Управление документами. Путаница понятий. Часть II

Существует ряд смежных понятий, которые нередко используют как синонимы, при этом забывая о том, что каждое из них имеют специфику употребления, отсылающую к отдельной профессиональной сфере. Обычно в один ряд с управлением документами попадают следующие дисциплины: управление документооборотом (document management); управление базами знаний (knowledge management); управление информацией (information management); управление архивами (archives management).

Управление документооборотом

В ненаучных статьях термины управление документооборотом и управление документами используются как полные синонимы. Однако управление документооборотом главным образом посвящено работе с отдельными документами (individual documents), а не множеством документов, которые находятся в компетенции у специалистов по управлению документами (см. Управление документами. Истоки возникновения профессии. Часть I).

Более того, управление документооборотом – относительно новое понятие, возникшее в 1990-е годы, когда компьютерные компании начали продавать специальное программное обеспечение, известное как системы электронного документооборота (electronic document systems). Изначально они не включали в себя функционал, который бы соответствовал специфике систем по управлению документами.

С развитием электронных технологий эти системы функционально сблизились, однако главное отличие осталось неизменным: управление документами связано с необходимостью обеспечить подлинность (authenticity) и сохранить контекст (context) документов, что не является первоочередной задачей для управления документооборотом. Другими словами, системы управления документооборотом предоставляют доступ к документам, которые могут не иметь доказательных признаков (evidential characteristics, то есть характеристики документа как свидетельства, служащие подтверждением какого-либо факта или операции). Именно поэтому система управления документооборотом – это в основе своей информационная система, а не система ведения учета документов.

Управление базами знаний

Управление базами знаний – еще один термин, который используется наряду с управлением документами. Это достаточно расплывчатое понятие, которое было введено в употребление в 1990-х годах. Кэролин Уильямс (Caroline Williams) из Центра Архивных исследований Ливерпульского университета (Liverpool University’s Centre of Archival Studies) определяет его как «управление базами знаний из всех возможных источников в рамках одной организации».

С момента появления, которое совпало с развитием интернет-технологий, управление базами знаний было провозглашено новой парадигмой бизнеса. В то время считалось, что управление базами знаний позволит лучше понять, как работает бизнес и что нужно сделать для повышения эффективности деловых процессов. К примеру, сторонники нового подхода полагали, что он позволит получить ранее скрытое знание о навыках и умениях персонала, которое в конечном итоге будет способствовать более продуктивной работе сотрудников организации. Отметим также, что управление базами знаний тесно переплетается с идеей корпоративной памяти (corporate memory) и динамической информации (в приложениях по работе с базами данных).

Управление документами и управление базами знаний имеют общие точки соприкосновения, поскольку в фокусе их внимания находятся документы. Однако управление базами знаний сосредоточено только на тех документах, которые могут улучшить эффективность бизнес-процессов и принести компании дополнительные выгоды. Это радикально отличает его от управления документами, которое ориентировано на сохранение информационных и доказательных признаков документов.

Стоит отметить, что понятие управления базами знаний подверглось критике за высокую стоимость и сложность его реализации в организации. По мнению критиков, правильная система управления документами способна стать не менее эффективным бизнес-инструментом благодаря ее гибкости, ориентированности на потребности бизнеса и соотнесенности с реальными изменениями.

Управление информацией

Управление информацией – другая дисциплина, которая стоит в одном ряду с управлением документами. Впервые об управлении информации заговорили в конце 1970-х годов в бизнес-среде. Это отражает суть понятия, которое можно определить как «управление любыми информационными продуктами, направленны на поддержание бизнес-деятельности».

Как и управление документами, управление информацией имеет дело с материалами (materials) любых форматов, в отличие от систем управления документооборотом, функционал которых предназначен только для работы с документами. К таким материалам относят технические инструкции, журналы, внутренние публикации, памфлеты, веб-сайты, базы данных, так или иначе имеющие отношение к деятельности организации. Понятие управления информацией часто связывают с документами, необходимыми для поддержания бизнес-процессов, а также с хранением документов, организацией и возможностью получить к ним доступ.

Ключевое отличие двух дисциплин заключается в том, что управление информацией безразлично к обеспечению доказательной функции документов, заключающейся в документальной фиксации бизнес-операций. Таким образом, оно является более узким понятием, в отличие от управления документами, которое связано с управлением, сохранением и отражением доказательной ценности (evidential value) документов.

Управление архивами

Как правило, управление документами путают с управлением архивами. Если взглянуть на историю их возникновения, то становится ясно, что обе дисциплины были тесно связаны между собой. К примеру, во времена Французской революции 1798 года архивисты выполняли роль специалистов по управлению документами, так как на архивных полках хранились документы, обеспечивающие права граждан и требующие оперативной работы с ними. Со временем архивы трансформировались в собрание старых документов, которые были необходимы для сохранения исторического наследия и исторической памяти.

Разделение двух профессиональных областей произошло в 1950-е годы. Наиболее ярким примером является США, где рост правительственных документов привел к дальнейшей специализации некогда единой профессии. В 1955 году президент Общества американских архивистов (Society of American Archivists) Моррис Радофф (Morris Radoff) высказал знаменитую фразу о том, что необходима специализация труда, и у двух дисциплин нет былой общности. Это ознаменовало раскол двух дисциплин и начало формирования каждой из них в отдельную сферу профессиональной деятельности. 

К 1970-м годам большинство архивистов уже считали себя истинными служителями культуры и прошлого в то время, как специалисты по управлению документами были озабочены текущими вопросами, имеющими отношение к настоящему и направленными на развитие организации. Специфику обеих областей можно обозначить через серию связанных с ними понятий. Для управления документами это хранение документов (с составлением описей), риск-менеджмент, ориентация на бизнес-нужды и организационную иерархию, для управления архивами – историческая память, государственная служба, документальное наследие.

Сегодня многие архивисты рассматривают управление документами как процесс по искоренению ненужного, позволяющий оставить на хранение только исторически ценное. В свою очередь специалисты по управлению документами воспринимают архивы как склад документов, которые в виду своей неактуальности не заслуживают внимания. Как мы уже писали ранее, австралийский подход снимает накопившееся трение между двумя лагерями, так как он подразумевает их скоординированную работу в тандеме.

НААР.РУ ©

Источник: Jamie Sanford Capturing Records Management: A Holistic Analysis 
Фото: tobeggardescription.wordpress.com