которые могут считаться первыми профессиональными управленцами-документоведами. Их нанимали на работу для выполнения двух основных задач – оценки документов и вынесения окончательного приговора по их дальнейшей судьбе. Следует отметить, что они, в отличие от работников древности, не имели высокого социального статуса, и, соответственно, большой значимости в глазах руководства и общества. К примеру, в период экономического спада специалисты по управлению документами с легкостью попадали под сокращение штата.

О несколько равнодушном отношении британцев к управлению документами на начальных этапах говорит тот факт, что Британское общество по управлению документами (British Records Management Society), созданное «для тех, кто работает в отрасли или связан с управлением документами и информацией, независимо от их профессионально-организационного статуса или квалификации», появилось лишь в 1983 году. В итоге сегодня британский клон ARMA не имеет на международной арене того влияния и престижа, что ее зрелый американский «родственник».

Прогрессивное развитие отрасли в Австралии: новая модель жизненного цикла документов

Современное понятие управления документами возникло в Австралии в 1950-х годах, когда Архивные управления нескольких библиотек – Национальной библиотеки Cодружества, государственной библиотеки Виктории и Открытая библиотека Нового Южного Уэльса (Commonwealth National library, State library of Victoria, Public Library of New South Wales) – всерьез озаботились вопросом хранения документов. Таким образом, на первых порах обязанности специалистов по управлению документами на себя взяли сотрудники библиотек.

В 1969 году была создана Ассоциации Австралии по управлению документами (Records Management Association of Australia), когда стало ясно, что «документы большинства компаний и государственных органов Австралии слишком долго пролежали в полухаотичном состоянии». Это был первый настоящий призыв к действию для небольшой группы специалистов по управлению документами и в то же время момент зарождения в Австралии профессионального сообщества по управлению документами.

Примечательно, что Ассоциация Австралии по управлению документами (Records Management Association of Australia) является предшественником Австралийского общества архивистов (Australia Society of Archivists), которая отделилась от Ассоциации библиотек Австралии (Library Association of Australia) лишь в 1975 году. Этот факт дает право австралийским специалистам по управлению документами считать архивистов своими младшими коллегами.

Несмотря на то, что управление документами возникло в Австралии относительно недавно, австралийские ученые и практики значительно преуспели в этой области. В частности, они отказались от традиционной североамериканской теории жизненного цикла документов, согласно которой документы на протяжении времени их использования проходят несколько стадий: документы оперативного делопроизводства (current records), документы, вышедшие из оперативного делопроизводства (semicurrent records), и архивные документы (non current records).

Сью Маккемиш (Sue Mckemmish) и Фрэнк Апуорд (Frank Upward), сторонники концепции континуума документов (records continuum), считают, что в жесткой американской модели есть ряд изъянов. Согласно австралийскому подходу, у документов нет четко заданных стадий жизненного цикла, а само по себе представление о его линейности является в корне неверным. Они полагают, что документы обладают текучестью (fluidity) и могут повторять разные стадии жизненного цикла нелинейным образом.

Вдобавок, модель континуума документов подкрепляется утверждением о том, что архивисты и специалисты по управлению документами должны объединить свои усилия ради обеспечения сохранности документов. В то время как традиционная модель во многом способствовала расколу архивистов и специалистов по управлению документами, новая концепция с австралийского континента позволяет преодолеть этот разрыв.

НААР.РУ ©

фото: candox.com